Cuando vamos a implantar el ERP de SAP S/4 HANA, tenemos identificados y cuantificados los costes económicos a través de las ofertas de implantación de los partners y de licencias e infraestructura por parte de SAP.
Actualmente con SAP tenemos la opción de adquirir las licencias de dos formas:
- Licencias on-premise: como propiedad
- Saas: en alquiler, incluyendo la infraestructura hardware
Los costes de una licencia On-premise
Adquiriendo las licencias on-premise, pagas el mantenimiento anual de esas licencias con dos modalidades: Standard Support o Enterprise Support. Según el nivel de soporte que se requiera del fabricante.
Se recomienda el mantenimiento de Enterprise Support, puesto que el ERP se considera un elemento decisivo dentro del funcionamiento de la compañía. Las licencias de SAP se basan en usuarios nominales que acceden al ERP y motores con métricas diferentes que complementan su uso y licencia.
Costes a tener en cuenta a la hora de implantar SAP S/4HANA con una licencia On-premise
Partiendo de esta información, una empresa que decida disponer de un ERP en sus instalaciones comprando las licencias y pagando el mantenimiento, debe tener en cuenta los siguientes costes:
- CPD, acondicionarlo para cumplir la ISO. A ser posible tenerlo redundado en la empresa y conectado con fibra. Esto nos permitiría tener internamente un escenario de alta disponibilidad o de Disaster recovery (otra opción podría ser disponer de una solución de disaster recovery en el datacenter de un proveedor externo). Tener el CPD, implica calcular los costes de luz anuales de los distintos datacenters.
- Mantenimiento y actualización de la infraestructura, tanto de servidores como de elementos de comunicación, así como del sistema operativo, base de datos y aplicaciones técnicas de SAP.
- Monitorización de la infraestructura y de las aplicaciones, además de servicio de actuación en caso de fallo.
- Actualización y mantenimiento anual de las aplicaciones funcionales de SAP
- Formación en tecnología al equipo de TI Además, reseñar que para realizar estas tareas con recursos internos, debemos de formar a estos recursos ya que actualmente casi toda la tecnología es especializada y dinámica.
Estos cuatro primeros puntos son costes de empresa que recaen en tareas que desempeña el departamento de IT, bien con recursos internos o subcontratando. Es recomendable que se prueben y validen los procesos por parte de los usuarios que los ejecutan.
No suele afectar a ningún otro departamento (CPD puede que tenga que actuar el departamento de instalaciones) y las actuaciones de estos trabajos se planifican y ejecutan para que el impacto en el funcionamiento de negocio sea mínimo. Suelen ser trabajos que se realizan en horarios especiales con costes extra adicionales.
Además, suelen verse afectados procesos de integración con otros softwares o de carga de datos masiva o de adaptación de las pantallas a requerimientos de los usuarios.
Los costes de estas tareas en función de si se realizan con personal interno o externo varían mucho, y más teniendo en cuenta que hay ciertos trabajos que requieren una alta especialización y certificación del recurso técnico.
Los costes de implantar SAP S/4HANA con una licencia Saas
Adquiriendo las licencia Saas, se incluye la infraestructura necesaria (incluido el backup). Los contratos suelen ser de tres a cinco años y se licencia por usuarios nominales y/o motores.
Es similar al modo en que se licencia la opción on-premise, pero con un mayor coste, al incluir la infraestructura, su gestión y mantenimiento de la misma del software.
En el precio mensual que se paga por las licencias SAP (cuota fija una vez se contrata), SAP incluye en el precio los costes que nombramos en el apartado anterior y desde la empresa se debe proporcionar:
- Recurso técnico que gestione el servicio con SAP. Preferiblemente que tenga conocimientos de tecnología y proyectos SAP. (si no tiene, debe recibir formación en SAP).
- Usuarios que tengan que realizar pruebas de procesos en las actualizaciones funcionales que SAP realiza. Aplica también en el escenario anterior.
- Conexión a internet con un ancho de banda acorde a los usuarios que acceden al ERP y preferiblemente redundada.
Conclusiones: implantar SAP S/4HANA
Como resumen, concluimos que la ventaja de tener el ERP de SAP S4 alquilado en la nube de SAP, es que delegamos en el fabricante tareas críticas y especializadas a un precio conocido y pactado, además de asegurarnos que durante el periodo de alquiler la instalación esta continuamente actualizada e incorpora las mejoras funcionales que SAP proporciona ( ya que las aplicaciones software que se instalan y mantienen en las instalaciones de las empresas no suelen incorporar de forma periódica nuevas funcionalidades o el coste de incorporación es elevado)
