En un mundo tan cambiante y globalizado es cada vez más importante para las empresas la optimización y control del flujo de mercancías de inicio a fin. SAP responde a estas nuevas necesidades mejorando y ampliando su funcionalidad existente.

Por una parte, se tomaron las funcionalidades básicas del ERP de almacén (WM) y transportes (LE-TRA), se desarrollaron y ampliaron añadiendo nuevas funcionalidades, pasando a ser las soluciones stand-alone: EWM (Extended Warehouse Management) y TM (Transportation Management). Por otra parte, con la aparición de S4/HANA, en la versión 1610 se incluyó EWM en el core mientras que TM acaba de ser incluido en la última versión, la 1709. De esta forma, ambos productos pueden ser implementados bien en su modalidad descentralizada o bien incluida en el core de S4/HANA.

La integración entre los componentes EWM y TM permite optimizar y controlar de manera eficaz el flujo de mercancías durante toda la cadena logística: desde el proveedor hasta el punto de venta final pasando por el almacén. Esta integración puede llevarse a cabo a través del ERP o directamente entre ambos sistemas. Cada una de estas integraciones responde a unas necesidades de negocio diferentes.

Integración TM – EWM a través del ERP

Mediante este escenario se permite la integración de los movimientos de mercancía con la planificación de las actividades de almacenamiento y del transporte, de forma que los movimientos llevados a cabo en cualquiera de las actividades relacionadas con la expedición o recepción de la mercancía tienen reflejo en el resto de las actividades.

Este escenario es útil para las empresas (expedidores) que gestionan cada día un número elevado de recepciones o expediciones de mercancía, ya que evita que los diferentes departamentos involucrados tengan que pasarse la información a través de teléfono o email gracias a la integración directa de los movimientos en el sistema.

En el siguiente esquema podemos ver un ejemplo de cómo se gestionaría una expedición de mercancía en este escenario en el que estarían integrados los sistemas de TM y EWM con el ERP:

Cada vez que un usuario crea un documento de expedición de mercancía en el ERP se genera de forma automática una necesidad de transporte en TM que permite a este departamento comenzar el proceso de licitación o contratación del transporte que corresponda, así como buscar las rutas más optimizadas para el transporte. De la misma forma se genera una necesidad de expedición en EWM que permite comenzar las tareas de preparación de la mercancía, picking, packing, etc. en el almacén.

A partir de este punto, todas las actividades llevadas a cabo en el transporte tienen un reflejo en el almacén y viceversa. Por ejemplo, en caso de que el departamento de transporte decida dividir la mercancía a expedir en 2 camiones, esto se transfiere directamente al almacén para que puedan preparar la mercancía de forma acorde, por ejemplo, embalando la mercancía de forma separada.

Integración directa TM – EWM

Mediante este escenario de integración no solo se pueden planificar y ejecutar transportes sin necesidad de generar movimientos de mercancía, sino que también permite realizar otros procesos, como son, facturar por los servicios prestados en el almacén o gestionar almacenes de tránsito. Este escenario sólo se puede implementar con las versiones stand-alone de EWM y TM.

Es especialmente útil para operadores logísticos que se encargan de almacenar y preparar mercancía de terceros y planificar los transportes de éstos, ya que al no tener que crear movimientos de mercancía en el ERP se consigue que el proceso sea mucho más ágil para los usuarios.

Las funcionalidades más importantes que cubre este escenario de integración son las siguientes:

Planificación de transporte

En TM se pueden registrar directamente las necesidades de transporte de los clientes sin necesidad de documentos previos. Estas necesidades serán la base de la planificación de rutas, transportes necesarios, contratación de proveedores, etc.

Una vez planificados los transportes, estos se envían a EWM quien planifica y ejecuta las operaciones de almacén necesarias. Una vez finalizada, se envía de vuelta esta información a TM directamente para poder, entre otras cosas, emitir la documentación necesaria para el transporte que indica el contenido de este.

Facturación de almacén

Con esta funcionalidad se pueden proporcionar servicios de almacén y facturarlos periódicamente en base a los servicios prestados en un periodo determinado.

En este escenario, TM contiene los acuerdos y tarifas negociados con el cliente (tarifa por hueco/día, días libres, tarifa por m3, tarifa por palé, tarifa por repaletizado…) mientras que EWM contiene los volúmenes a facturar y los servicios proporcionados (repaletizado, adecuación de la mercancía, etc).  Periódicamente estos datos son enviados desde EWM a TM donde se calculan los importes a pagar por parte del cliente. Esta información se envía al ERP para generar la factura al cliente y la contabilidad asociada.

Almacenes de tránsito

Mediante esta funcionalidad, se puede controlar qué palets o contenedores se reciben y se expiden, pero esta mercancía no tiene como destino nuestras instalaciones. Recibimos la mercancía y la almacenamos hasta que es necesaria la siguiente etapa de transporte. En este caso no se realiza una gestión de stock ya que no se conoce qué materiales o cantidades hay dentro de cada unidad.

El proceso comienza en TM, quien planifica el transporte. Esta planificación se envía a EWM quien genera los movimientos de entrada o salida correspondientes, así como las unidades de manipulación (palets o contenedores).  Cada una de estas unidades contiene información relativa al expedidor, consignatario, si la mercancía está en depósito… Además, contienen una serie de atributos específicos, como son si la mercancía está dañada o hay necesidad de verificar la mercancía (para almacenes aduaneros).

Dentro de EWM se pueden llevar a cabo ciertos procesos como pueden ser el envío de la mercancía dañada a zonas específicas para su revisión o verificación de qué unidades de manipulación (palés, contenedores) tenemos y en base a ello notificar las que no se encuentran físicamente, así como las que se han encontrado.

El resultado de los procesos llevados a cabo en EWM se envía de vuelta a TM para poder continuar con la gestión del transporte.