OpenText es una empresa canadiense que proporciona una plataforma de trabajo (entre otras) para la gestión documental o Enterprise Content Management (ECM); con la posibilidad de hacer la integración con SAP.
Si nos centramos en la gestión documental, la herramienta a destacar es OpenText Content Suite 16.0, la cual permite de manera sencilla personalizar el flujo de información desde su entrada, hasta la generación del archivo final accesible por los usuarios.
Ventajas de utilizar OpenText para la gestión documental
Algunas de las ventajas más destacadas al hacer uso de esta plataforma para la gestión documental son:
- Implementar buenas prácticas y reducir el riesgo de incumplimiento.
- Mejorar la productividad de los empleados a través de una recuperación de información más rápida y fácil.
- Aumentar el retorno de la inversión (ROI) a través de una productividad acelerada y un bajo costo de implementación.
- Organizar y compartir documentos electrónicos.
- Aplicar metadatos personalizados a los documentos.
- Clasificar documentos de acuerdo a jerarquías.
- Automatizar los procesos de solicitud de cambio, revisión y aprobación a través de la herramienta gráfica Workflow Designer.
- Utilizar permisos para el acceso a los documentos.
- Auditar todos los eventos del documento.
¿Cuándo podemos integrar OpenText?
El ciclo de vida de un documento pasa por varias fases que podemos integrar dentro de OpenText:
- Creación. No sólo podemos integrar nuevos documentos desde escáner, Outlook, explorador Windows…, sino que se pueden crear a partir de plantillas predefinidas.
- Revisión/Aprobación. Para aquellos documentos que nos resulte interesante, es posible construir Workflows de revisión, aprobación o similar. Cada tipo de documento podría tener asociado un Workflow distinto con unos participantes diferentes.
- Gestión. Podemos clasificar los documentos mediante propiedades, categorías y estados personalizables, que nos facilita la búsqueda de los mismos. Mediante OpenText podemos buscar, no sólo en el título del documento, sino en el propio contenido gracias a su potente motor de búsqueda.
- Publicación. No todos los documentos pueden ser accesibles por cualquier, se dispone de un control de permisos para que sólo los usuarios puedan ver lo que necesitan y no más.
- Impresión. Con la integración de los documentos regulados, podemos tener un control de las copias que se han generado en cada documento, o permitir/prohibir la generación de copias.
- Borrado. Permite añadir un tiempo de retención en cada documento, para que se borren de forma automática o se lance un Workflow para volver a actualizar esa fecha de retención del documento.
Otra funcionalidad interesante que muchos clientes de SAP preguntan con Content Server, es la posibilidad de estructurar por carpetas la documentación. En este caso, OpenText posee un acceso web para consultar la documentación y, si se realiza la integración con SAP, tenemos los Business Workspace.
Se podría decir que esta herramienta en la nueva plataforma mejorada del Content Server de SAP para el archivado de documentos.
