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Cómo realizar una homologación de proveedores con SAP

Índice del contenido

Desde los departamentos de compras y calidad saber qué se compra, a quien y en qué condiciones representan la base para no perder la capacidad de saber cuál será el resultado final de los productos que se van a comercializar.

Conocer a nuestros proveedores, sin embargo, supone un doble reto.

  • Por una parte, debemos evaluar aspectos tan importantes como la capacidad de producción, la solvencia financiera, los plazos de entrega y los costes.
  • Por otra, aquellos aspectos relacionados con la calidad de los productos que vamos a adquirir. ¿Tiene nuestro potencial proveedor implantado algún sistema de calidad? ¿Cuenta con un sistema de trazabilidad? ¿Cumplen sus productos con los criterios técnicos y de calidad que necesito?

En un mercado como el actual, la oferta de proveedores en el sector alimentario es prácticamente infinita. Siendo así, y después de tener claro qué materias primas necesitamos adquirir, la gran pregunta es, ¿cómo elijo a mi proveedor?

Nueva llamada a la acción

Muchos, a esta pregunta contestaríais que depende de quién me haga la mejor oferta, y es que, lo bueno si es barato, dos veces bueno. Pero, ¿es en realidad el proveedor que me oferta el mejor precio el que realmente necesito? Imaginemos por un momento que cuando llega la hora de producir, nuestro proveedor no ha servido el pedido, o peor, ha servido un pedido que no es la materia prima que esperábamos. Vaya cara se nos quedaría, ¿no?

En el contexto de la industria alimentaria nuestros potenciales proveedores deben mantener un equilibrio entre satisfacer nuestras demandas tanto en precio como en plazo y asegurarnos que los ingredientes que estamos adquiriendo cumplen nuestros estándares de calidad.

En este sentido, hacer una buena homologación de nuestros proveedores es, sin lugar a duda, una parte fundamental para el eficiente funcionamiento de cualquier empresa.  

¿Quieres saber cómo hacerlo? Lo vemos a continuación…

Decidido, vamos a homologar a nuestros proveedores

Disponer de un proceso adecuado y centralizado para gestionar a nuestros proveedores es una tarea tediosa pero indispensable ya que, nuestros proveedores son la base de nuestros procesos logísticos y de nuestros departamentos de compras.

Por ello, contar con un procedimiento de homologación de proveedores no solo puede ayudarnos a mejorar nuestros productos, si no que sus beneficios van mucho más allá.

Antes os lanzaba la pregunta de qué pasaría si en el momento de producir no tuviéramos nuestras materias primas. Eso sería desastroso ¿no creéis? Si nuestros proveedores fallan pueden obstaculizar nuestros procesos logísticos desde la adquisición de materias primas hasta nuestra productividad, provocando grandes pérdidas económicas.

Nueva llamada a la acción

Mediante la homologación de proveedores podemos determinar si nuestros proveedores están capacitados y acreditados para proporcionarnos las materias primas en base a nuestros requerimientos. Es por ello, que tener una visión fiable y completa de nuestros proveedores puede ayudarnos a

  • Reducir costes
  • Disminuir los riesgos
  • Asegurar la calidad de nuestros productos
  • Ahorrar tiempo

Homologación de nuestros proveedores ¿Dónde registramos toda la documentación que nos envían nuestros proveedores?

La comunicación con nuestros proveedores suele realizarse mediante sistemas tan tradicionales como el papel, fax, teléfono y, en algunos casos, correo electrónico. Pero, la tecnología avanza cada vez más rápido y nosotros debemos avanzar con ella.

Hoy en día, existen soluciones que permiten digitalizar todo tipo de información. SAP utiliza este potencial para recoger de manera centralizada toda la información obtenida de nuestros potenciales proveedores. Esto ayuda a aligerar gran parte de las tareas administrativas que supone la gestión documental, minimizando el tiempo y el esfuerzo dedicado a este proceso.

Además, gracias al módulo de Gestión de Calidad de SAP, es posible automatizar este proceso dotándolo de un mayor control sobre las caducidades de los certificados y documentos obtenidos, lo que nos facilitará posteriores revisiones y aprobaciones. En todo momento contaremos con datos y documentación fiables y de calidad.

Ya se ha llevado a cabo la homologación de proveedores, pero… ¿Cómo podemos avisar a otros departamentos?

La homologación de proveedores nos proporciona una lista fiable de proveedores capaces de cubrir nuestros requerimientos en todos los sentidos. Es por ello por lo que toda la información recogida debe estar al alcance de aquellas personas con responsabilidades de compra, impidiendo comprar a proveedores no incluidos en la lista.

La Gestión de Calidad con SAP permite compartir la información con todas las áreas de la empresa, mejorando la comunicación y colaboración entre los diferentes departamentos de nuestra empresa.

Nueva llamada a la acción

Si homologamos a un proveedor y deja de ser apto ¿Qué hacemos?

Una vez homologados nuestros proveedores siempre es posible que nos fallen. El estado del proveedor lo podemos actualizar en cualquier momento, de manera que, si no cubre nuestros requerimientos, podremos marcarlo como no homologado, ya sea como proveedor en general o simplemente para un producto dado.

Reflexiones finales

En el contexto actual, los consumidores exigen más y más información sobre los productos que adquieren. No inmune a estas demandas, desde la industria alimentaria se han intensificado los esfuerzos para mejorar la calidad de los productos.

Un buen aprovisionamiento es posiblemente el primer paso para obtener un producto de calidad puesto que es donde todo comienza. Sin embargo, no hay que olvidar que un buen aprovisionamiento no se consigue con una carrera para obtener a nuestros proveedores, sino con la búsqueda de nuestro proveedor ideal.

Contar con una cartera de proveedores homologados es y seguirá siendo necesario para asegurar la calidad de nuestros productos, evitar riesgos futuros y mantener la percepción de marca de calidad ante nuestros consumidores. A través de las funcionalidades que ofrece SAP, tanto los responsables de compras como los responsables de calidad podremos estar alineados, conociendo en todo momento aquellos proveedores capaces de cubrir nuestras expectativas, así como teniendo acceso de forma ágil y sencilla a toda la documentación recogida durante este proceso.

Si necesitas ampliar información o que alguno de nuestros expertos te asesore, no dudes en contactar con nosotros. ¡Estamos deseando ayudarle!

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