El uso de los permisos de trabajo, la señalización y los procedimientos de seguridad en labores de mantenimiento es especialmente relevante en empresas de sectores como petróleo & gas, utilities, químico, gestión de residuos y construcción; en los que el cumplimiento de normas muy específicas permite la realización de trabajos en condiciones peligrosas. Hablamos, por ejemplo, de la exposición a altas o bajas temperaturas, radiación, ambientes con gases inflamables, exposición a sustancias corrosivas o amianto, ambientes con poco oxígeno, etc.

En el marco de esta problemática, SAP ha desarrollado en conjunto con algunas empresas del sector petrolero y de utilities (referentes a nivel mundial), un conjunto de herramientas que permitan satisfacer los requerimientos a nivel global facilitando información de una manera ágil y precisa.

El Work Clearance Management (WCM), como parte de “Maintenance Safety and Permit to work”, hace posible que la ejecución de la orden de trabajo se vea restringida al cumplimiento de las normas de seguridad.  Y que el reinicio de las operaciones se haga después del acuerdo entre los roles involucrados: planificador de mantenimiento, técnico de mantenimiento, responsable de operaciones, operador y responsable de seguridad.

Adicionalmente se recomienda el uso de este componente de mantenimiento, si:

  • El trabajo de mantenimiento se realiza mientras el sistema está operativo.
  • Los trabajos de mantenimiento son ejecutados por personal externo.
  • Los dispositivos de seguridad no están disponibles para todas las instalaciones involucradas.
  • El sistema y la operatividad de este, no deba verse afectado en ninguna circunstancia.

Work Clearance Management  nos permite establecer un proceso integral de aprobación de los trabajos de mantenimiento que implican riesgos.  Basándose en principios universales como:

  • Existencia de doble aprobación en cada paso.
  • Solo las personas correctas pueden aprobar las medidas de aislamiento y su normalización.
  • Visión holística, las solicitudes de descargo complejas son inspeccionadas y monitoreadas.

¿Qué modelo de gestión de autorizaciones de trabajo aplica a mi empresa?

Al representar su gestión de descargos/autorizaciones de trabajo, puede elegir entre el modelo estándar y el modelo extendido, en base a la complejidad de sus operaciones y la información que desea controlar.

El modelo estándar permite delimitar el trabajo de mantenimiento en base a una certificación de descargo con sus listas operativas y se utiliza únicamente si se necesita implantar señalización.

El modelo mejorado permite gestionar varias solicitudes de descargo a la par de otros controles adicionales, como por ejemplo permisos especiales para espacios confinados, ticket eléctrico, protección contra incendios o radiaciones.

¿Qué funcionalidades de WCM son las más destacables?

  1. Definir el propósito del descargo a realizar mediante un texto corto/largo y check box predefinidos con los tipos de trabajo a realizar.
  2. Definir la validez, duración y posibles extensiones de las solicitudes de descargo.
  3. Mantener información de la ubicación y el/los objeto(s) de referencia.
  4. Definir las personas involucradas con información clave como: nombre, detalles de contacto, número de personal o proveedor, rol entre otras.
  5. Identificar requisitos de seguridad, tales como EPI, condiciones especiales de seguridad mediante el uso de check boxes que puedan generar actividades automáticas como flujos de aprobaciones o envío de emails.
  6. Posibilidad de usar catálogos para almacenar información en forma estructurada en un objeto WCM. Puede, por ejemplo, almacenar más reglas en los catálogos.
    El uso de catálogos que permitan identificar otros elementos de seguridad necesarios: Listas predefinidas de equipos/actividades, grupo de códigos de 2 niveles que permitan selección simple o múltiple, y listas de selección para uso permitido de las mismas herramientas.
  7. Coordinar las aprobaciones y gestionar los cambios a través de los estatus.
  8. Gestionar el bloqueo / etiquetado / prueba.La autorización para el uso de una instalación, equipo o parte de él depende de la protección del entorno de trabajo. Esto sucede durante lo que se conoce como el proceso de bloqueo / etiquetado / prueba; Lock-out/Tag-out/Try-out(LoToTo).Estos equipos o instalaciones se bloquean guiándose con las autorizaciones/ Solicitudes de descargo y las listas operativas de descargo.

Las etiquetas de aislamiento están colgadas visiblemente en las piezas de instalación y las cerraduras para evitar que vuelvan a funcionar.  Desde el sistema puede definirse y gestionarse su impresión, permitiendo que sea transparente cuándo y cómo se mantiene la instalación o cuando está en modo de prueba y cuándo se puede reiniciar.

  1. Monitorizar el progreso del proceso mediante semáforos que indiquen el estado de las instalaciones.


También permite el uso de iconos para identificar las diferentes fases del proceso de descargo, fácilmente memorizables.

  1. Gestionar los documentos asociados a los descargos mediante la integración con el Document Management.
  1. Finalmente permite, la firma digital o electrónica mediante gestión de imágenes predefinidas o claves de firma digital.

Finalmente, con la activación de WCM, se implementa un mecanismo de protección que garantiza que los equipos/Instalaciones en entornos de riesgo para el mantenedor, puedan ser desactivados, mantenidos, testeados y activados mediante el uso de listados de descargo operativos.