Aplicaciones, Comunicaciones y Sistemas

¿Qué aplicaciones nos ofrece Office 365?

Índice del contenido

Office 365 es la gran apuesta de Microsoft en el Cloud. Desde sus orígenes como una cuenta de correo en el Cloud hasta el momento actual en el que el catálogo de servicios incluido ha crecido y mejorado notablemente.
Microsoft siempre ha dicho que su idea es que se pueda trabajar con sus aplicaciones Cloud tal y como se trabaja en las aplicaciones on-premise, claro ejemplo de esto es OneNote que, en cada versión crecen las funcionalidades para alinearse con la versión incluida en la suite Office.

Si tenemos una cuenta Office 365 en nuestra empresa podemos ver que han ido apareciendo una serie de aplicaciones, algunas de ellas totalmente desconocidas para el usuario final, pero no por ello menos interesantes.
Hay que recalcar que todas estas aplicaciones también las tenemos disponibles en nuestros SmartPhones IOS, Android o Windows Phone y, por supuesto, desde un navegador.
A fecha de hoy podemos ver que dichas aplicaciones son las que vemos en la imagen

Pero, ¿Qué hace cada una de ellas?

Obviamente, a estas alturas explicar que es Correo, Word, Excel o PowerPoint no aporta nada.

OneNote cada vez se está haciendo más popular, yo mismo soy usuario des esta aplicación y, para mí, es la mejor para tomar notas por las grandes posibilidades que ofrece.

Pero, si entramos en otras como Sway, Teams o Delve la cosa cambia.

En este post voy a intentar aclarar estas dudas.

Lo primer que nos vamos a encontrar es que todas estas aplicaciones están relacionadas entre sí, por poner un ejemplo, al crear un proyecto en Planner podemos relacionarlo con un equipo creado en Teams y ver en nuestro calendario próximas reuniones o almacenar los archivos en nuestro OneDrive que relacionaremos con otros documentos usando Delve. Podemos decir que es una suite de colaboración para nuestra empresa.

Estas 4 aplicaciones son las opciones que estamos acostumbradas a usar en Outlook y aquí realizan las mismas funciones. Quiero resaltar el trabajo que se ha hecho para que su similitud con la versión de Outlook haga que no se necesite aprendizaje. Un punto importante del Calendario es que no aparecen únicamente los calendarios de nuestra organización si no podemos ver otros referentes a otras de las aplicaciones del Cloud como pueda ser Planner.

Una buena definición para esta aplicación es que es el área de trabajo social en Office 365.

Es una de las herramientas que usamos en nuestra empresa como red social propia en la que publicamos documentos, fotos, experiencias, etc. de la misma forma que lo haríamos en Facebook por ejemplo, pero únicamente dentro de nuestra organización. Permite la instalación de una pequeña aplicación para notificaciones en nuestro ordenador.

Es el gestor de proyectos integrado en Office 365.

Es una herramienta que nos permite organizar el trabajo en equipo pudiendo crear nuevos planes, organizar y asignar tareas, compartir archivos, chatear con las personas asignadas a este proyecto y obtener actualizaciones sobre el progreso del mismo. A esto hay que añadir unos Dashboards que nos permiten tener estadísticas del desarrollo de las mismas todo de forma muy visual y sencilla.

Un área de trabajo basada en chats.

Es también una herramienta de trabajo en equipo basado en un chat chats que permite a los equipos estar informados con la posibilidad de establecer chats privados. También permite iniciar reuniones por grupo e quipo tanto de video como voz usando Skype y trabajar con documentos de Office directamente desde esta plataforma.
Totalmente integrado con el resto de herramientas Office 365
Microsoft la creó pensando en competir con Slack.

Un Hub de Contenidos.

Es una nueva manera de buscar y descubrir el contenido de los documentos almacenados en el Office 365 de nuestra empresa. Ha de ser habilitado para los usuarios.

A través de los Delve Views que son únicos para cada usuario muestra la información sobre los contenidos que hemos almacenado, visto o modificado incluso archivos adjuntos del correo, publicaciones de Yammer o archivos subidos a Teams, tanto nuestros como de los equipos a los que pertenecemos.

Está basado en Office Graph el motor Big Data que se esconde debajo de Office 365. Para los que lo conozcan, tienen una interfaz parecida a Printerest

Presentaciones, informes, historias y mucho más.

No pretende sustituir a Power Point pero Sway permite crear y compartir historias, presentaciones, informes interactivos y muchas más cosas.
Con un motor de diseño muy avanzado y una gran cantidad de plantillas hacen más fácil el desarrollo de nuestros documentos con un aspecto perfecto.
Una vez hemos creado los Sway podemos compartirlo para que usuarios internos o externos puedan verlos en Internet sin suscribirse, iniciar sesión o descargar nada.

Automatización de tareas.

Para mí, es una de las aplicaciones más sorprendentes. Es una aplicación que permite la automatización de tareas a través de flujos tanto de aplicaciones de Office 365 como externas.
Su funcionamiento es sencillo, pero puede llegar a ser muchas más complejo si entramos en opciones avanzadas. Básicamente, partiendo de unos desencadenadores que cumplen unas condiciones podemos interactuar con otras aplicaciones.
Existen multitud de plantillas ya creadas y listas para usar, como ejemplo podemos automatizar que, si una determinada persona twitea algo en concreto que nos envíe un correo, un mensaje push a nuestro Smartphone o que lo publique automáticamente en el Yammer.
Contiene APIs personalizadas que nos permitirán crear flujos avanzados que funcionarán con cualquier aplicación HTML que soporte JSON y con soporte de autentificación compatible con OAuth 2.0

Desarrollo de aplicaciones.
PowerApps es un servicio que permite crear y usar aplicaciones empresariales que se conectarán a los datos existentes o utilizar externos utilizando los Common Data Service. Crear aplicaciones que funcionan en Navegadores y en Smartphones es una tarea sencilla con este servicio, todo ellos sin escribir código.
Como en otras aplicaciones de Office 365, existen multitud de plantillas ya pre compiladas aunque siempre podremos comenzar una nueva desde 0

 

Esta tienda nos permitirá añadir add-ons o aplicaciones de terceros a nuestros servicios de Office 365.
El catálogo crece día a día con lo que es interesante usar el buscador para encontrar alguna nueva necesidad que tengamos.

 

La forma ideal de compartir videos dentro de su organización. Pueden agruparse por canales y compartirlos con otros usuarios.
Su interfaz es muy intuitiva y fácil de usar.

 

Aplicaciones inteligentes de CRM y ERP.

Esta solución es de pago y permite el ir pudiendo añadir aplicaciones basadas en Dynamics a medida que se vayan necesitando, pueden ser combinadas entre ellas para mejorar su funcionabilidad.

En posteriores Posts iremos ampliando la información de cada una de ellas.

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