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En su forma más simple, VIM es un añadido a SAP que recoge todas las tareas de gestión de facturas de proveedor dentro de una única pantalla, donde los usuarios reciben indicaciones claras de las tareas a realizar por documento y disponen de ayudas para procesar facturas rápidamente: La imagen de la factura original siempre está disponible en pantalla. Unas Reglas de Negocio indican el estado del documento. Un flujo de trabajo permite transferir tareas a otros usuarios de forma intuitiva. Posibilidad de contabilizar facturas automáticamente, sin intervención humana, según su naturaleza.
Con VIM podemos lograr reducir la tarea del personal de cuentas a pagar a más de la mitad y eliminar casi por completo la probabilidad de error humano, teniendo al mismo tiendo una trazabilidad total de todo el proceso y de los documentos originales. Por último, permite llevar a cabo todo el trabajo en remoto de forma segura, al desprendernos del papel.
Más allá de las facturas.
En la versión más reciente de VIM se expande toda la funcionalidad descrita a más documentos de SAP: albaranes de entrega, confirmaciones de pedido, pedidos de venta entrantes, avisos de pago y quotations. Se abre la puerta a un abanico de posibilidades de automatización de los procesos Procure-to-pay y Order-to-cash.
En Sothis apostamos por Vendor Invoice Management, que permite la gestión de facturas totalmente digital, como solución para agilizar y simplificar los procesos de Cuentas a Pagar en clientes con SAP ERP.
VIM es ofrecido paquetizado con componentes adicionales que hacen posible el paso a una gestión de facturas totalmente digital. Estos son el escaneo de facturas (Enterprise Scan), su archivado (Archive Server) y el Reconocimiento Óptico de Caracteres (Information Extraction Service).
Enterprise Scan es un programa que necesitaremos si recibimos un gran volumen de facturas en papel. Funciona como enlace entre las máquinas escáner y el repositorio digital, iniciando el proceso de VIM de forma automática.
Archive Server es un repositorio digital donde se almacenan los documentos de VIM. Utilizado en conjunción con Enterprise Scan, podemos conseguir una homologación de nuestra instalación por parte de OpenText que nos permite destruir el papel, al certificar las copias digitales ante la Agencia Tributaria. Esto significa que el único paso del flujo de trabajo que tendría que realizarse en la oficina es el escaneo del papel. El resto de las tareas se pueden hacer en remoto desde el ERP.
Information Extraction Service (IES) se sitúa como un paso previo al ERP en el cual el software OCR extrae información relevante de la factura digitalizada: datos como la fecha, referencia, importes, números de pedido, código de proveedor y sociedad receptora. Además, usa estos datos para encontrar los pedidos y entregas relacionados en SAP. Con esto se consigue el mayor ahorro de tiempo, al eliminar gran parte de la tarea de “picar” datos.
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