A menudo, en las empresas de cualquier sector de producción, se da la circunstancia de que se suele tener muy bien controlado el stock de las materias primas y todos los productos semielaborados, productos acabados y packaging para alcanzar la fabricación del producto final y cubrir las necesidades de los clientes. Pero, en muchas ocasiones, se descuida la planificación de compra. Por ejemplo, los repuestos para la maquinaria o algunos materiales auxiliares, también necesarios para continuar con el proceso productivo.
Siempre pueden existir errores en la previsión, y estos pueden causar problemas graves en la organización. Esto se debe a que muchas veces se minimiza porque no se le da la importancia necesaria,
- La persona que detecta en planta la infra cobertura del material necesario. Tarda en comunicarlo y se demoran los plazos, pudiendo llegar incluso a un punto de rotura de stock por el escaso tiempo de reacción
- Parada de la producción por falta de un material necesario para el proceso, debido a esa rotura de stock o problemas con los plazos que nos da el proveedor para conseguir esos repuestos, precisamente por no haberlo previsto con un margen suficiente
- Burocracia excesiva para solicitar dicha necesidad al departamento de compras
Planificación de la compra con SAP
En muchas ocasiones, las empresas que cuentan con SAP, pueden tener habilitado el MRP (Material Requirement Planning o Planificación de los requerimientos de material), que es una herramienta para detectar este tipo de infra coberturas de stock y mandar esa orden de compra de manera automática.
No siempre es así. Por lo tanto, si alguien en planta con la responsabilidad suficiente detecta esta situación, además del departamento de compras, puede activar el proceso para la compra de dichos materiales de manera sencilla con una simple solicitud de pedido de compras.
SAP S/4HANA para compras
Con SAP S/4HANA, el flujo es realmente sencillo, ya que al generar esa solicitud de pedido de, por ejemplo, un repuesto necesario para una máquina en el proceso de producción, esta se envía directamente al buzón del responsable de compras, quien deberá aprobar dicha solicitud, o al departamento, según estén definidas las responsabilidades.
Estos a su vez asignarán la fuente de aprovisionamiento. Es decir, el proveedor que más se ajuste a los criterios de la empresa en cuanto a precio, calidad, plazos de entrega o disponibilidad, entre otros.
Esto ocurrirá siempre que el material no tenga proveedor fijo. Es decir, un registro info informado o un contrato marco establecido, ya que en estos casos será automática esa asignación. Y con esta información en sistema, generar el pedido de compras.
- En estos casos, es muy beneficioso tener pactados los precios con los proveedores mediante estos acuerdos mencionados (registro info o contrato marco, por ejemplo). En situaciones de urgencia, evitan tener que realizar pasos intermedios como la petición de ofertas a proveedor o la realización de pedidos sin negociación por las prisas, lo que suele acarrear un aumento de los costes del producto.
- SAP también permite agrupar solicitudes de compra en un mismo pedido, siempre que sean para un mismo proveedor, de esta forma se optimizan los costes de transporte y la gestión de los pedidos de compra.
- Además, en cuadros de mando o cockpits muy visuales, como en la imagen, el responsable de compras podrá gestionar todas las solicitudes recibidas y diferenciarlas por el status para dar una respuesta rápida a las solicitudes pendientes de autorizar para poder transformarlas en pedidos.
Conclusión: mejoras en las compras con SAP
Como ves, es realmente sencillo mejorar una de las tareas fundamentales de un proceso de compras desde el inicio de la detección de una necesidad y poder involucrar a los compañeros, incluso de otros departamentos, en la detección de posibles infra coberturas de tu stock en caso de no contar con el MRP o acuerdos de compra recurrente con proveedores, además de llevar un control de los KPI.
Anticípate a posibles errores de planificación de necesidades y optimiza el proceso de compra de tu empresa añadiendo agilidad a todas y cada una de las gestiones del flujo completo.
Si necesitas ampliar información o que alguno de nuestros expertos te asesore, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte.
