En el entorno globalizado de hoy en día, las empresas que forman parte de grupos empresariales a menudo se enfrentan al desafío de tener diferentes años fiscales en sus sociedades. Esta situación puede plantear complicaciones en la consolidación de información financiera y la gestión fiscal. SAP ofrece una solución a través del Ledger Paralelo, que permite tener sociedades FI con un año fiscal diferente y realizar una contabilización simultánea en múltiples ledgers. En este artículo, exploraremos cómo el Ledger Paralelo en SAP resuelve esta problemática, junto con los pasos a seguir para su implementación.
¿Qué es el Ledger paralelo?
Un ledger paralelo es una forma de llevar un registro de las transacciones financieras de una empresa o entidad utilizando un sistema adicional al ledger principal. Este ledger adicional puede ser utilizado para diversos propósitos, como el seguimiento de ciertos tipos de transacciones o la realización de cálculos específicos, sin afectar el ledger principal.
Cuando un grupo empresarial opera en diferentes países con sociedades FI con requerimientos legales de años fiscales distintos, se enfrenta a desafíos relacionados con la consolidación de información financiera y la gestión fiscal. El control de costes y análisis de rentabilidad también se puede ver afectada, ya que una sociedad FI no se puede asignar a una sociedad CO con un año fiscal diferente.
En este contexto, la solución del Ledger Paralelo en SAP puede ser de gran ayuda. Algunas características clave de esta solución son:
- Ledger Paralelo: la solución pasa por que todas las sociedades FI tengan la misma variante de ejercicio fiscal del grupo, para así poder asociar todas las sociedades FI a la sociedad CO. Además, en SAP, es posible configurar y activar un Ledger Paralelo con una variante de ejercicio diferente, asociándolo a la sociedad FI con el año fiscal diferente. Esto permite mantener la estructura financiera independiente y cumplir con los requisitos legales y fiscales de cada jurisdicción.
- Contabilización simultánea en múltiples ledgers: cuando se realiza una transacción contable en la sociedad con el año fiscal diferente, SAP automáticamente contabiliza la misma transacción en ambos ledgers: el ledger principal (con la variante de grupo) y el ledger paralelo (con la variante de ejercicio local). Cada ledger registra la transacción en el período correspondiente según el año fiscal asociado.
- Informes y análisis de cada ledger: el Ledger Paralelo en SAP permite generar informes financieros y realizar análisis detallados para cada ledger. Esto significa que es posible obtener informes específicos del ledger principal y del ledger paralelo, lo que facilita el seguimiento y análisis de los datos financieros en función del año fiscal asociado.
¿Cómo funciona?
Supongamos que un grupo de empresas global tiene tres filiales ubicadas en diferentes países: Filial A, Filial B y Filial C. Las dos primeras van con el mismo año fiscal, y la Filial C requiere de un año fiscal diferente: Filial A y B siguen el año fiscal calendario (enero a diciembre – K4), Filial C tiene un año fiscal del 1 de abril al 31 de marzo (V3). La sociedad CO va con el calendario de enero a diciembre (K4).
Para abordar esta situación utilizando SAP y su funcionalidad de Ledger Paralelo, se configurarían todas las sociedades (A, B y C) con la variante de ejercicio K4, y se activaria un Ledger Paralelo con la variante de ejercicio de Abril a Marzo (V3) y se asociaría este ledger a sociedad C.
De esta forma, las sociedades A, B y C tienen todas la variante de ejercicio K4 a nivel de sociedad, y eso nos permite asociar las 3 sociedades FI a la sociedad CO con variante de ejercicio K4.
Cuando se realizan transacciones contables en en la filial C, SAP automáticamente contabiliza esas transacciones en el ledger principal y en el ledger paralelo. Esto permite que cada contabilización, la podamos ver en el ledger principal en el periodo que toca dentro del año fiscal de enero a diciembre, y en el ledger paralelo dentro del periodo que toca dentro del año fiscal de abril a marzo.
Además, se pueden generar informes financieros específicos utilizando el ledger paralelo. Esto facilita la consolidación de la información financiera de todas las filiales, a pesar de tener años fiscales distintos, y permite una visión clara de la situación financiera de todo el grupo empresarial. Con esa funcionalidad de Ledger Paralelo, este grupo de empresas puede gestionar sus diferentes años fiscales, cumplir con los requisitos legales y fiscales de cada país, y consolidar la información financiera a nivel de grupo.
¿Cómo podríamos implementar el Ledger Paralelo en SAP?
Para ello deberíamos seguir los siguientes pasos:
- Es necesario configurar el Ledger Paralelo en SAP y asociarlo a la sociedad FI con el año fiscal diferente.
- Es necesario crear una variante de periodos contables específica para este ledger paralelo. Y eso es porque los periodos son diferentes en el ledger principal y en el paralelo.
- Tenemos que tener en cuenta que en las contabilizaciones se registraran en todos los ledgers. Si queremos tener la posibilidad de poder hacer contabilizaciones específicas de ajuste para un solo ledger, hay que crear clases de documentos y rangos específicos y configurarlos para que solo afecten al ledger que queramos.
- Contabilización simultánea: Al contabilizar transacciones en la sociedad FI con el año fiscal diferente, SAP automáticamente registrará la misma transacción en ambos ledgers, asegurando la coherencia de los datos.
- Generación de informes y análisis: podemos usar las herramientas de generación de informes en SAP para obtener informes específicos de cada ledger
El Ledger Paralelo en SAP ofrece una solución efectiva para gestionar sociedades FI con diferentes años fiscales dentro de un grupo empresarial. Al asociar una sociedad con el año fiscal diferente, realizar una contabilización simultánea en múltiples ledgers y generar informes específicos, las empresas pueden consolidar información financiera de manera eficiente, cumplir con los requisitos legales y fiscales, y tomar decisiones informadas basadas en datos precisos.
Autora: Elisabet Orriols, consultora SAP en Sothis.
