Como responsable de un departamento de compras, seguramente te habrás preguntado: ¿Cómo puedo tener todos mis KPI logísticos controlados sin tener que perder tiempo y recursos para poder medirlos?
Los KPI, como ya sabrás, son los indicadores de rendimiento que permiten a las empresas controlar y analizar la información para optimizar los procesos, de manera que se pueda obtener una mayor eficiencia en la gestión de compras.
Inconvenientes en un departamento de compras
- Errores humanos en el cálculo de los indicadores,
- excesivo tiempo para realizar la tarea de análisis de datos,
- información contenida en diversos sistemas informáticos,
- recursos dedicados en exclusiva a dicha tarea,
- falta de planificación de compras en el departamento,
- mala comunicación
Estos son varios de los numerosos inconvenientes que se puede encontrar un departamento de compras de una organización, lo que disminuye la eficacia en términos de coste y aporte del valor que debería ofrecer.
Situaciones a las que se enfrentan los responsables de los departamentos de compras de las empresas de alimentación
- La necesidad de tener que justificar en detalle la desviación en ciertos gastos, de manera que demuestres credibilidad con las cifras de ahorro;
- la optimización de costes derivados de la elección correcta de los proveedores y los productos que suministran, ya que no hace falta contar con muchos, si no con los más adecuados atendiendo a la evaluación que se realice de ellos;
- satisfacer al cliente interno, es decir, cubrir las necesidades de los compañeros en la elección de los mejores productos para el desempeño diario de sus funciones con una relación calidad-precio óptima;
- controlar los contratos en curso y negociar los contratos futuros con proveedores, de forma que se establezcan las mejores condiciones en términos de precios, formas de pago, calidad o entregas;
- analizar las tendencias de compras del departamento y actuar en consecuencia;
- obtener un retorno de la inversión positivo respecto a las inversiones realizadas por el departamento;
y un sinfín de actividades del día a día que hacen que la cantidad de datos a analizar sea una tarea realmente compleja y farragosa, lo que desemboca en cierta pasividad a la hora de realizar este ejercicio de análisis de los datos que realmente mejoraría los resultados de tu empresa.
Actualmente, las compañías demandan agilidad en todos y cada uno de sus procesos de negocio, de manera que los beneficios aumenten en consecuencia al no malgastar los recursos de los que disponen, por lo que tú, como responsable de compras o responsable de la empresa, pregúntate:
¿Los KPI de tu departamento de compras con un solo click del ratón?
A continuación, te voy a enseñar cómo puedes tener esos KPI en un golpe de vista con SAP S4HANA, el cual te ofrece esa posibilidad con aplicaciones resumen, a modo de cuadros de mando, que albergan una serie de aplicaciones que ayudan a medir todo un abanico de indicadores de rendimiento para realizar de una forma sencilla, un barrido de todos los aspectos a tener en cuenta para gestionar de la mejor manera tu departamento de compras.
KPI estratégicos
Se pueden analizar tanto KPI estratégicos, orientados a dirección, tales como:
- Los gastos no gestionados en compras
- Los tiempos de entrega promedio
- Las actividades de los grupos de compras de la empresa
- Las posiciones de pedidos de compra vencidas, de forma que, como responsable del departamento o responsable de la empresa, puedas decidir si te interesa contratar un nuevo proveedor.
- Crear un nuevo grupo de compras para mejorar las compras de un área determinada del departamento Tomar medidas respecto a tareas que no se están realizando de manera correcta.
KPI operativos
KPI operativos, para el trabajo diario de los departamentos de compras enfocados en el resumen de aprovisionamiento de compras o de gestión de stocks, para que los técnicos del departamento ejecuten las elecciones adecuadas en cada situación.
Estas aplicaciones analíticas son una herramienta fundamental para que consigas obtener información relevante con muy poco esfuerzo y poder tomar las decisiones con toda la información al alcance de la mano.
Optimiza tus procesos de negocio implantando KPI en tu departamento de compras
Anticípate a los posibles errores o ineficiencias, pasa al siguiente nivel con la optimización de tus procesos de negocio y mejora la comunicación de los datos de compras de la compañía con tus jefes y empleados.
Si necesitas ampliar información o que alguno de nuestros expertos te asesore, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte
