En estos últimos años, hemos podido comprobar como la disrupción tecnológica ha provocado la aparición de herramientas que muchas compañías han incorporado y que han revolucionado la actividad empresarial.
Hoy hablaremos de aquellas herramientas qué tienen como propósito la automatización del proceso de contabilización y pago de las facturas. Tanto financieras como logísticas, convirtiéndolas en herramientas con mayor funcionalidad, más fiables, escalables y más económicas.
En los distintos proyectos que hemos abordado, utilizando la herramienta de OpenText VIM (Vendor Invoice Management) para SAP S4HANA a nuestros clientes les surgen dudas sobre:
- Qué beneficios aportan estas herramientas a la empresa.
- Qué cantidad de horas va a reducir el personal de administración en actividades como la revisión de facturas y albaranes para comprobar que son correctas.
Los beneficios de implantar OpenText VIM (Vendor Invoice Management)
Como beneficios que aporta a la empresa automatizar el proceso de cuentas a pagar claras enumeramos:
- Identificación del gasto a tiempo. Esto permite, en caso de errores en la factura u albarán, servicio o producto recibido, actuar lo antes posible y solucionarlo con el proveedor, minimizando el impacto en los procesos la empresa.
- Mayor control en el proceso de aceptación del gasto y su liberalización para el pago. Esto permite dentro de nuestra organización que los responsables de recibir esta factura y validarla tengan conocimiento casi de forma inmediata cuando se procesa, la puedan revisar dentro del sistema junto con otra información de su interés y tomar mayor conciencia del gasto y del pago que permita buscar una eficiencia del mismo.
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Mayor control de la tesorería. En lo que respecta a tener identificado el gasto con el pago y así establecer el proceso de pago en base a las aprobaciones del gasto.
- Capacidad de relacionar de forma automática el gasto en un presupuesto y llevar el control analítico, al mismo tiempo que contabilizamos la factura. Reducimos el tiempo dedicado por el controller a cuadrar los gastos y damos a los responsables del presupuesto la información del presupuesto comprometido casi en tiempo real.
- Centralización de la información. A través de un portal, desponemos de la información de la factura recibida, su estado dentro de nuestra organización y saber cuándo se va a producir el pago. Esto elimina las llamadas a nuestro departamento de administración para preguntar sobre el pago de facturas y damos mayor transparencia a nuestros proveedores.
¿Qué impacto va a tener en tu compañía la digitalización?
Como hemos comentado anteriormente, el personal de administración reducirá notablemente el número de a la cantidad de horas empleadas en determinadas tareas. Ahora, podremos dedicar el tiempo a tareas de más valor:
- Análisis del proceso: identificar indicadores sobre las facturas y albaranes recibidos, medirlos y extraer conclusiones que permitan incorporar una optimización de procesos.
- Comparar entre proveedores: Seleccionar aquellos que nos permitan mejorar nuestros procesos administrativos (ser más eficientes y eficaces significa dedicar menos recursos humanos a chequear la información de las facturas)
Además, nuestros proveedores también se ven beneficiados:
- Necesitan disponer de menos tiempo para asegurarse que hemos recibido correctamente su factura y les damos mayor visibilidad del cobro de dicha factura. Con esto mejora su confianza hacia nosotros y su tesorería gana en En caso de problemas en su factura, estas herramientas pueden ayuda a identificarlos y a solucionarlos.
- Si el proceso de identificación del gasto, pago y cobro está libre de fallos y se tienen los indicadores de errores y tiempos definidos y medidos, se pueden compartir con el proveedor y buscar descuento por cumplimiento de acuerdos de tiempos de pago por nuestra parte.
En definitiva, la transformación digital del proceso de cuentas a pagar a través de estas herramientas nos permiten tener un mayor control sobre nuestros proveedores, mejorar nuestra actividad y servicios, y buscar nuevas sinergias.
