¿Seguro que solo se trata de mostrar datos? ¿Sabemos expresar lo que cuentan?

Actualmente,  los datos inundan nuestro día a día en prácticamente todos los aspectos de nuestra vida y por supuesto tambien a nivel empresarial, donde cada vez más la importancia de saber gestionar esta fuente ingente de datos y obtener beneficios es vital, como comentaba mi compañero Antonio Andrés Ruiz en su excelente artículo ¿Estamos exprimiendo nuestros datos?

Ahora bien, en este contexto, en el que tenemos las estrategias para exprimir los datos, tenemos las herramientas con las que obtener la información y los indicadores que nos den esa ventaja competitiva en nuestro entorno… ¿Sabemos comunicarlos? Sabemos impactar en la audiencia que va usar el resultado de todo ese análisis? ¿Conseguimos que influyan en la toma de decisiones o que comprendan las tendencias e indicadores que les mostramos?

En un enfoque más clásico, el punto final de este proceso culminaría en un informe, un reporte que indicara, una vez procesados, los indicadores (KPIs) con los que tomar el mejor rumbo en nuestro negocio, adelantar a la competencia o encontrar la razón por la que no somos competitivos.

La evolución de este tipo de informes, que es lo que predomina en Business Intelligence (BI), son los cuadros de mando (Dashboards es la herramienta de visualización más popular), es más casi en el 100% de los proyectos de BI se pide un cuadro de mando. Estos paneles son colecciones de componentes visuales (como gráficos o tablas) en una sola vista, que permite a los analistas explorar sus datos y rápidamente ver diferentes aspectos de conjuntos de datos complejos. Sin embargo, en estas simples colecciones de visualizaciones cuyas representaciones no pueden ser interpretadas por audiencias no entrenadas; hacen significativo que requieran una interpretación y explicación.

Siempre digo que un proyecto de BI es como un iceberg, gran parte del trabajo no se ve. Pero no por ello debemos olvidarnos de la parte visible, esa parte que del iceberg que vemos resplandeciente y, ¿por qué no darle eses colores azulados que se quedan en las retinas de quien los ve por primera vez?

Esos matices son los que se comunican, los que perduran.

¿Cómo podemos mejorar las herramientas de análisis visual de BI con capacidades narrativas?  ¿Estas capacidades son efectivas para comunicar historias de análisis a otros?

¿Por qué contar historias?

Las historias conmueven a las personas Informan al oyente e inspiran acción. Las historias de datos elevan las métricas clave, los diagramas de barras y los diagramas de dispersión a mensajes persuasivos y efectivos que son difíciles de ignorar.

En palabras de Steve Jobs:

“La persona más poderosa del mundo es el narrador. El narrador establece la visión, los valores y la agenda de toda una generación que está por venir “.

Los resultados que encontramos en nuestros datos pueden parecer obvias y obvias para quienes los manejan, pero ¿qué pasa con tu audiencia? La narración de datos puede ayudarnos a cerrar esa brecha y guiar a nuestra audiencia a través de la lógica analítica. Contar historias con nuestros datos no siempre es lo más fácil de hacer. El concepto hasta ahora era que se necesita un experto en análisis, no en escritura creativa, ¿verdad? Bueno, la industria está cambiando. Y para tener un impacto en nuestra organización, contar historias se está convirtiendo rápidamente en una habilidad analítica requerida.

Requerimientos básicos de todo proyecto de narración de datos o Storytelling

Todo proyecto de BI Storytelling debe tener los siguientes requerimientos básicos para dotarlo con capacidades de narración de historias. Veamos cuales son y como Microsoft Power BI es la herramienta de referencia en el para abordar este tipo de proyecto:

  • Transición fluida:  Las herramientas de análisis utilizadas para explorar datos y crear visualizaciones son diferentes que las herramientas de creación de narraciones. Exportar visualizaciones desde el primero al segundo para crear una historia de BI cuesta tiempo y esfuerzo, y limita la posibilidad de incrustación de metadatos o anotaciones creadas durante el análisis. Para garantizar que los creadores lo hagan se requiere de una forma fluida e integrada la transición de su análisis y metadatos asociados al entorno de narración. Microsoft Power BI nos brinda un entorno único que facilita la fluidez y minimiza el tiempo y esfuerzo requerido
  • Integración: Para contar sus historias, los creadores de BI necesitan herramientas que combinen todos los materiales utilizado actualmente en la creación de su historia: informes de BI, visualizaciones interactivas, formas para indicar la estructura de la historia, destacando las capacidades, la presentación de la historia en secuencia, y explicaciones textuales o de audio. Microsoft Power BI se integra por ejemplo en Microsoft PowerPoint, podemos incrustar audio o video en el servicio web o en Desktop.
  • Ayudas visuales narrativas.: Los creadores de narraciones necesitan agregar expresiones de enfoque para dibujar atención a datos de visualización específicos, como resaltar, colorear, anotar y zoom. Microsoft Power BI nos brinda una personalización completa tanto de figuras, fondo, temas de colores, fuentes de texto etc.
  • Visualizaciones interactivas:  Las visualizaciones en narraciones compartidos a menudo no son interactivas cuando se lee fuera de la organización. Una herramienta para contar historias debería tener completamente visualizaciones interactivas, aunque la forma en que los lectores interactúan con los datos debe estar limitado. Desde el control de seguridad por fila, hasta el control que paginas ve cada usuario que tiene compartido los informes son todas características incorporadas en Microsoft Power BI.
  • Plantillas adecuadas de BI Story: Las narraciones  de BI tienen una estructura específica no necesariamente compartido por otras narrativas de historias como presentaciones como PowerPoint.

  • Reutilizar:  Aunque los informes y los datos de BI cambian de análisis a análisis, a menudo la estructura subyacente de las historias de BI sigue siendo la misma. Por lo tanto, es importante poder reutilizar fácilmente la estructura de las historias creadas dentro de la herramienta, tanto para historias de evolución datos e historias futuras similares. Microsoft Power BI nos permite crear plantillas para poder ser reutilizadas en futuros proyectos.
  • La reproducción debe ser opcional: Los lectores deben contar con una representación estática de toda la historia para obtener una visión general y explorarla a su propio ritmo, así como reproducción guiada para ayudarlos a seguir rutas de análisis que no son fáciles de descubrir y comprender los puntos importantes según el creador.

Conclusión

En el entorno y momento actual, dotar a nuestros procesos de herramientas de análisis eficaces y de informes que muestren  los resultados de dicho análisis de manera que se adapte a la audiencia y usuarios a los que va dirigido es esencial.

Por ello contar con un equipo multidisciplinar y con las herramientas adecuadas se hace del todo indispensable. En este sentido Microsoft Power BI, que lidera desde hace once años el cuadrante Gartner del sector, es quizá la mejor herramienta actual para el desarrollo de este tipo de proyectos.

Así que, una vez exprimidos los datos, ¿les ayudamos a comunicar lo que nos dicen?

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Ingeniero de Aplicaciones de Negocio en la UNE CSI. Mi experiencia laboral está orientada principalmente en la consultoría ERP y en la implementación de proyectos de BI. La tecnología y aplicaciones de Microsoft me apasionan, sobre todo lo relacionado con Azure, Modern Workplace etc. Además, un enganchado al running