Experiencias propias de implementación (parte I)

En diciembre del 2017 se plantea que Sothis adquiera el producto S4HC tanto para la parte operativa como financiera del negocio. Este planteamiento se enmarca dentro del plan estratégico de la empresa en el desarrollo de nuevos productos y tecnologías, apostando claramente por el cloud. Con esta compra Sothis se establece como empresa pionera en implantar SAP S/4HANA Cloud en su propia empresa.

El proyecto comienza oficialmente el 28 de febrero con el Kick-Off a toda la organización con la dirección general al frente y los directores generales de las tres unidades de negocio, Automatización y Control, Consultoría y Sistemas de la Información y SAP, además de los directores de las áreas de personas, desarrollo organizativo y finanzas. El alcance, a diferencia de otras implementaciones en España no era solamente financiero sino también operativo, implementándose la solución de Professional Services para empresas de servicio. El go-live se produjo el pasado 01 de octubre, el proyecto se ejecutó en 6 meses incluyendo dentro de esos 6 meses la formación del equipo en la nueva herramienta y metodología.

Cuando se habla de un proyecto Cloud no estamos hablando del tradicional proyecto de implementación de SAP existen diferencias importantes:

• SAP es el proveedor del producto y del servicio de Cloud.
• El producto se actualiza trimestralmente.
• La consultora de implementación ayudará al cliente en su transformación al mundo Cloud.
• La metodología de implementación es obligatoria y no opcional. Por lo tanto, la consultora y el cliente deben conocerla y aplicarla.
• La comunicación con SAP es continua y debe ser fluida.
• Adecuación del cliente en un alto porcentaje al estándar de S/4HANA Cloud, no es S/4HANA en la nube es un producto diferente.

Equipo

Cuando se lleva a cabo cualquier proyecto de SAP uno de los componentes más importantes es el equipo, que éste tenga conocimiento de negocio y conocimiento de la herramienta. En este caso nos enfrentábamos al problema que en España no existían consultores con conocimiento suficiente en la herramienta, por lo tanto la formación en la herramienta se planteaba diferente a otras ocasiones. Nuestra decisión fue incorporar consultores con conocimiento de SAP junto con consultores junior para que se formaran en este proyecto estratégico, se contó con la colaboración de SAP para formar al equipo con talleres de trabajo específicos en Cloud y además aprovechamos las herramientas de Learning Hub y Certification Hub para que los consultores aprendieran y se certificaran de S4HC. Sothis hizo una apuesta decidida por el Cloud y por la formación de las personas para que sean profesionales altamente cualificados para las implementaciones actuales y futuras.

Pero cuando en consultoría se habla de formar, si la formación teórica no se aplica no se consolida. La idea de implementar Cloud primero en nosotros era consolidar ese conocimiento para poder aplicarlo de forma correcta en nuestros clientes.

Metodología

La formación del equipo en la herramienta era importante pero también lo era conocer la nueva metodología de SAP, SAP Activate para cloud. Desde hace 2 años Sothis ha estado trabajando en la aplicación de la metodología Activate en sus proyectos e intentando aprovechar al máximo las metodologías aportadas por SAP, en el caso de Cloud y como gran diferencia a las metodologías on prem, no es opcional, es obligatoria. La metodología es la puerta abierta para trabajar con SAP en el proyecto.

Fases de la nueva metodología SAP Activate para cloud

• Discover: Es la fase más comercial y se puede decir que es la fase previa a la implementación del proyecto.
• Prepare: Es la fase donde se comienza a preparar el equipo de proyecto, planificación detallada del proyecto, alcance definitivo del proyecto y sus fases, planificación del Kick-Off.
• Explore: Es una de las fases más importantes, es donde realizaremos el “Fit to standard”, antiguamente era la fase de análisis y en la metodología Activate cambia respecto al on prem.
• Realize: Es la fase donde trabajaremos la configuración del sistema, integraciones, extensiones (desarrollos), migraciones y los test.
• Deploy: Formaciones, cargas y ajustes finales en producción.
• Run: Trabajar en la herramienta en productivo.

Desde el punto de vista de Sothis, la metodología se construye en tres pilares fundamentales:

• Fit to standard
• Quality Gates
• Scrum

Fit to standard

En la fase Explore se desarrolla el proceso de “Fit to standard”, este es el proceso más importante de una implementación Cloud, ya que es donde se trabaja que la empresa se adecue a S4HC y donde se identifican los Gaps que se tienen que trabajar en la fase siguiente.

Para que se desarrolle un buen proceso de “Fit to standard”, el consultor debe conocer el negocio de la empresa, debe ser capaz de trabajar la gestión del cambio y conocer muy bien el producto de S4HC. Si el consultor presenta déficit en alguna de estas facetas el proyecto se resentirá provocando la insatisfacción de los usuarios.

Para que la fase Realize se desarrolle sin contratiempos es mejor dedicar el tiempo necesario al proceso de “Fit to standard”, esto nos permitirá que podamos asegurar que el cliente se adapta al estándar, que se han identificado todas las configuraciones necesarias y, lo más importante, que se han identificado todos los GAPS necesarios para la empresa.

En el caso de Sothis se realizó esta fase para todas las unidades de negocio, identificando que la unidad de negocio que se adaptaba de forma mejor al estándar de la solución de Profesional Services era la UNE SAP. Como a nivel societario estaba diferenciada del resto de negocios se pudo acotar el alcance a esta sociedad que mejor se adaptaba a las necesidades de Sothis. De esta manera al acotar el alcance acelerábamos los tiempos de implementación.

Se identificaron también aquellas integraciones necesarias con sistemas externos para trabajar la operativa de forma más óptima, así como algunas extensiones (desarrollos) principalmente formularios, campos adicionales, informes a medida o envío de emails. No se identificó ninguna extensión o desarrollo de envergadura.

Como el proceso de “Fit to Standard” terminado pasamos al siguiente proceso crítico dentro de la metodología los Quality Gates.

Quality Gates

Dentro de la metodología están las Quality Gates, que son pasos o puertas que se tienen que pasar y que SAP debe aprobar para facilitar, por ejemplo, el sistema Q. Estos pasos garantizan que se ha realizado el trabajo necesario según estipula SAP para poder continuar en la siguiente fase.

En cloud SAP no es sólo un vendedor de su producto, sino que interviene directamente en la implementación y soporte del servicio vendido. Por lo tanto, ahora su involucración es mayor controlando de forma más exhaustiva las implementaciones y configuraciones adoptadas por el implementador.

Las QG permiten este control tanto para SAP, como para el cliente, como también para el implementador, lo cual permite asegurar proyectos de mayor calidad.

Scrum

En la fase Realize se basa en la metodología de implementación Scrum, por lo tanto, se desarrolla con sprints de una o dos semanas donde se trabaja una funcionalidad, se presenta al cliente, se testea, se valida y se transporta a productivo.

Se busca acortar los plazos de implementación de las funcionalidades que se enseña a los Key Users.

Lecciones Aprendidas (parte I)

• S4HC es un producto diferente tanto en la parte comercial, de implementación y de soporte.
• Fue un acierto el realizar la primera implementación dentro de la casa permitiendo aprender las cosas buenas y las malas. Que hacer y qué no hacer, consolidar el conocimiento teórico para después aplicarlo de forma práctica.
• El equipo debe estar formado y actualizado trimestralmente en S4HC.
• La metodología no sólo se debe conocer sino también que se debe aplicar.
• Un alcance y planificación realista que permita coordinarse con SAP.
• El “Fit to standard” es la columna vertebral de la metodología Activate para Cloud. Es importante conocer bien el negocio de la empresa y el producto para poder acompañar en el proceso de transformación y adaptación al estándar de la manera más oportuna a los clientes que quieran vivir la experiencia Cloud.
• Trabajar desde la filosofía Scrum lo que permitirá una fase de realización rápida, probada y aprobada por el cliente, e identificado lo más pronto posible aquellos problemas por cambios de alcance debido a malentendidos entre cliente e implantador.

En el próximo Blog hablaremos de Sistemas, Extensiones, Migración de datos, Pruebas e Integraciones dentro de lo que ha sido nuestra experiencia de implementación en Sothis.