Durante el proceso de ejecución del transporte marítimo, como cargador, necesitas informar a la transitaria de toda la documentación relativa a la mercancía, seguir el estado de las actividades ejecutadas o informar de discrepancias, teniendo que lidiar muchas veces con cadenas de correos electrónicos o llamadas telefónicas sin conseguir tener una visión global de cómo se encuentra tu mercancía, conoce cómo gestionar escenarios marítimos.
En blogs anteriores, hemos hablado principalmente de cómo utilizar la funcionalidad de SAP TM para registrar, planificar y subcontratar las necesidades de transporte. No obstante, SAP TM también se utiliza después de que el vehículo haya salido del lugar de carga.
Reserva de flete o Booking
Con la finalidad de cubrir los escenarios marítimos que te puedan surgir como responsable de transporte, aparece la Reserva de flete o Booking. La reserva de flete o booking es un documento que permite solicitar a las transitarias/navieras una reserva de espacio para los contenedores que vas a embarcar.
Además del registro de la contratación y de la documentación pertinente, permite hacer un seguimiento del mismo. Independientemente de la función que cumplas en esta cadena logística.
Si quieres descubrir qué beneficios te va a aportar utilizar las Reservas de flete de SAP TM, te invito a que sigas leyendo este blog.
Gestiona los escenarios marítimos de manera más eficiente
Te compartimos una serie de herramientas que te van a ayudar a gestionar los escenarios marítimos de una manera más eficiente:
Reglas personalizables
En primer lugar, permite unir todo el flujo de expediciones y almacén con los procesos logísticos de transporte de forma automática y sencilla. Es decir, a través de reglas que pueden configurarse, partiendo de los albaranes se crearán tantos TEUs en base a la cantidad de partición que hayamos establecido para que podamos proceder a planificar el transporte.
Por ejemplo, en el caso de realizar un pedido de venta en el que debas expedir 75 toneladas, se crearían 3 contenedores de 25 toneladas cada uno, en el caso de haber establecido esa cantidad de partición y esa unidad de medida. Esto te va a permitir llevar un mejor control de las mercancías.
Términos y condiciones
En segundo lugar, gracias a la utilización de los incoterms en los pedidos de compra/venta, SAP automáticamente crea una necesidad de transporte para las etapas de las cuales tendrás que hacerte responsable según los términos y condiciones del incoterm. Es decir, imaginemos que somos los exportadores y pactamos un DDP con el comprador, en este caso tendremos la posibilidad de contratar un booking desde el puesto de expedición hasta el destino final (door to door).
Por otro lado, en el caso de no contratar toda la operación door-to-door a una única transitaria, SAP te va a permitir identificar y diferenciar la parte contratada que está ejecutando el movimiento de mercancías en cada fase.
Trazabilidad de la operación
Muestra las relaciones que tiene el booking con otros documentos comerciales implicados como puede ser el pedido de venta o los albaranes asociados. Incluso podemos tener ligado el documento de reserva con los documentos de transporte para la entrega o la admisión en origen o en destino, lo que resulta útil para analizar los conflictos de tiempo o evaluar los efectos de posibles retrasos en la cadena de transporte.
Órdenes de servicio
Esta área cubre los servicios añadidos definidos para la reserva de flete y sus contenedores. Aquí se recogen tareas como el despacho de aduanas o la limpieza y fumigación de los contenedores que nos prestan proveedores de servicios distintos al operador logístico o naviera principal. Es posible provisionar los cargos por los servicios cubiertos para realizar posteriormente la liquidación y verificación de las facturas de estos proveedores.
Comunicación
A la hora de realizar envíos marítimos muchos cargadores o transitarias se ven en la posición de tener que completar correctamente y de forma manual la documentación a entregar, como la solicitud de booking, el Bill of Lading o incluso aportar el Packing List o la Factura comercial.
Cada vez se hace más patente la necesidad de inmediatez y corrección en los flujos de información ligados a las operaciones marítimas. Ya que, como habréis podido experimentar, una mala gestión documental genera retrasos y sobrecargos en las operaciones.
La Reserva de flete de TM permite recibir y enviar mensajes a los diferentes interlocutores comerciales involucrados. Pero si, además, se combina con otras herramientas de integración de SAP las posibilidades de comunicación con terceros se multiplican. Así, por ejemplo, en un escenario de exportación, desde una reserva en TM lanzaríamos una solicitud de booking que podríamos convertir al formato requerido en función del Port Community System o PCS puerto de origen.
De esta forma conseguimos la unicidad del dato y una integración directa con los diferentes actores del proceso, independientemente de la plataforma que utilicen (INTTRA, GT Nexus, etc.). Si quieres saber más acerca de la integración de SAP TM con los procesos logísticos portuarios pincha en el siguiente enlace
Además, estos formularios pueden conectarse con diferentes eventos de manera que se impriman automáticamente al hacer, por ejemplo, la salida de mercancías.
Ejecución y seguimiento
El documento también cuenta con un área que muestra datos sobre los eventos planificados, fechas estimadas (ETA y ETD) y fechas reales.
Además, con la integración de SAP TM con SAP Global Track and Trace podrás saber la ubicación de tu mercancía y la fecha de llegada actualizada en tiempo real, ya que esos largos días en los que tus mercancías están en tránsito pueden ser angustiosos, provocando demasiadas llamadas telefónicas a tu transportista para tratar de ponerte al día.
Pero esto no es todo, las Reservas de flete también se integran con la herramienta de Gestión de Eventos SAP que puede hacer un seguimiento de los eventos inesperados o de eventos que van con retraso, emitiendo una alerta.
Costes marítimos
Por otra parte, desde la Reserva de flete también seremos capaces de realizar una previsión de costes en base a los acuerdos o cotizaciones que se han ido alcanzando y actualizando en el sistema para esa naviera. Estos acuerdos traerán automáticamente costes como el flete marítimo, FOB, ocupaciones, demoras, gastos de BL, THC o T3 que tenga el viaje.
En definitiva, con el documento de Reservas de flete de SAP TM tu empresa será capaz de:
- Reducir errores de documentación
- Obtener información de seguimiento de la mercancía
- Reducir costes por optimización del proceso
- Conseguir una mayor flexibilidad, eficiencia y transparencia
- Gestionar de una manera óptima los escenarios de importación y exportación
Si necesitas ampliar información o que alguno de nuestros expertos te asesore, no dudes en contactar con nosotros. ¡Estamos deseando ayudarte!
