Gastos de viaje – SAP Concur

La transformación digital de tus hojas de gastos y viajes corporativos.

En la era de la transformación digital, el uso de papel para la gestión de gastos de viaje ha quedado obsoleto.
Desde la definición del itinerario de viaje y la introducción de los distintos gastos asociados hasta el pago al empleado todo queda perfectamente integrado en un mismo entorno. Para ello y de la mano de SAP implantamos la herramienta Concur, que aumenta la eficiencia en la gestión de gastos corporativos reduciendo considerablemente el tiempo de dedicación.

Por un lado, el empleado introducirá directamente sus gastos mediante una sencilla interfaz adaptada a los requisitos empresariales. Con el uso de Expenselt podrá capturar el gasto haciendo una foto con el móvil. La herramienta trae de forma automática todos los datos del ticket (importe del gasto, impuesto, datos del proveedor…) al sistema sin tener que añadir nada de forma manual. La introducción de gastos de viaje se convierte así en una actividad ágil y sencilla del día a día, ahorrando tiempo y evitando posibles errores.

Por otro lado, el departamento de administración llevará un control riguroso sobre los gastos de la compañía, gracias a los distintos flujos de aprobación y niveles de control que se pueden establecer. El sistema está conectado con el banco que hace llegar mes a mes el extracto con todos los movimientos. Cada empleado tendrá en su bandeja de entrada los gastos realizados con la tarjeta corporativa, facilitando el manejo de estos y evitando posibles errores.

SAP Concur tiene integración nativa con varios partners. Esto permitirá la recuperación del IVA de gastos como restaurantes, carburante, peajes, transportes y vehículos de alquiler sin preocuparse. Además, la herramienta esta homologada por la agencia tributaria (AEAT) lo que permite prescindir del guardado del recibo físico durante cinco años.

¿Por qué Sothis?

Te guiamos y acompañamos en la digitalización de gastos de viaje con los siguientes beneficios:
1

Control de gastos

Control sobre los gastos de empleados que permitirá una mejor presupuestación y toma de decisiones.

2

Recuperación del IVA

Inyección de capital añadido a la compañía.

3

Optimización

Eliminación del guardado de recibos y uso de papel.

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En su forma más simple, VIM es un añadido a SAP que recoge todas las tareas de gestión de facturas de proveedor dentro de una única pantalla, donde los usuarios reciben indicaciones claras de las tareas a realizar por documento y disponen de ayudas para procesar facturas rápidamente: La imagen de la factura original siempre está disponible en pantalla. Unas Reglas de Negocio indican el estado del documento. Un flujo de trabajo permite transferir tareas a otros usuarios de forma intuitiva. Posibilidad de contabilizar facturas automáticamente, sin intervención humana, según su naturaleza. Con VIM podemos lograr reducir la tarea del personal de cuentas a pagar a más de la mitad y eliminar casi por completo la probabilidad de error humano, teniendo al mismo tiendo una trazabilidad total de todo el proceso y de los documentos originales. Por último, permite llevar a cabo todo el trabajo en remoto de forma segura, al desprendernos del papel.
Más allá de las facturas.
SAP Ariba es la red comercial, posiblemente más grande del mundo, donde están interconectados los proveedores con los clientes, automatizando sus relaciones en los procesos de compraventa de bienes y de servicios, de una forma rápida, transparente, ágil y segura. SAP Ariba es una solución abierta, porque puede interconectar cualquier plataforma, cualquier sistema, cualquier servicio o cualquier producto, a la más grande red mundial de compradores y proveedores; SAP Ariba es una solución inteligente, porque puede gestionar los procesos de compra/venta end-to-end, en un único lugar, eliminando las complejidades de una forma rápida y sencilla. Algunas de las soluciones más importantes que componen el ecosistema de SAP Ariba son: SAP Ariba Sourcing. Optimiza y automatiza las tareas críticas, creando un entorno de abastecimiento estratégico apropiado para tu organización. SAP Ariba Contracts. Elimina los papeles centralizando el almacenamiento de los contratos de compra/venta, los acuerdos, etc., mejorando la gestión de los mismos y minimizando los riesgos de pérdida de información dentro de un almacenamiento electrónico seguro.

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