Tras la potenciación del teletrabajo a la que obligan las medidas de contención decretas por el Coronavirus y la decisión de empresas como Microsoft de abrir al público algunos de sus servicios, te ofrecemos las principales claves para sacar el máximo partido de Microsoft Teams

En los últimos días ha quedado demostrado que existe una necesidad de que nuestro puesto de trabajo sea digital para permitirnos teletrabajar. Por ello, Microsoft ha puesto a disposición de las empresas licencias de Microsoft Teams de forma gratuita con la finalidad de permitir que cualquier persona trabaje desde su casa y así todos contribuyamos a evitar la expansión del coronavirus.

Desde los distintos gobiernos se están estableciendo protocolos para evitar reuniones y eventos. Así como se pide que, en la medida de lo posible, la gente evite acudir a su centro de trabajo. Desde Sothis queremos recomendar el uso de aplicaciones tales como Microsoft Teams, y por ello vamos a resolver algunas dudas y daros unas pequeñas recomendaciones.

¿Microsoft Teams es gratuito?

Como dirían en la canción del anuncio de El Corte Inglés, “Sí lo es…, sí lo es….”. Microsoft Teams tiene una versión gratuita para que cualquier persona se pueda suscribir. Y lo mejor de todo es que no necesitas abrirte un nuevo correo electrónico que sea de Microsoft, ya que es capaz de asociarse a cualquier otro. Si es de Gmail, la asociación podría decirse que es transparente para el usuario, si es de otro tipo habrá que seguir unos pequeños pasos que se muestran a continuación para asociar ese correo a uno reconocido por Microsoft.
En primer lugar, nos suscribiremos a Microsoft Teams a través de este enlace. Una vez dentro, se nos pedirá la dirección de correo y contraseña. A continuación, si no es una cuenta de Microsoft o Gmail, nos solicitará unos datos más y listo. Ya podremos tener nuestra cuenta gratuita.

Como es de intuir, la versión gratuita tiene menos funcionalidades que las versiones incorporadas dentro de las licencias de Office 365, pero debido a la alerta generada por el covid-19, Microsoft ha puesto a disposición de las empresas licencias gratuitas durante 6 meses de Office 365 E1 que incorpora Teams con su funcionalidad al 100%.

¿Puedo trabajar con externos a mi organización?

Sí puedes, simplemente deberás invitarlos a los equipos de trabajo, pero para ello deberéis tener habilitado el acceso a invitados dentro del panel de administración. Si no tuvieran cuenta en Teams simplemente les pediría cumplimentar los mismos pasos que habéis visto arriba.

Permitir el acceso a invitados en Microsoft Teams

Adicionalmente a esto, deberemos revisar el acceso a externos ya que puede ser que tengamos dominios restringidos.

Permitir el acceso externo

¿Podemos trabajar en un único fichero?

También es posible. Con Microsoft Teams podremos abrir un documento varias personas a la vez para poder trabajar en él, igual que podremos agregar comentarios dentro del mismo mencionando a la persona a la que van dirigidos. Dentro del mismo documento se nos indicará donde está trabajando cada participante.

Colaboración en PowerPoint con comentarios.

Es más, Microsoft Teams es capaz de decirnos dónde se han producido los cambios si el documento lo tenemos compartido y nosotros no estábamos trabajando en él cuando se produjeron. Nos indicará donde, la fecha y quién los realizó.

Adicionalmente, se van a generar versiones de las modificaciones en los documentos, podremos revisar la versión anterior y si es un documento Word incluso compararlas.
Para colaborar, ¿tiene que ser con las aplicaciones online? Depende del tipo de licencia. Para la versión gratuita y la E1, que es la está ofreciendo Microsoft de forma gratuita, sí se deberá hacer con las aplicaciones online. Si quisierais hacerlo con las versiones de escritorio de estas mismas aplicaciones, simplemente deberéis tener una licencia superior. Aquí os dejamos la comparación de las licencias de Office 365.

¿Cómo me reúno ahora desde mi casa?

Esta funcionalidad solo está disponible en las licencias de Office 365, pero aquellos que habéis optado por la versión “freemium” siempre podéis hacer videollamadas.

  • Crear una reunión: Podremos hacerlo desde el propio calendario de Teams o desde el Outlook marcando que es una reunión de Teams. Si queréis hacer una reunión inmediata también tenéis la opción de “Reunirse ahora” dentro de Teams.
  •  Videollamada: Lo podemos hacer seleccionando al usuario y dándole al icono del teléfono y adicionalmente podremos agregar a más personas a la llamada.

Os aconsejamos si no queréis que se vea la estancia en la que estáis, utilicéis la opción de difuminar fondo.

Difuminar fondo en Microsoft Teams.
Difuminar fondo en Microsoft Teams.

¿Cómo me comunico con mis compañeros?

Disponemos de un chat para poder hablar con nuestros compañeros o incluso con externos y también podremos llamarles por videollamada.
Necesito mostrar mi escritorio, una presentación o ver el de otros ¿Es posible? Sí es posible. Para ello durante la videollamada o reunión tendremos un botón que nos permitirá mostrar nuestra pantalla o incluso solo una aplicación. Además, podremos ceder el control o solicitarlo.

 Botón para compartir escritorio.
Botón para compartir escritorio.

Dentro de las posibilidades que tenemos de compartir pantalla, existe también la de compartir una pizarra digital (Whiteboard) para poder dibujar durante la reunión y compartirlo con el resto de los participantes.

Compartir pizarra digital en Microsoft Teams.
Compartir pizarra digital en Microsoft Teams.

¿Puedo usar Microsoft Teams desde mi móvil o tablet?

Así es, lo podréis utilizar de la misma forma, incluso con alguna funcionalidad adicional. Además, te permitirá presentar diapositivas en PowerPoint que tengas almacenadas en tu nube. Es más, te sugerirá las que hayas estado trabajando recientemente.

Microsoft Teams en el móvil.

Con todo esto, esperamos que hayamos resuelto todas vuestras dudas y que podamos trabajar casi de la misma forma que si lo hiciéramos en la oficina para seguir impulsando nuestra economía y evitar a su vez la exposición de las personas a posibles contagios.
Desde Sothis seguiremos esforzándonos para poder ayudar a las empresas en la digitalización de sus puestos de trabajo de la mano de grandes fabricantes como Microsoft.