El reto en el sector sanitario del siglo XXI es aunar la automatización de procesos y la humanización de la práctica médica para conseguir un sistema realmente eficaz, que sea certero en la prevención, el diagnóstico y el tratamiento, y, a la vez, cercano en la atención. Un sistema bautizado como Medicina 5P: personalizada, predictiva, preventiva, participativa y poblacional.
El camino hacia la Medicina 5P pasa, forzosamente, por la transformación digital del sector sanitario y, especialmente, por la implantación de las HCE, la historia clínica electrónica en el sistema.
Nuestro ordenamiento jurídico, en la ley 41/2002, define la historia clínica como «el conjunto de documentos que contienen los datos, valoraciones e informaciones de cualquier índole sobre la situación y la evolución clínica de un paciente a lo largo del proceso asistencial». Cuando ese conjunto de documentos pasa a gestionarse y almacenarse a través de la tecnología, se obtiene la historia clínica electrónica (HCE).
Beneficios de la historia clínica electrónica para el sistema sanitario
Implantar la historia clínica electrónica es un paso imprescindible para la transformación tecnológica del sector sanitario y para la construcción del modelo de Medicina 5P, constituyendo este punto el beneficio general para el sistema sanitario.
Beneficios más específicos y directos son:
Beneficios para el personal sanitario:
- Todos los profesionales ven y enriquecen la misma historia clínica, evitándose el fraccionamiento tanto entre la asistencia primaria y la especializada, como entre distintos servicios de un mismo centro.
- Accesibilidad de la información: en cualquier momento y en segundos, la información sobre la salud de un determinado paciente está al alcance del profesional sanitario que la necesite.
- Eliminación de los errores en las transcripciones manuales y de los errores de interpretación de las mismas: la comprensión del texto es inmediata.
- Incorporación de sistemas de apoyo como protocolos, algoritmos…, que sirven de apoyo a la decisión clínica.
Beneficios para los procesos de trabajo:
- Seguridad en el almacenamiento y mantenimiento de la información.
- Eficiencia: cuando la información está centralizada se evitan duplicidades en procesos como las solicitudes de pruebas.
- Reducción de tiempos y costes, lo que permite que con los mismos recursos se pueda llegar a un número mayor de pacientes.
- Comunicación fluida, ya que al ser accesible y compartida la información de la HCE, se potencia la conversación entre los distintos profesionales implicados en un proceso.
- Medición: la HCE permite tener de forma ágil indicadores para estudios y estadísticas.
- Unificación de procesos asistenciales: se trabaja con procesos estandarizados que permiten una mayor eficiencia y la optimización de recursos.
- Beneficios para el paciente:
- Atención más eficiente, personalizada, directa y segura.
- Unificación de todos sus datos clínicos.
Dificultades para la implantación de la historia clínica electrónica
Un cambio tan profundo como es la implantación de un sistema electrónico de historias clínicas requiere la total implicación de todos los profesionales que trabajan con la historia clínica y una comunicación fluida entre ellos durante todo el proceso, porque no es una transformación sencilla que pueda llevarse a cabo de cualquier forma.
Las principales dificultades para la implantación de la HCE son:
- El factor humano: la resistencia al cambio provocada por la incomodidad y la inseguridad de trabajar con un sistema nuevo, además del sobreesfuerzo de aprendizaje en medio de rutinas laborables diarias ya saturadas.
- Conocimiento en las personas frente a conocimiento en la organización: es frecuente que el conocimiento sobre la organización de un departamento, servicio o proceso asistencial completo lo tengan solo unas cuantas personas del hospital o centro, lo que provoca que los procesos no estén documentados o, de estarlos, la información haya quedado obsoleta. Esto supone una barrera a la hora de implantar una transformación en el sistema, ya que condiciona la comunicación fluida y provoca que los cambios sean más costosos y complejos de abordar.
- Gran ecosistema de aplicaciones y falta de gestión del dato: diferentes aplicaciones (rayos, laboratorio, monitores de tomas de constantes…) que no están integradas, cada una con su propio esquema de datos, lo que conduce a que la información esté en algunos casos replicada, en otros incompleta y siga ciclos de vida diferentes. Esto supone un esfuerzo extra y sobrecostes a la hora de abordar proyectos de gran magnitud e impacto como es la implantación de la HCE.
El sistema Sothis para la implantación de la HCE
Para sortear la resistencia al cambio por parte de las personas implicadas en la implantación de la HCE, Sothis trabaja en equipo a través de grupos de trabajo formados por el personal sanitario y nuestros consultores. Nos aseguramos de conocer el flujo de trabajo actual y habitual para establecer su correspondencia en la herramienta, haciendo partícipes en el proceso a los profesionales sanitarios desde el principio. Se llevan a cabo cuestionarios online, reuniones periódicas y demos sobre los circuitos específicos en el sistema para disminuir la resistencia. Además, se planifica en conjunto la mejor estrategia de formación y arranque para cada centro, y se proporciona apoyo presencial durante los primeros días de la puesta en marcha hasta que las dos partes, profesionales y consultores, deciden que ya se ha alcanzado la plena autonomía. Una vez finalizado el arranque, se realizan encuestas de satisfacción de las diferentes etapas del proceso que sirven como directrices para la mejora continua del servicio.
Para racionalizar la documentación de los procesos, los consultores de Sothis trabajan en la captura y organización del conocimiento recopilado en las distintas fases de trabajo, transformándolo en un activo intelectual que beneficia a la organización y que puede ser compartido a través de flujos de trabajo, fichas rápidas o guías FAQ sobre cuestiones técnicas, entre otros métodos.
Por último, Sothis aporta al proceso a sus profesionales especializados en el gobierno del dato para unificar su gestión y ciclo de vida y evitar la pérdida de información.
Implantar la HCE es el primer paso para la transformación tecnológica de la atención sanitaria y el cambio hacia el modelo de la Medicina 5P, pero hay otros más. Para conocer más a fondo en qué consiste este modelo, cuáles son los pasos restantes y el papel de la tecnología en el cambio, puedes descargar el dossier que hemos redactado en Sothis, La transformación digital del sector sanitario y el modelo Medicina 5P.
