¿Qué es Vendor Invoice Management?
Por sus siglas en inglés, VIM es una herramienta desarrollada por OpenText para la gestión de facturas. Es un Add-on de SAP, por lo que se integra totalmente tanto en el ERP como en S4H.
¿Cómo funciona VIM?
Desde su herramienta de reconocimiento de textos, VIM es capaz de identificar los datos de una factura, verificarlos y enviarlos a SAP para su procesamiento desde un monitor preparado para tal efecto. Una vez en el monitor, VIM aplica una serie de validaciones o reglas de negocio, donde es posible gestionar las excepciones y desencadenar un proceso de aprobación entre los integrantes del departamento. Finalmente, los documentos quedan contabilizados y liberados para el pago.
Entrada
Recepción de facturas por diferentes canales
- EMAIL/PDF
- PAPEL
- FAX
- EDI
- XML
Extracción
El software de reconocimiento de textos interpreta y extrae los datos de la factura.
Verificación
Una vez los datos llegan a SAP, se realizan una serie de validaciones, también llamadas ejecución de reglas de negocio.
Tratamiento / Gestión de Excepciones
Si no se supera alguna validación, el proceso automático quedará parado a la espera de la gestión manual por el departamento encargado.
Entre otras funciones, es posible enviar la factura al proveedor directamente si se encuentran datos incorrectos que no permiten su registro, añadiendo los comentarios oportunos.
Aprobación
Es posible establecer un flujo de aprobación para la factura entre diferentes integrantes de la empresa, donde es posible añadir comentarios para la facilitar la comunicación entre departamentos. Además, todo queda recogido en el historial.
Contabilización
Cuando una factura es aprobada, queda lista para su procesamiento por el equipo de cuentas a pagar.
¿Por qué elegir VIM? Por 10 Razones:
- Automatiza y agiliza el proceso de facturación.
- Reducción de costes, simplificando el procesamiento de facturas y liberando recursos.
- Minimización del error humano en la entrada de facturas.
- Mayor control de las facturas financieras gracias a los flujos de aprobación, que pueden realizarse desde dispositivos móviles.
- Reducción del ciclo de pago, mayor cumplimiento de plazos y aprovechamiento de Descuentos por Pronto Pago.
- Oficina sin papeles. Es posible la homologación para la digitalización certificada de documentos de la AEAT.
- Informes más precisos en previsión de pagos.
- Control total de las facturas recibidas y pagadas.
- Total Integralidad con SAP EPR y S4H.
- Inteligencia Artificial. VIM es capaz de aprender por sí solo diferentes formatos de factura gracias al Machine Learning.
¿Por qué Sothis?
Contamos con un gran equipo de especialistas en la implantación de las soluciones OpenText y nuestro gran conocimiento de la solución estándar de contabilidad electrónica, así como de la adaptación de la herramienta a las necesidades específicas de cada cliente. ¡Contáctanos para saber más!
