SAP Activate, la metodología SAP utilizada para llevar a cabo proyectos de transformación digital.
En este blog definimos este concepto, introducido ya en blogs anteriores, como en el reciente post sobre la revolución digital, y que consideramos fundamental dentro del proceso de transformación digital.
SAP Activate es una metodología para la implantación de proyectos de sistemas de información. Se considera una metodología agile en cuanto trabaja con prototipos de entrega rápida, tiene en cuenta los requisitos del usuario y su validación en cada prototipo.
¿Qué fases conforman la metodología SAP Activate?
Fase 1: prepare
En esta fase se inicia el proyecto, se forma tanto el equipo de trabajo del cliente (los key users) como el de consultoría (los consultores), se verifica la disponibilidad y entrega de los recursos necesarios (hardware, software, servicios cloud, etc) y los directores de proyecto realizan la planificación detallada del mismo .Una de las tareas más importantes de esta fase es identificar los componentes de ambos equipos y asegurarles los conocimientos y disponibilidad durante el proyecto.
Importante también es que los componentes del equipo del cliente, denominados key users, tenga la autonomía para definir o asegurar como van a ejecutarse los procesos empresariales de la compañía en la nueva herramienta.
El trabajo de planificación realizado en esta fase por los directores se muestra a los principales actores del proyecto en la reunión de lanzamiento o kick off del proyecto. En esta reunión es importante que participe la dirección de la compañía para enfatizar la importancia que tiene un proyecto de transformación digital en la compañía y la necesidad de implicarse el empleado en el proyecto para que se aun éxito.
Fase 2: explore
En esta fase se definen las necesidades del cliente y se propone solución a través de las posibilidades de la herramienta, bien con funcionalidad estándar o funcionalidad programada (a la funcionalidad ampliada sobre el estándar se denomina gap). Para realizar esta definición los consultores realizan demos del proceso y se identifica los escenarios de negocio estándar necesarios para cubrir las necesidades. Si hay escenarios que necesitan ampliaciones (deltas o gaps) se identifican, definen y estiman esfuerzos de consultoría para su implantación. De esta fase obtenemos la lista de procesos estándar a implantar, las ampliaciones que se tiene que realizar (Listado de GAPS).
Fase 3: realize
Es la fase más extensa del proyecto. Se realizan tanto tareas propias de realización o construcción de la solución, como puede ser la configuración de los procesos, la creación de interfases, migración y carga de datos, instalación de la solución, o tareas con el usuario final bien de validación de la solución a través de los procesos o de formación en el manejo de la solución.
En esta fase se realiza la implantación iterativa de los procesos, cada iteración supone un clásico sprint en las metodologías ágiles, y se llevan a cabo validaciones de los procesos por parte de los usuarios finales.
Una vez cada uno de los procesos están validados, se validan de forma interrelacionada en el denominado “Test de Integración”. Es interesante previo a la realización del test de integración haber realizado una carga de datos reales con el objetivo de que este test se realice con los datos lo más fidedignos posible.
Fase 4: deploy
En esta fase se realizan tres tareas fundamentales. La formación a los usuarios finales, las cargas de datos final y el plan de corte.
Formación a los usuarios finales
La formación a usuarios finales debe promover la independencia y autosuficiencia del usuario cuando se arranca el sistema y empieza a utilizarlo. Buenas prácticas en esta fase del proyecto son:
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- Realizar la formación sobre un sistema con datos cargados lo mas fidedignos a los datos finales. Esto hace que el usuario final se encuentre más identificado y familiarizado con el nuevo sistema.
- La formación a los usuarios finales la realicen los propios super usuarios o key users del proyecto que son trabajadores de la compañía. Con esta acción se pretende que el conocimiento sobre la solución este mas interiorizado en la compañía a través del conocimiento e implicación de los key users y además que los key users sirvan de ejemplo de implicación y motivación al resto de empleados (son compañeros) en el aprendizaje y uso de la nueva solución.
- Que exista un sistema de formación disponible al usuario final donde realizar prácticas con el sistema una vez recibida la formación y durante los primeros meses del arranque del proyecto. Esto permite al usuario final revisar dudas que le puedan surgir durante la formación o incluso tras haber arrancado probar algún proceso en el sistema de formación para repasar conocimientos y asegurarse hacerlo bien en productivo. Con esto el usuario final gana seguridad en el desempeño de su trabajo.
Cargas de datos final
En cuanto a las cargas de datos definitivas, como su nombre indica son las definitivas, no las iniciales, ni de testeo.
Tenemos que llegar a la fase de despliegue con los deberes hechos en la fase de realización y tener las cargas bien probadas y los datos depurados para hacer la carga final.
Es responsabilidad de la empresa extraer los datos de sus actuales sistemas. Para cargar datos en el nuevo sistema, los consultores proporcionan herramientas para la carga y es labor de la empresa comprobar que los datos sean coherentes técnicamente y validos a nivel de negocio.
Plan de corte en SAP Activate
Y por último el plan de corte, seguramente la tarea mas compleja de analizar, planificar y ejecutar. El plan de corte consiste en analizar cómo se tiene que hacer el paso de dejar de trabajar en el sistema origen y empezar a trabajar en el sistema destino. Aquí se tienen que identificar que datos se tienen que pasar de un sistema a otro y el orden según las dependencias entre ellos. Se deben tener en cuenta las interfases de entrada de datos.
Impulsa la transformación digital de tu empresa con SAP Activate
Hemos descrito brevemente la metodología, sus fases, pasos y componentes. Reseñar la importancia durante el proceso de transformación digital de utilizar esta metodología en el día a día puesto es una buena forma de medir el trabajo que estamos haciendo y en que punto se encuentra.
Antes de empezar con un proceso de transformación digital recomendamos realizar un diagnóstico de la situación de partida, en el cual profundizaremos en próximos blogs.
