En el último mes ha habido un mayor uso de Microsoft Teams debido al aumento del teletrabajo. Esta herramienta ha venido para quedarse en las empresas, pero ¿cómo se está utilizando? ¿Lo estamos haciendo solo para comunicarnos internamente o también lo utilizamos con externos?

Microsoft Teams nos va a permitir colaborar también con usuarios que no pertenezcan a nuestra organización. Para que entendamos como funciona, vamos a resolver algunas dudas que nos han planteado.

¿Qué es un externo y qué es un invitado?

Un usuario externo es una persona que no pertenece a mi organización y que no estando en ella se comunica conmigo. Esto se hace a través de la federación de dominios de Microsoft Teams. Por defecto, dicha federación está abierta para todos los dominios, pero si añadimos dominios permitidos, bloqueamos a lo que no figuren en la lista y si añadimos dominios bloqueados, permitimos el resto menos lo que están en la lista.

Ilustración 1. Configuración de acceso externo
Ilustración 1. Configuración de acceso externo

Un usuario invitado es un usuario que sin ser de mi organización puede tener acceso a mis equipos de Teams o a documentos dentro de Office 365 para poder colaborar. Esta invitación generará un usuario dentro del directorio activo de nuestra organización. Para poder acceder a los documentos o los equipos, el usuario debe estar dentro de mi organización cambiándose desde el propio Teams.

Ilustración 2. Cambiar de organización.

 

 

 

 

¿Qué puede hacer con un usuario externo y con un usuario invitado?

En la siguiente tabla, podemos observar que un usuario considerado externo tiene menos funcionalidad que un usuario invitado, básicamente con un externo vamos a poder comunicarnos, crear reuniones, llamarle y chatear con él. Pero no nos va a permitir enviarle ficheros por el chat. Para eso, deberemos colaborar con él dentro de un equipo haciéndolo invitado a mi organización y él deberá entrar en nuestra organización para colaborar y ver esos ficheros.

Característica Usuarios de acceso externo Usuarios de acceso invitado
El usuario puede conversar con alguien en otra empresa
El usuario puede llamar a alguien en otra empresa
El usuario puede ver si una persona de otra empresa está disponible para una llamada o chat 1
El usuario puede buscar a usuarios en espacios empresariales externos 2 No
El usuario puede compartir archivos No
El usuario puede acceder a los recursos de Teams No
Se puede agregar un usuario a un chat grupal No
El usuario puede recibir una invitación a una reunión
Se pueden agregar usuarios adicionales a un chat con un usuario externo. No3 N/D
El usuario se identifica como una parte externa
Se muestra la presencia
Se muestra un mensaje de «fuera de la oficina» No
Se puede bloquear a un usuario individual No
Se admiten @menciones 4
Realizar llamadas privadas
Permitir vídeo IP
Modo de uso compartido de pantalla 4
Se permite Reunirse ahora No
Editar los mensajes enviados 4
Se pueden eliminar los mensajes enviados 4
Usar Giphy en la conversación 4
Usar memes en las conversaciones 4
Usar Adhesivos en las conversaciones 4

 

Tabla 1. Funcionalidad usuario externo vs invitado.

1 Si el usuario se ha agregado como invitado y ha iniciado sesión como invitado en el espacio empresarial del invitado.
2 Solo mediante la dirección de correo o el Protocolo de inicio de sesión (SIP)
3 El chat externo (federado) solo es 1:1.
4 Compatible con chat 1:1 entre dos usuarios de Teams solo de dos organizaciones diferentes.

¿Cómo puedo hablar con un usuario externo?

Para poder hablar con un externo, simplemente deberemos buscarlo en la barra de búsqueda de la parte superior o creando un nuevo chat con su correo electrónico completo.

Ilustración 3. Como buscar a un usuario externo

 

 Si el dominio no está permitido por alguna de las partes o por las dos, os indicará que las organizaciones no están configuradas para comunicarse entre sí. Eso quiere decir que deberemos agregar su dominio en nuestro panel de configuración y el otro participante también deberá tener permitido nuestro dominio en su organización.

Ilustración 4. Mensaje cuando no existe federación entre organizaciones.

¿Cómo está afectando el modo de coexistencia entre Skype empresarial y Microsoft Teams?

Para entender esto, debemos saber que hay organizaciones que están en solo Teams y otras que tienen la configuración como aplicaciones aisladas.

  • ¿Por qué hay organizaciones que están en solo Teams? Porque pueden haber actualizado ya a solo Teams, ya sea de forma desatendida por el propio Microsoft, porque han planificado el cambio o porque sus inquilinos tienen menos de 2 años. Las demás por defecto estarán en aplicaciones aisladas.
  • ¿Qué es la configuración aplicaciones aisladas y solo Teams? La configuración aplicaciones aisladas implica que para el sistema disponemos de dos aplicaciones distintas para comunicarnos, funcionan de forma totalmente independiente, Skype empresarial habla con Skype empresarial y Teams se comunica con Teams. En un modo aplicaciones aisladas, todos los mensajes y las llamadas de usuarios externos, se envían a través de Skype empresarial, aunque el usuario lo esté haciendo por Teams. Después de actualizar a modo solo Teams, todos los mensajes y las llamadas de fuera de la organización se envían a través de Microsoft Teams.

¿Cuál es la problemática que vemos hoy con el modo aplicaciones aisladas? Que en muchas organizaciones Skype empresarial ha pasado a estar en desuso y los usuarios no lo tienen abierto y, por tanto, aparecen como desconectados impidiendo que les lleguen las comunicaciones con externos.  Si ya no usamos Skype empresarial online, ¿Por qué no actualizamos a solo Teams? Al fin y al cabo Skype empresarial online tiene los días contados. Eso sí, debemos hacerlo de forma planificada y para ello nos ponemos a disposición de nuestros clientes para ayudarles en este cambio.