“Estamos en plena era de transformación digital, las personas estamos cada vez más interconectadas, en los últimos años hemos pasado de comunicarnos por email a utilizar aplicaciones de mensajería instantánea y esta nueva forma de comunicación se está trasladando también a las empresas”
Recuerdo mis primeros años cuando creé mi primera cuenta de email para comunicarme con algunos amigos de fuera del país. El teléfono entonces sólo tenia aquellos mensajes de texto con limitación de caracteres. Tenías que hacer un “Tetris” lingüístico para que pudieras enviar un solo mensaje en una conversación ya que pagabas por cada mensaje enviado.
Llegó el famoso Messenger de Microsoft, Skype y por fin los móviles con Whatsapp. Las comunicaciones empezaban a ser más fáciles y ya son parte de nuestro día a día. De hecho, sufrimos una caída de los servicios de mensajería como Whatsapp, Facebook o Instagram y prácticamente todos echamos en falta estas herramientas. La comunicación rápida y colaborativa es esencial en nuestra vida diaria.
Empezamos a ver que esto mismo ocurre en las empresas, las comunicaciones entre compañeros se realizaban por Skype o anteriormente Lync. Aunque siempre existía algún usuario avanzado que lo utilizaba incluso para comunicarse con proveedores externos. Y ahora pregunto… ¿Dónde está la integración de Skype con el resto de las herramientas colaborativas de una organización? ¿Podemos trabajar realmente en equipo con Skype?
Pues bien, yo creo que no y esto mismo ha pensado Microsoft. Además, podemos añadir, que cada día es más habitual ver en las organizaciones personas desplazadas o que quieren trabajar de forma remota. Ya no digamos el Whatsapp de equipo donde compartimos tanto temas de trabajo como otros temas personales. ¿Qué seguridad nos brinda esta herramienta donde estamos hablando de temas de trabajo?
Por todo esto Microsoft ha puesto a nuestra disposición Microsoft Teams, un hub de comunicaciones que nos permite crear comunicaciones eficaces con reuniones online, chats en grupo y chats personales donde todas las conversaciones se guardan y también los archivos compartidos.
¿Alguna vez no os han enviado un fichero por Skype y luego lo habéis vuelto a solicitar porque no lo tenéis?: “¿Me lo puedes enviar por email?”
A esto Microsoft Teams le pone solución ya que cuando os hagan un envío de un fichero a través de un chat de Microsoft Teams, este documento quedará almacenado dentro de los archivos del canal de comunicación. Y estos archivos si es un chat personal se guardarán en OneDrive y si es un grupo de trabajo en Sharepoint.
¿Qué es un grupo de trabajo? Pues es un lugar para trabajar en equipo donde podremos generar canales por proyecto/cliente con la finalidad de organizar nuestras conversaciones, reuniones e información y documentación de trabajo.
Además, Microsoft Teams pretende ser un escritorio de trabajo y nos permite personalizar nuestro escritorio de Teams agregando aplicaciones utilizadas por los usuarios. ¿Pero estas aplicaciones tienen que ser de Microsoft? La respuesta es no, Microsoft Teams cada día se integra con más aplicaciones de terceros.
Por poneros algunos ejemplos: Asana, Cisco Webex meetings, Evernote, Youtube, y un largo etc.
¿Microsoft Teams es solo para usuarios de la organización? ¿Podemos trabajar con externos, aunque no tengan Teams? Sí, podremos compartir un grupo de Teams con usuarios externos a la organización lo que nos permite organizar reuniones compartir información y enviarnos mensajes a través del chat. Lo mejor de todo, los usuarios externos no necesitan tener licencia de Teams aunque es cierto que no dispondrán de todas las funcionalidades.
¿Puedo usar Teams con el móvil? También es un sí, existe la aplicación de Teams para el móvil y nos permite acceder a los equipos y canales, los chats privados y a prácticamente todo lo que podemos acceder desde el escritorio.
¿Puedo usar Teams como el Whatsapp empresarial? Claro, podemos hacerlo. La aplicación de Teams en el móvil, nos permite compartir ubicación, chatear y enviar mensajes de voz.
Y todo esto sobre un entorno de comunicaciones seguro con todas las garantías de cumplimiento de Microsoft.
Podrá existir una comunicación más ágil y directa con los usuarios de primera línea (repartidores, operarios de logística o fabricación, tripulación de vuelo, etc) que no disponen de ordenadores y que normalmente suelen tener el móvil o Tablet.
Bajarán el número de correos recibidos y de adjuntos por lo que disminuiremos el espacio utilizado dentro de nuestras cuentas de correo.
Hay otras muchas funcionalidades que hacen que la colaboración entre equipo sea una auténtica realidad y nos permita ser mucho más ágiles. Por ejemplo, tenemos Bots a los que podemos preguntar dudas y nos pueden asistir en la gestión de reuniones. Algunos de estos asistentes son Zoom.ai y SecretaryBot.
Existen otros muchos Bots con funcionalidades diferentes y, además, también podríamos tener otros Bots programados según nuestra necesidad.
En definitiva, Microsoft Teams es una de las herramientas colaborativas más potentes del mercado integrada con las aplicaciones de Microsoft 365 y muchas otras. Además, según Gartner, Microsoft Teams se posiciona como líder como herramienta de comunicaciones empresariales.
“Teamwork makes the dream work: Working together is a Sucess” John C. Maxwell
