Dentro de los cambios anunciados por SAP con S4/HANA, uno de los más relevantes es el relacionado con los procesos de compra y la determinación de la fuente de aprovisionamiento.
Tal y como se explica en la Simplifications Lists, sección “2.1.12.35 Simplified Sourcing” (documento donde se detallan las modificaciones y mejoras introducidos en la nueva versión) y en la nota 2268069, hay un cambio total en la determinación de la fuente de aprovisionamiento, para las solicitudes de pedido creadas en los procesos de MRP.
Básicamente, Sap acerca el comportamiento del sistema al funcionamiento de APO y simplifica la gestión de datos maestros relacionados, que era en sí bastante tedioso para el usuario. Antes de mostrar cómo funciona S4 en este aspecto, hagamos un poco de repaso para ver cómo se comportaba ECC y mostraremos a continuación el funcionamiento de S4 y las principales diferencias.
Determinación de la fuente de aprovisionamiento en SAP ECC
Utilizando el ERP podíamos encontrarnos con dos situaciones a la hora de asignar la fuente de aprovisionamiento:
En las solicitudes de pedido creadas manualmente (ME51N) o al hacer la asignación de fuente de aprovisionamiento de estas antes de convertirlas a pedido (ME56/ME57), el sistema busca entre los diferentes datos maestros y documentos e intenta asignar un proveedor o centro como suministrador para el documento. Los elementos utilizados en esta búsqueda y su orden de prioridad son, de forma general, los siguientes:
- Regulación por cuotas (requiere actualizar adicionalmente el maestro de materiales, vista de compras).
- Libro de pedidos.
- Contratos marco (pedido abierto y plan de entregas).
- Registros info (proveedor regular tiene prioridad si estas habilitado a nivel de centro).
Cuando hay varias fuentes disponibles, el sistema no es capaz de asignar una automáticamente y nos permite seleccionar la más apropiada.
Existe otro escenario totalmente diferente durante la creación de las solicitudes de pedido desde la planificación de necesidades (MRP). En este caso, el funcionamiento de la asignación es diferente, interviniendo exclusivamente la regulación por cuotas o el libro de pedidos (donde hay que indicar implícitamente que una fuente de aprovisionamiento es relevante para las solpeds creadas en el MRP).
Como se puede observar, el escenario en el ERP es un poco confuso y obliga a la actualización de muchos datos maestros por parte del usuario (si queremos automatizar la asignación de proveedor al lanzar el MRP, tendremos que tener un libro de pedidos al menos por material y centro, crear registros info, etc.).
Determinación de la fuente de aprovisionamiento en S4/HANA
Respecto a la determinación de la fuente de aprovisionamiento al crear solicitudes de pedido manualmente, el sistema se comporta de forma similar a la actual.
El cambio importante se produce en las creadas durante la ejecución del MRP. Con S4/HANA, no vamos a necesitar crear Libro de pedidos para los materiales que se aprovisionen externamente (compras). Se entiende que el libro de pedidos era un paso adicional que había que realizar con una funcionalidad muy limitada, con un beneficio reducido desde el punto de vista del negocio y Sap ha decidido eliminarlo.
Si queremos que se utilicen los registros info como fuente de aprovisionamiento en el MRP, bastará con marcar el flag habilitado a tal efecto en sus datos maestros.
De la misma manera, los contratos marco (pedidos abiertos o planes de entrega), serán considerados para la determinación de la fuente de aprovisionamiento sin necesidad de crear un libro de pedidos o un registro para el material. En el caso de los planes de entrega, el MRP creará automáticamente líneas de reparto en el documento al ejecutar el MRP.
En S4/HANA la búsqueda se realizará con la siguiente secuencia y prioridad:
- El sistema busca la existencia de un plan de entregas. Si lo encuentra, se crearan los correspondientes repartos en él.
- Si no existen planes de entrega, se buscará la existencia de pedidos abiertos.
- Finalmente, se realizará la búsqueda de los registros info.
Teniendo en cuenta además que:
- Periodos de validez de los documentos o del registro info conforme a la fecha de entrega de la solped.
- Cantidad de la solicitud de pedido está en el rango de cantidades del registro info.
- Flag “Automatic sourcing” está marcado en el registro info.
- Tipo de aprovisionamiento del material es F (aprovisionamiento externo).
- El libro de pedidos ya no será utilizado por el MRP en S/4 HANA. Si se puede utilizar para bloquear fuentes de aprovisionamiento o para limitar el periodo de validez de algunas de ellas (tanto infos, pedidos abiertos o planes de entrega).
- Si tuviéramos varias fuentes de aprovisionamiento, podremos utilizar la regulación por cuotas para priorizar cuál se selecciona en el MRP
- Si el tipo de aprovisionamiento del material fuera mixto (Aprovisionamiento externo e interno permitido), tendrán prioridad las versiones de producción del material y se crearan ordenes previsionales. Si no existen versiones, se aplicará la lógica de búsqueda descrita y se crearan solicitudes de pedido.
Conclusiones
En la siguiente tabla podemos ver la lógica de determinación de fuente de aprovisionamiento en el MRP para compras en ambos sistemas y sus diferencias.
| Lógica ECC (ERP) | Lógica S/4HANA | Motivo |
| Solicitudes de pedido para subcontratación explosionaban la lista de materiales utilizando el método indicado en el maestro de materiales (campo MARC-ALTSL).
|
Las versiones de producción son la única fuente de aprovisionamiento para la subcontratación. Si estamos utilizando los registros info de compras, podemos indicar la versión de producción para cada proveedor.
Si no existen infos, el sistema utilizará las versiones del material. |
Simplificación de la lógica y la posibilidad de tener diferentes versiones según el proveedor (cada uno puede tener listas de componentes diferentes para el mismo material).
|
| El MRP solo selecciona registros info de compras si existe el libro de pedidos y esta referencia al proveedor del info.
|
Los registros info son considerados como Fuente de aprovisionamiento en el MRP si se marca el flag “Automatic Sourcing” en sus datos maestros. | Simplificación de la lógica de búsqueda: no es necesario crear libro de pedidos. |
| El MRP utiliza el libro de pedidos para determinar proveedores, pedidos abiertos o planes de entrega. | Los libros de pedidos no se tienen en cuenta en S/4 HANA (versión 1511).
La regulación por cuotas se puede utilizar para fijar prioridades. |
En versiones posteriores, de forma opcional, se podrán utilizar para bloquear una fuente de aprovisionamiento o para permitirla solo durante un tiempo. |
| El MRP solo utiliza la regulación por cuotas si el campo MARC-USEQU es indicado en la vista de compras. | El MRP considera la regulación por cuotas, incluso si no se indica en el maestro de materiales.
|
Podemos observar que S4 HANA no es simplemente un cambio de nombre en el ERP, y que, además de convertir y optimizar estructuras de datos, desarrollar aplicaciones fiorizadas, mejorar procesos, etc. se están cambiando y mejorando muchas funcionalidades que no habían tenido modificaciones en mucho tiempo.
