Después de un complejo proceso de reclutamiento, a las empresas les toca preparar toda la documentación e información para la nueva incorporación. A menudo, se presentan muchos documentos que firmar el primer día, trámites legales y una introducción en la empresa por el responsable. Pero, si nos ponemos en la piel de la nueva incorporación, ¿creen que las dudas han quedado resueltas? La verdad es que no.
El Onboarding es un proceso proactivo el cual ayudará a los nuevos empleados a realizar con éxito la transición hacia su nueva etapa profesional. Cada vez más empresas están incorporando estas actividades a sus labores de incorporación.
¿Cuándo empieza este proceso?
Puede empezar desde que la nueva incorporación firma la oferta, hasta que esté trabajando regularmente, aunque cada empresa diseña y adapta el proceso de onboarding a sus necesidades. Entre las actividades que comprenden el Onboarding, se encuentran:
- Presentar a la nueva incorporación la cultura de la empresa.
- Conocer en qué lugar desempeñará sus tareas.
- Informar con más detalle que actividades deberá desempeñar en su día a día, quienes serán sus compañeros y sus responsables.
- Qué herramientas deberá utilizar, así como los detalles para su aclimatación.
- Poder rellenar y firmar documentación antes de la incorporación, para agilizar esta tarea.
- Poder recomendarle formación, si requiere.
- Incorporar al futuro empleado en herramientas colaborativas con sus nuevos compañeros.
Por lo tanto, que una organización proporcione esta información a sus nuevas incorporaciones respondiendo sus dudas antes de empezar su nuevo trabajo, que puedan conocer a su equipo o la cultura de negocio de la nueva empresa y preparar al futuro empleado para su nuevo cargo, hará que el proceso de contratación sea más efectivo y fidelizado.
SuccessFactors Onboarding forma parte de la herramienta SAP Successfactors, proveedor líder de HCM basado en la nube. Successfactors está formado por diferentes módulos, los cuales cubren todo el proceso de recursos humanos.
SAP SuccessFactors Onboarding, se encuentra dentro de los módulos de Gestión del Talento de SFSF y permite definir y automatizar todas las actividades que incluyen el proceso de incorporación.
¿Qué oportunidades nos brinda SuccessFactors Onboarding?
SuccessFactors Onboarding es un sistema para guiar, conectar y desarrollar nuevas contrataciones o empleados que se mueven dentro de la empresa de forma efectiva y automatizada.
Con esta solución, SAP SuccessFactors Onboarding se apoya eficazmente en las personas, creando un ambiente acogedor para las nuevas contrataciones y para transferencias internas conectándolos con la información correcta en el momento adecuado, y ayudándoles a construir sus redes para establecer las relaciones que necesitarán para tener éxito.
En el proceso, aprovechando las capacidades de integración, las capacidades móviles y los procesos digitales, brinda a los nuevos empleados una experiencia positiva con su organización desde el principio.
Y en la productividad, alineando con otros procesos de gestión del talento, como el aprendizaje o el establecimiento de objetivos, para dar a las nuevas contrataciones los recursos y el enfoque que necesitan para ser productivos rápidamente.
Proceso de Onboarding con SAP SuccessFactors
Una vez al futuro empleado se le comunica la contratación, empieza el proceso de Onboarding por parte de la empresa y del futuro empleado.
El futuro empleado, recibe un mail con un link desde el cual podrá verificar que sus datos sean correctos. Estos datos se pueden introducir manualmente en la aplicación de Onboarding o heredarlos desde otros sistemas, como por ejemplo SFSF Reclutamiento.
Una vez revisados y corregidos los datos de la nueva incorporación, el sistema envía un correo informando a la nueva incorporación de que puede acceder al Portal del empleado. Es el primer acceso del futuro empleado para darle la bienvenida, comunicarle la cultura de la empresa, tendrá también disponibles los documentos que debe firmar para su incorporación, etc.
El nuevo empleado podrá firmar de forma online la documentación necesaria para su incorporación con la herramienta DocuSign:
Para proporcionar mayor información a la nueva incorporación, el responsable de contratación configurará los datos que le aparecerán en la página de inicio cuando el nuevo empleado entre en la aplicación de SuccessFactors. Es posible notificar a los compañeros de la nueva incorporación, informarle de la localización de su puesto, se podrá solicitar el equipamiento para el puesto como, por ejemplo, si necesita ordenador, coche de empresa, móvil, etc. Y programar futuras reuniones, desde una sola pantalla:
Una vez rellenada la información necesaria, la nueva incorporación puede entrar a la Página de inicio de la aplicación SuccessFactors. Donde podrá ver la información que ha rellenado el responsable de contratación, podrá conocer quién es su responsable, sus compañeros, podrá encontrar más información sobre la empresa y conocer cuáles son sus objetivos o realizar un curso para nuevas contrataciones.
SAP SuccessFactors, cuenta con aplicación móvil desde donde la nueva incorporación podrá seguir todo el proceso de Onboarding:
¿Beneficios del Onboarding?
- Permite al nuevo empleado conocer al equipo, la cultura de la empresa, sus responsabilidades y acceder a información antes de empezar el primer día de trabajo.
- El nuevo empleado se va a sentir más conectado y comprometido con la empresa.
- La comunicación a la futura incorporación de que existe un proceso de Onboarding como este, puede hacer que elija su empresa antes que otras.
- Establecer los objetivos a corto plazo y la asignación de aprendizaje ayudará a que el nuevo empleado sea productivo más rápidamente.
- Aumenta la fidelización, tener un proceso de Onboarding efectivo aumenta la retención del capital humano y el compromiso de este hacia la empresa.
