Una logística farmacéutica optimizada es una de las razones por las que un proyecto puede ir encaminado al éxito empresarial, o por el contrario conducir al fracaso.
Por todos es sabido la importancia que se tiene en las empresas, en las industrias y más en concreto en el sector farmacéutico a la hora de realizar las compras, el control en la realización de los pedidos desde el origen de la necesidad.
Es fundamental llevar un control interno por parte de la empresa en la que los responsables correspondientes de diferentes departamentos, antes de que el administrativo realice la ejecución de que un pedido pase por un flujo de validaciones. De esta forma nos aseguramos de que esas peticiones tengan criterio y podamos controlar lo que se vaya comprando.
Lleva el control de tus materias primas con SAP MM
Para las industrias farmacéuticas, el poder llevar un control de las materias primas y de otros productos que se compran es de vital importancia en todos los niveles. Ya sea por la estricta regulación que deben seguir, el control y seguridad en los suministros farmacéuticos como en la presupuestación a nivel de costes.
SAP tiene una herramienta para llevar a cabo una correcta logística farmacéutica, y controlar estas validaciones de forma que cualquier solicitud de pedido no pueda llevarse a cabo sin pasar por un responsable validando la acción a realizar.
Dentro de SAP existe un módulo llamado SAP MM (Material Management), éste se encarga de gestionar y validar todos los flujos o procesos de compras que se realizan. También permite tener un registro y trazabilidad en el sistema para poder llevar la gestión de forma más controlada y eficiente.
Este módulo permite controlar contratos y precios sobre los proveedores, y también permite controlar mediante la integración con SAP QM que no se pueda realizar pedidos sin que los proveedores estén homologado de forma correcta.
¿Qué funcionalidad cumple SAP MM en la logística farmacéutica?
La funcionalidad de SAP MM permite un riguroso control en el proceso de solicitudes de pedidos y compras. Esto es especialmente relevante a nivel interno, ya que no implica un compromiso firme con el proveedor en esta etapa. Esta capacidad de control se lleva a cabo mediante un mecanismo conocido como «estrategias de liberación».
Las estrategias de liberación se aplican tanto a las solicitudes de pedido como a los pedidos de compra. Estas estrategias se definen a través de una serie de características y valores, que pueden ser uno o varios en su definición. Su propósito principal es asegurarse de que las solicitudes y pedidos sean aprobados antes de proceder con la ejecución.
- SAP MM es fundamental en la logística farmacéutica para controlar pedidos.
- Estrategias de liberación se definen con condiciones y niveles de aprobación.
- Hasta que se apruebe el nivel más alto, la solicitud no se ejecuta.
- «Mi Bandeja de Entrada» centraliza solicitudes para validación por responsables.
- Los responsables pueden aprobar o rechazar las solicitudes en esta aplicación.
Una vez definidas como se quieren realizar las estrategias de liberación, a través de una aplicación llamada mi bandeja de entrada, se centralizan todas las peticiones de solicitudes de pedido y pedidos a los diferentes responsables para que validen si se tiene que llevar a cabo o no. En esta app se podrá rechazar o aceptar entre otras opciones la petición de liberación.
Ejemplo de la app en la bandeja de entrada:
En la parte de la izquierda: vemos las diferentes solicitudes pendientes de procesar, si pinchas sobre una de las solicitudes en la parte de derecha obtienes la información de la solicitud.
⬆ En este ejemplo ⬆ vemos que se trata en una solicitud de pedido o pedido de compras se quede con el estatus de pendiente de autorizar, y de esta forma se puede ver quien realiza la petición, el departamento que lo solicita, a que proveedor se pide, el material, cantidad, precio, entre otros campos …
Configurar workflows en S4/HANA
SAP S/4HANA te permite configurar las estrategias de liberación de una forma más rápida y sencilla que por la forma tradicional en R3.
Estas apps de configurar los workflows para solicitud de pedido y pedido de compras permiten definir varios workflows de trabajo comprobando el orden en el cual se han definido. Esto garantiza que solamente se inicie un workflow de trabajo en el panel de definidos, incluso si varios de ellos tienen condiciones de inicio los cuales coincidan. A su vez estos permiten ser activados o desactivados, al igual que existe la posibilidad de crearlos por periodos de validez.
⬇ Por ejemplo ⬇,
1. Cuando autorizas o rechazas, tenemos la opción de poner un comentario para que en el pedido o solicitud quede reflejado, y tener una traza de ello.
2. Una vez lo autorizas o rechazas la solicitud se actualiza el panel de la izquierda desapareciendo la petición. Si la autorización tuviera varios niveles en esta misma app le llegaría por el workflow la petición al responsable del siguiente nivel para que realizara la aprobación correspondiente. Esta sería la manera de trabajar sucesivamente hasta llegar al nivel máximo de la aprobación.
3. Posteriormente te podrías poner en contacto con la persona que ha solicitado la petición para comunicarle la decisión tomada y de esa forma el empleado saber que pasos tiene que hacer.
En el pedido o solicitud puedes ver quien ha realizado la aprobación, cuando y también si hay algún tipo de comentario para tener en cuenta.
En definitiva, a través de las estrategias de liberación que ofrece SAP podemos llevar un control de aprobaciones en las peticiones y de esta forma luego no tener posibles sustos por solicitudes o pedidos que no deberían haberse realizado o en esas condiciones.
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