Un mercado globalizado, descentralizado y de operaciones a distancia obliga a las organizaciones a encontrar procesos de firma documental seguros, trazables y rápidos, esto también implica a la firma digital.
La firma de documentos es el procedimiento por el cual se reconoce como cierto, conforme y aprobado su contenido y se certifica a través de una grafía particular y personal que sirve para identificar a cada una de las partes implicadas. Hay muchos tipos diferentes de firmas documentales, desde las más simples hasta las que exigen del testimonio de un tercero independiente que dé fe del acto en el que se estampan.
Las organizaciones han utilizado siempre el procedimiento de la firma documental en sus operaciones, acuerdos y transacciones con clientes, partners, proveedores y trabajadores. Tradicionalmente se utilizaba la firma manuscrita y la organización designaba a las personas que tenían la condición de representantes y podían actuar en su nombre.
La llegada de internet ha sumado complejidad al entorno y con ella, al procedimiento de firma de documentos.
La globalización y la descentralización restan ventajas a la firma documental presencial, al despojarla de agilidad e inmediatez; el envío de documentos a través de plataformas digitales, como el correo, para su posterior impresión, firma, escaneo y reenvío, comprometen la seguridad de los documentos y complican su autenticación.
Reglamento de la UE: eIDAS
El Reglamento de la UE conocido como eIDAS, que regula la identificación electrónica y los servicios de confianza para transacciones electrónicas en el mercado único europeo, distingue entre:
- Firma electrónica simple: los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar. Una casilla marcada es una firma electrónica simple: sirve como muestra de conformidad, pero no para identificar de manera inequívoca a la persona que la ha realizado.
- Firma electrónica avanzada: es la firma electrónica que está vinculada al firmante de manera única y permite su identificación y, además, ha sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y está vinculada con los datos firmados de forma tal que cualquier modificación posterior de los mismos es detectable. Tiene un alto grado de seguridad y muy buena usabilidad. Un ejemplo sería la firma biométrica.
- Firma electrónica cualificada: es la firma electrónica avanzada creada mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. Tiene un alto grado de seguridad, pero el hecho de que vaya vinculada al hardware complica algo su usabilidad.
El término Firma Digital hace referencia, por lo general, a la firma electrónica avanzada y a la cualificada.
Beneficios de integrar la Firma Digital en la organización
Una solución de Firma Digital proporciona a la organización la capacidad de firmar cualquier documento con una firma electrónica avanzada o cualificada, dependiendo de las prestaciones de la herramienta. Al integrar la Firma Digital en su sistema operativo, la organización consigue:
- Agilidad: la firma de documentos se produce de forma fácil y rápida.
- Flexibilidad: posibilidad de firmas múltiples y de firmas desde dispositivos móviles, manteniéndose el flujo de trabajo.
- Usabilidad: la experiencia del firmante es óptima.
- Digitalización: contribuye a la conversión a un modelo de oficina sin papeles.
- Ahorro: de los costes materiales que lleva aparejada la firma presencial, de los de almacenamiento externo y de tiempo.
- Seguridad: los documentos no salen del sistema ni tienen que imprimirse para ser firmados y los procesos se protegen a través del cifrado.
- Trazabilidad: todas las operaciones de firma realizadas en el documento quedan registradas y pueden ser consultadas.
- Disponibilidad: el documento firmado queda almacenado de forma automática en el sistema corporativo, a disposición de las personas autorizadas en el lugar y momento que lo necesiten.
- Control: la organización administra los certificados y la capacidad de firma de cada una de las personas de la organización y supervisa en tiempo real qué documentos están siendo firmados, por quién y cómo.
- Integridad: los datos y la información del documento en el momento de la firma quedan vinculados a ella para garantizar la integridad del contenido firmado.
- Compliance: cumplimiento con lo establecido en el eIDAS para garantizar la vinculación legal de la firma.
Cómo integrar la Firma Digital cualificada en la organización
La Firma Digital se incorpora en el sistema corporativo a través de su integración en la herramienta de gestión de documentos. De esta forma, el gestor tiene almacenado el documento y, cuando es necesario que sea firmado lo pasa automáticamente a la herramienta de firma. Así comienza el proceso de firma: notificación, petición, realización y devolución al gestor de documentos, que lo almacena ya firmado.
Tanto si la firma solicitada es interna (a empleados) o externa (clientes, socios o proveedores), la solución de Firma Digital enviará una notificación, según el medio escogido, a la persona que debe realizarla para comunicárselo y adjuntándole el documento. Una vez revisado y firmado el documento, el empleado que ha iniciado el proceso, recibirá la notificación de que el proceso está realizado. En esta notificación estará el documento firmado adjunto, el cual quedará almacenado automáticamente en la herramienta de gestión de documentos.
La propuesta de Sothis: nebulaSIGN integrado en SharePoint
En Sothis entendemos la necesidad de restar complejidad a los negocios para ganar en agilidad y seguridad a través de soluciones como la implantación de la firma digital corporativa. Por ello, proponemos a nuestros clientes la implantación de la Firma Digital en sus negocios. ¿Cómo? Con la integración de la solución de firma digital nebulaSIGN en SharePoint, el gestor de documentos de Microsoft.
La solución de firma digital nebulaSIGN está diseñada de acuerdo con el reglamento eIDAS y cuenta con una amplia gama de firmas para permitir a las organizaciones utilizar firmas digitales legalmente vinculantes, protegidas por cifrado para una máxima confianza. Integrada en SharePoint habilita el enrutamiento del documento para su firma dentro del gestor y que su almacenamiento posterior en el mismo sea automático, sin alterar los flujos del trabajo.
