Intercambio de información EDI. Qué es y su integración con SAP.
EDI o intercambio de datos en forma electrónica, no es otra cosa que la homogenización de estructuras diversas para datos idénticos manejados por lenguajes informáticos distintos. Es decir, EDI es un estándar internacional que permite realizar transacciones digitales con el mínimo error, a la mayor velocidad, con el menor costo, y en forma transparente para cualquier integrante de una cadena de negocios.
La homogenización de estos documentos, es lo que esencialmente diferencia al EDI de otros sistemas de intercambio de información: Pedidos, albaranes, facturas, inventarios, catálogos de precios, etc., pueden intercambiarse electrónicamente entre diferentes interlocutores, gracias al uso de un lenguaje común que permite que diferentes sistemas de información interactúen entre sí, automatizando su integración en los sistemas internos de gestión o ERP’s.
La flexibilidad de SAP nos permite adaptarnos a nuestros clientes. Por ejemplo, es frecuente que un cliente solicite recibir facturas EDI y eliminar así el papel. Sin embargo, el departamento de contabilidad del cliente necesita recibir una copia del documento original. Configuramos SAP para enviar por email la factura independientemente del EDI.
SAP no trabaja directamente con lenguaje EDIFACT ni estructuras EDI, SAP tiene sus propios mensajes llamados Idocs. Estos Idocs son similares a los mensajes EDI, pero tienen sus propias estructuras. Normalmente estos Idocs de SAP trabajan en XML para el intercambio de datos. Por tanto, SAP ya considera XML como su estándar principal para el intercambio de datos. La tendencia es que el XML sustituya a medio plazo a EDIFACT ya que este último presenta muchas ventajas al permitir identificar cualquier dato, lo que en Edifact no es posible.
Por tanto, para integrar EDI en SAP hay que realizar una conversión “EDI – SAP Idoc” o “SAP Idoc – EDI”. Por ejemplo: Cuando se recibe un pedido EDI ORDERS en SAP se traduce del lenguaje EDIFACT a XML (utilizando un esquema predefinido) y se convierte en un IDOC que se integra en el módulo de pedidos. Cuando se emite un DESADV o INVOIC desde SAP, se genera un IDOC que se convierte a XML y finalmente se traduce a EDIFACT para su envío ya que por el momento este último lenguaje es el más extendido entre proveedores y clientes.
La herramienta que tiene SAP para realizar estas conversiones o transformaciones es SAP Netweaver Process Orchestration (SAP PO):
A través de SAP PO podemos comunicar, trasformar e integrar cualquier tipo de mensaje EDI en SAP vía Idocs sin necesidad de ningún tipo de proveedor externo. Esto permitirá reducir al máximo errores y costes, además de incrementar considerablemente la velocidad de la comunicación con los clientes y proveedores.
Otra opción para realizar la transformación entre los mensajes EDI y los Idocs SAP es hacerlo mediante proveedores externos los cuales manejan la comunicación entre ambos sistemas y la conversión de formatos.
Una vez realizada la integración, SAP tiene multitud de herramientas para realizar la monitorización, alertas, reproceso de mensajes… Estas herramientas nos permiten poder ver todo el flujo de los mensajes desde el origen hasta el destino, monitorear por cliente/proveedor, visualizar los documentos creados en SAP (pedidos, entregas, facturas…)
Una de estas herramientas es la llamada SAP AIF (Application Interface Framework). Esta herramienta permite realizar el seguimiento y monitorización de todas las interfaces en SAP (EDI y no EDI). Además, también permite realizar mapeos y conversiones fácilmente. Se pueden realizar el seguimiento de todas las interfaces por cliente, aplicación de negocio… de una forma muy visual y adaptada al usuario final:
En Grupo Sothis tenemos amplia experiencia en integración de mensajes EDI con SAP en multitud de sectores diferentes: Automoción, Alimentación, Industrial, Químico, Farmacéutico… Trabajamos con todos los tipos de mensajes EDI: ORDERS, DESADV. RECADV, INVOICE, COACSU, DELJIT, DELFOR, DELINS…
