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OpenText VIM. Los beneficios de digitalizar las cuentas a pagar de tu empresa

Paco Hernandis
Índice del contenido

En estos últimos años, hemos podido comprobar como la disrupción tecnológica ha provocado la aparición de herramientas que muchas compañías han incorporado y que han revolucionado la actividad empresarial.

Hoy hablaremos de aquellas herramientas qué tienen como propósito la automatización del proceso de contabilización y pago de las facturas. Tanto financieras como logísticas, convirtiéndolas en herramientas con mayor funcionalidad, más fiables, escalables y más económicas.

En los distintos proyectos que hemos abordado, utilizando la herramienta de OpenText VIM (Vendor Invoice Management)  para SAP S4HANA  a nuestros clientes les surgen dudas sobre:

  • Qué beneficios aportan estas herramientas a la empresa.
  • Qué cantidad de horas va a reducir el personal de administración en actividades como la revisión de facturas y albaranes para comprobar que son correctas. 
Nueva llamada a la acción

Los beneficios de implantar OpenText VIM (Vendor Invoice Management)

Como beneficios que aporta a la empresa automatizar el proceso de cuentas a pagar claras enumeramos:

  1. Identificación del gasto a tiempo. Esto permite, en caso de errores en la factura u albarán, servicio o producto recibido, actuar lo antes posible y solucionarlo con el proveedor, minimizando el impacto en los procesos la empresa.
  2. Mayor control en el proceso de aceptación del gasto y su liberalización para el pago. Esto permite dentro de nuestra organización que los responsables de recibir esta factura y validarla tengan conocimiento casi de forma inmediata cuando se procesa, la puedan revisar dentro del sistema junto con otra información de su interés y tomar mayor conciencia del gasto y del pago que permita buscar una eficiencia del mismo.
  3. Mayor control de la tesorería. En lo que respecta a tener identificado el gasto con el pago y así establecer el proceso de pago en base a las aprobaciones del gasto.

  4. Capacidad de relacionar de forma automática el gasto en un presupuesto y llevar el control analítico, al mismo tiempo que contabilizamos la factura. Reducimos el tiempo dedicado por el controller a cuadrar los gastos y damos a los responsables del presupuesto la información del presupuesto comprometido casi en tiempo real.
  5. Centralización de la información. A través de un portal, desponemos de la información de la factura recibida, su estado dentro de nuestra organización y saber cuándo se va a producir el pago. Esto elimina las llamadas a nuestro departamento de administración para preguntar sobre el pago de facturas y damos mayor transparencia a nuestros proveedores.
Nueva llamada a la acción

¿Qué impacto va a tener en tu compañía la digitalización?

Como hemos comentado anteriormente, el personal de administración reducirá notablemente el número de a la cantidad de horas empleadas en determinadas tareas. Ahora, podremos dedicar el tiempo a tareas de más valor:

  1. Análisis del proceso: identificar indicadores sobre las facturas y albaranes recibidos, medirlos y extraer conclusiones que permitan incorporar una optimización de procesos.
  2. Comparar entre proveedores: Seleccionar aquellos que nos permitan mejorar nuestros procesos administrativos (ser más eficientes y eficaces significa dedicar menos recursos humanos a chequear la información de las facturas)
Nueva llamada a la acción

Además, nuestros proveedores también se ven beneficiados:

  1. Necesitan disponer de menos tiempo para asegurarse que hemos recibido correctamente su factura y les damos mayor visibilidad del cobro de dicha factura. Con esto mejora su confianza hacia nosotros y su tesorería gana en En caso de problemas en su factura, estas herramientas pueden ayuda a identificarlos y a solucionarlos.
  2. Si el proceso de identificación del gasto, pago y cobro está libre de fallos y se tienen los indicadores de errores y tiempos definidos y medidos, se pueden compartir con el proveedor y buscar descuento por cumplimiento de acuerdos de tiempos de pago por nuestra parte.

En definitiva, la transformación digital del proceso de cuentas a pagar a través de estas herramientas nos permiten tener un mayor control sobre nuestros proveedores, mejorar nuestra actividad y servicios, y buscar nuevas sinergias.

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