Soluciones y consultoría, Tecnología

OpenText VIM. Los beneficios de digitalizar las cuentas a pagar de tu empresa

Índice del contenido

En estos últimos años, hemos podido comprobar como la disrupción tecnológica ha provocado la aparición de herramientas que muchas compañías han incorporado y que han revolucionado la actividad empresarial.

Hoy hablaremos de aquellas herramientas qué tienen como propósito la automatización del proceso de contabilización y pago de las facturas. Tanto financieras como logísticas, convirtiéndolas en herramientas con mayor funcionalidad, más fiables, escalables y más económicas.

En los distintos proyectos que hemos abordado, utilizando la herramienta de OpenText VIM (Vendor Invoice Management)  para SAP S4HANA  a nuestros clientes les surgen dudas sobre:

  • Qué beneficios aportan estas herramientas a la empresa.
  • Qué cantidad de horas va a reducir el personal de administración en actividades como la revisión de facturas y albaranes para comprobar que son correctas. 
Nueva llamada a la acción

Los beneficios de implantar OpenText VIM (Vendor Invoice Management)

Como beneficios que aporta a la empresa automatizar el proceso de cuentas a pagar claras enumeramos:

  1. Identificación del gasto a tiempo. Esto permite, en caso de errores en la factura u albarán, servicio o producto recibido, actuar lo antes posible y solucionarlo con el proveedor, minimizando el impacto en los procesos la empresa.
  2. Mayor control en el proceso de aceptación del gasto y su liberalización para el pago. Esto permite dentro de nuestra organización que los responsables de recibir esta factura y validarla tengan conocimiento casi de forma inmediata cuando se procesa, la puedan revisar dentro del sistema junto con otra información de su interés y tomar mayor conciencia del gasto y del pago que permita buscar una eficiencia del mismo.
  3. Mayor control de la tesorería. En lo que respecta a tener identificado el gasto con el pago y así establecer el proceso de pago en base a las aprobaciones del gasto.

  4. Capacidad de relacionar de forma automática el gasto en un presupuesto y llevar el control analítico, al mismo tiempo que contabilizamos la factura. Reducimos el tiempo dedicado por el controller a cuadrar los gastos y damos a los responsables del presupuesto la información del presupuesto comprometido casi en tiempo real.
  5. Centralización de la información. A través de un portal, desponemos de la información de la factura recibida, su estado dentro de nuestra organización y saber cuándo se va a producir el pago. Esto elimina las llamadas a nuestro departamento de administración para preguntar sobre el pago de facturas y damos mayor transparencia a nuestros proveedores.
Nueva llamada a la acción

¿Qué impacto va a tener en tu compañía la digitalización?

Como hemos comentado anteriormente, el personal de administración reducirá notablemente el número de a la cantidad de horas empleadas en determinadas tareas. Ahora, podremos dedicar el tiempo a tareas de más valor:

  1. Análisis del proceso: identificar indicadores sobre las facturas y albaranes recibidos, medirlos y extraer conclusiones que permitan incorporar una optimización de procesos.
  2. Comparar entre proveedores: Seleccionar aquellos que nos permitan mejorar nuestros procesos administrativos (ser más eficientes y eficaces significa dedicar menos recursos humanos a chequear la información de las facturas)
Nueva llamada a la acción

Además, nuestros proveedores también se ven beneficiados:

  1. Necesitan disponer de menos tiempo para asegurarse que hemos recibido correctamente su factura y les damos mayor visibilidad del cobro de dicha factura. Con esto mejora su confianza hacia nosotros y su tesorería gana en En caso de problemas en su factura, estas herramientas pueden ayuda a identificarlos y a solucionarlos.
  2. Si el proceso de identificación del gasto, pago y cobro está libre de fallos y se tienen los indicadores de errores y tiempos definidos y medidos, se pueden compartir con el proveedor y buscar descuento por cumplimiento de acuerdos de tiempos de pago por nuestra parte.

En definitiva, la transformación digital del proceso de cuentas a pagar a través de estas herramientas nos permiten tener un mayor control sobre nuestros proveedores, mejorar nuestra actividad y servicios, y buscar nuevas sinergias.

New call-to-action
Comparte

No es sólo un blog

Noticias y avances sobre
tecnología

La migración a un entorno cloud del sistema...
Con la IA y el IoT convirtiéndose en...
Dentro del sector alimentario es fundamental seguir unos...
Durante el proceso de ejecución del transporte marítimo,...
Para muchas empresas, la selección y subcontratación de...

¡Gracias!

Tu formulario se ha enviado correctamente-