En mis más de 20 años de experiencia como consultora FI de SAP y centrándome en España, aunque es extensible al resto de países, me he encontrado con determinadas barreras en el ámbito legal en cuanto a cumplimiento de requerimientos.
Los puntos a destacar en este aspecto son:
1.- Declaraciones que se debían presentar obligatoriamente a la Agencia Tributaria, que no eran desarrolladas por parte de SAP.
Este es el caso del famoso modelo 303 de autoliquidación de IVA. Cuántas veces he ido a una empresa y se ha sorprendido de que un modelo que se realiza mensualmente no lo tenga desarrollado un sistema como SAP tan robusto y con localización en España. ¿Cómo es esto posible?
2.-Falta de calendario de declaraciones: declaraciones que sí se desarrollaban y dónde obteníamos el fichero para enviarlo a la Agencia, no se tenía un calendario de cuándo se debía realizar la presentación del modelo.
Esto ocasiona muchos problemas a las empresas que tienen que estar pendientes de realizar la presentación de las declaraciones en forma, pero también en tiempo. Y que, en muchos casos, gestionan diferentes organizaciones en diferentes países con declaraciones y fechas que nada tienen que ver entre ellas.
3.- El resultado de la ejecución del report no se guardaba en SAP. No se podía tener una “foto” de los datos que se habían obtenido para la declaración en un determinado momento. Y que contabilizaciones posteriores hacían que la reejecución para un periodo determinado no arrojara los mismos datos que lo que ya se había presentado.
Pues bien, con S/4HANA y S/4HANA CLOUD ya se tiene respuesta a estos problemas clásicos gracias al Advanced Compliance Reporting (ACR), traducido al castellano por SAP como Informes de Conformidad, una herramienta embebida que proporciona una manera uniforme de cumplir con los requerimientos legales.
Al igual que ha ocurrido con la solución de eDocument para la facturación electrónica, el ACR pretende simplificar la realización de las declaraciones independientemente del país de que se trate y de esta forma la solución:
- Simplifica enormemente los procesos al usuario.
- Proporciona informes end to end, que incluye el análisis de los datos.
- Soporta cualquier tipo de salida: XML, JSON, TXT, XBRL y PDF.
- Permite la comunicación con la Autoridad Competente.
- Los informes son en tiempo real.
En el caso de España, y para las versiones de S/4HANA y S/4HANA CLOUD se obtienen con esta herramienta, los siguientes informes:
- Modelo 303: IVA Autoliquidación.
- Modelo 190: Declaración Informativa. Retenciones e ingresos a cuenta. Rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de rentas. Resumen anual.
- Modelo 349: Declaración Informativa. Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.
- Modelo 347: Declaración Informativa. Declaración anual de operaciones con terceras personas.
Para aquellos clientes que sigan con R3 es posible licenciar el ACR y replicar los datos que se tienen en el ERP directamente en el ACR. Y gestionar desde aquí los informes incluso conectando con la Agencia Tributaria correspondiente tal y como se haría desde S4 HANA on premise y on cloud.
¿Cómo funciona el advanced compliance reporting?
En la aplicación de ejecutar informes de cumplimiento avanzado podrá ver las ejecuciones de declaraciones que debe realizar. Y de acuerdo a los parámetros de configuración el sistema le indicará el status de esa declaración, si está atrasada, o si todavía no ha vencido.
Una vez la ejecute podrá obtener las salidas correspondientes del informe como pueden ser un ALV, el fichero en el formato requerido, PDF etc.
Cuando se envíe la declaración podrá realizar el cambio de status manualmente o si el sistema se conecta automáticamente con la Agencia Tributaria el sistema actualizará el status automáticamente.
El ACR además permite la creación de nuevos reports o ampliación de los ya existentes, de forma que modelos que no han sido desarrollados por SAP, los puede hacer su partner de confianza.
En esta línea, Sothis ha desarrollado los modelos 115 y 180 y podría desarrollar cualquier otro que su organización necesitara, enmarcados dentro de esta nueva funcionalidad de SAP que le permite tener el calendario de declaraciones para un mayor control y guardar la “foto” de la declaración que se presentó con la base de documentos que conformaron la declaración.
