“A comunicação está a mudar e com isso as aplicações que utilizamos nas organizações”

Este verão, a Microsoft surpreendeu-nos com a notícia que alguns de nós esperávamos, o fim da Skype for Business Online. A Microsoft revelou-nos que esta aplicação tão conhecida e integrada em quase todas as empresas que estão no ecossistema Microsoft deixa-nos a 31 de julho de 2021.

Além disso, a partir de 1 de setembro de 2019, todos os novos clientes do Office 365 incorporarão como aplicação a Microsoft Teams e já não será possível ativar a Skype for Business Online.

Até ao momento temos tido duas situações, a daqueles clientes do Office 365 com mais de 2 anos que ao incorporarem a Microsoft Teams de forma automática, fizeram-no com a Skype for Business Online em modo aplicações isoladas, por isso, muitos dos utilizadores têm 2 aplicações diferentes para comunicar dentro da empresa, a Skype for business Online e a Microsoft Teams. A outra circunstância refere-se àqueles clientes do Office 365 com menos de dois anos, que têm configurado apenas a Microsoft Teams como aplicação por defeito, tendo a opção de utilizar a Skype for business Online enquanto concluem a sua transição para a Microsoft Teams.

Com esta nova atualização, a Microsoft está a dizer-nos que é preciso começar a Adotar a Microsoft Teams como ferramenta de comunicação e colaboração das organizações.

E como fazer face a isso? Pois tal como afirma Marc Vidal “o que realmente precisa é de compreender que o mundo está a mudar”. Se olharmos para trás, já não nos comunicamos da mesma forma que há 10 anos. Quando vemos todas as formas que incorpora e incorporará a Microsoft en Teams colocamos a questão: que será do Outlook dentro de alguns anos? Esta resposta tem de ser dada pela Microsoft, mas é evidente que não será utilizado como se tem feito até agora.

E segundo o que relata Marc Vidal no artigo “Tecnologia, pessoas e as 8 chaves da Transformação Digital” devemos manter o contacto com a tecnologia ao passo que vai mudando a cultura da empresa, ou seja, na nossa área de competência, devemos experimentar a Microsoft Teams nos processos de adoção da ferramenta e a organização deve começar a compreender como trabalhar em colaboração com as ferramentas colocadas à nossa disposição pela Microsoft.

Além disso, segundo um estudo realizado pela Forrester (The Total EconomicImpact™Of Microsoft Teams) a colaboração com a Microsoft Teams implica uma economia para as empresas.

De acordo com as diretrizes do fabricante, os projetos das suas ferramentas devem utilizar duas disciplinas complementares, a gestão de projetos e a gestão da mudança.

A gestão do projeto focada sobre o planeamento da aplicação e a implementação técnica e a gestão da mudança focada nas atividades exigidas para a preparação da organização e do seu pessoal face à mudança, facilitando-lhes a transição da forma antiga de trabalhar para a nova.

Normalmente, focamo-nos mais na implantação e deixamos a interação do utilizador para o fim.

Ilustração 1. Aproximação comum nos projetos de novas aplicações.

No entanto, de acordo com a Microsoft, a abordagem ideal é adotar a aplicação em paralelo com a implementação tal como é mostrado na ilustração 2.

Ilustração 2. Abordagem ideal nos projetos de novas aplicações.

E como fazemos isso? A partir da Sothis acompanhamos as empresas neste processo de transformação e mudança. Somos especialistas em tecnologia, na sua funcionalidade e nos processos de gestão e mudança necessários para a adoção adequada da mesma, o que garante tanto o sucesso como a satisfação dos seus funcionários.

Propomos a adoção da Microsoft Teams, identificando em primeiro lugar os fatores-chave do sucesso: as partes interessadas do projeto, casos de utilização, a sensibilização e as capacidades do utilizador.

Ilustração 3. Os 4 fatores-chave do sucesso dos projetos de adoção.

Posteriormente, realizamos as três fases que descrevemos de forma geral a seguir:

  • Uma fase inicial, que nos permite compreender o contento da organização, definir a amplitude e os objetivos da mudança, identificar aos promotores da mudança e definir as políticas de utilização da ferramenta.
  • Uma segunda fase, que consiste em experimentar junto de grupos controlados de utilizadores que irão colaborar na transição para a nova forma de trabalhar.
  • Uma última fase, onde iremos medir resultados, ouvir os funcionários de modo a implementarmos as ações corretivas necessárias e dar continuidade à aplicação dentro da organização.

Com tudo o que foi apresentado, só me resta afirmar que é evidente que a evolução da Microsoft obriga-nos a mudar, mas há que o fazer de forma adequada e centrada no utilizador. Só assim poderemos garantir o sucesso da mudança e desfrutar das vantagens das soluções em nuvem baseadas na eficiência da colaboração.