Job profile builder

¿Qué es Job Profile Builder (o JPB)? Una herramienta de SAP SuccessFactors que les va a permitir definir en el sistema:

• Familias y funciones.
• Estado de empleo.
• Educación.
• Preguntas de entrevista.
• Responsabilidad del puesto.
• Requisitos físicos.
• Sector pertinente.

Toda esta información la vamos a poder explotar para formar lo que se conoce como perfiles de puesto, que van a poder ser usados en algunos de los módulos de la suite de SuccessFactors.

Estos perfiles de puesto no son más que una agrupación de habilidades comunes, responsabilidades, habilidades requeridas, competencias, educación… basados en roles establecidos dentro de familias y funciones.

¿Qué beneficios aporta job profile builder?

Veamos los beneficios que podemos aportar mediante el mantenimiento de un buen catálogo de contenido en el sistema.

Tendremos categorizados y regulados los puestos de trabajo de nuestra empresa, como bien puedan ser las competencias asignadas a cada uno de estos puestos, niveles de estudios requeridos, requerimientos físicos en caso de que el puesto lo requiera…

Por otro lado, aporta un enorme beneficio al resto de módulos, consiguiendo que el dato único fluctúe, mejorando nuestro proceso empresarial. Aquí tenemos recogidos algunos de los beneficios qué aporta a cada módulo:

• Performance Management: Asignación automática de las competencias de puesto tipo en los formularios de desempeño.
• Recruiting: Podemos rellenar de manera automática la descripción de un puesto de trabajo que estamos publicando en una solicitud de puesto.
• Employee Central: Asociación directa con las posiciones en la gestión de posiciones.
• Succession Management: La gestión de sucesores podrá estar basada en la nota obtenida en la evaluación de competencias.
• Career Development: Las competencias estarán incluidas en la hoja de trabajo de carrera y en las trayectorias de carrera que muestran la progresión del trabajo.
• LMS: Asignar contenido de formación según el trabajo.

¿Qué son familias y funciones?

Antes de avanzar en materia para JPB, vamos a explicar qué son familias y funciones en SuccessFactors.

Una familia es el elemento principal que vamos a utilizar para agrupar funciones de trabajo relacionadas. La manera más extendida de utilizar estas familias es a partir de amplias categorías, como puedan ser niveles o departamentos (RRHH, ventas, …).

Por otro lado, las funciones describen diferentes tipos de trabajos que comparten un conjunto de habilidades en común. Estos incluyen una descripción del trabajo y un conjunto de competencias requeridas para un trabajo concreto. Cada familia puede tener múltiples funciones, como gerente de ventas, vicepresidente regional, etc.

Cada empleado tiene asignado un código de puesto (como parte de la definición de los datos del empleado en Employee Central) que se utiliza para vincular al empleado a un puesto de trabajo. Estos elementos están conectados entre sí para crear una estructura jerárquica conceptual. Los tres niveles son fijos, sin embargo, pueden usarse para representar cualquier estructura que tenga más sentido para su organización.

El ejemplo anterior normalmente lo utilizaría una empresa de tamaño mediano a grande en la que la familia de puestos representa un departamento específico. Para una organización pequeña, puede tener una sola familia de puestos que represente a toda la empresa y luego usar la función de puesto para representar los niveles dentro de la organización, como los funcionarios, los gerentes de nivel medio y los miembros del equipo. Finalmente, el código de puesto se puede utilizar para identificar cada puesto único. Con estos tres niveles, hay mucha flexibilidad que le permite reflejar de cerca su estructura organizacional.

Plantillas de perfil de puesto

Las plantillas de perfil de puesto personalizables (con funciones de edición de texto enriquecido RTE) son fáciles de usar, y le permiten crear una apariencia coherente para los perfiles de puesto en todas las familias de trabajo.

Puede elegir tener una plantilla de perfil de puesto para todas las funciones dentro de su organización o usar diferentes plantillas por función. Por ejemplo, una organización de fabricación puede querer usar una plantilla de trabajo para todo el personal de la planta y otra para todo el personal administrativo, debido a los requisitos de cumplimiento.

Las plantillas de perfiles de puesto se pueden conectar a una o varias familias de trabajos.

Veamos cómo crear estas plantillas de perfil de puesto.

Perfil de puesto

¿Qué es un perfil de puesto? Un perfil de puesto contiene todos los elementos que pueden definir una plantilla de perfil de puesto (o mejor dicho, un trabajo o un puesto en su empresa).

Un perfil de puesto se puede asociar a una función o a una función y un puesto y es entonces cuando es un perfil de puesto basado en Función o Posición, respectivamente.

Como administrador, puede crear sus perfiles de puesto en el sistema o hacer que otros roles participen en la creación de los perfiles donde también existe un flujo de trabajo de aprobación.

Creación de perfiles de puesto

Cuando haya asociado a su familia con una plantilla de perfil de puesto, ahora puede crear su perfil de puesto.

Requisitos previos:

• El contenido de su perfil de puesto está creado.
• Ha creado su plantilla de perfil de puesto.

Hay dos formas de crear su perfil de puesto:

• Usar la herramienta Gestionar perfiles de puesto como administrador, sin flujo de trabajo.
• Cree perfiles de puesto usando la opción Perfiles de puesto usando Perfil de personas.

Consejos para crear perfiles de puesto en job profile builder

Esta tabla describe algunos problemas que ve en JPB, incluido el motivo por el que ve el ícono de exclamación que aparecerá cuando algo no está funcionando correctamente.

Creación de contenido mediante el proceso de importación y exportación

Puede realizar la creación masiva de contenido de perfil de puesto importando sus datos utilizando un archivo .csv. Su archivo .csv se descarga como una plantilla por tipo de contenido de perfil de puesto mediante el proceso de exportación. Puede completar su plantilla .csv con datos antes de iniciar el proceso de importación.

Creación masiva de contenido de perfil de puesto

Puede utilizar «Gestionar importación/exportación de contenido de perfil de puesto» para crear contenido de perfil de puesto.
 
Para una importación exitosa, debe poder hacer lo siguiente:

• Exporte los datos del tipo de contenido de su perfil de puesto actual.
• Descargue la plantilla para el tipo de contenido de su perfil de puesto.
• Realice el proceso de importación.
• Verifique su exportación o importación de datos.

Acerca de las exportaciones en job profile builder

Antes de que pueda utilizar el proceso de importación para crear o mapear el contenido del perfil, es bueno que se familiarice primero con el proceso de exportación. Hay dos tipos de exportaciones:

• Solo plantilla.
• Plantilla con datos existentes.

Creación de contenido nuevo versus asignación de contenido de perfil de puesto mediante el proceso de importación

Cuando crea una familia, o una función, se genera un GUID único. Aspectos importantes para tener en cuenta sobre las diferencias entre la creación de contenido nuevo y el mapeo del contenido del perfil de puesto mediante el proceso de importación:

• Para contenido nuevo, todo, o el código externo GUID deben estar vacíos en el archivo .csv que planea usar.
• Para el contenido del perfil de puesto de Mapeo, los códigos externos GUID deben estar presentes en su archivo .csv que importe. Consulte la tabla para obtener una
  lista del contenido del perfil de puesto que requiere GUID asociado o códigos externos.

Puede recuperar la información de GUID o códigos externos de estas fuentes:

• Vea el GUID del tipo de contenido de su perfil de puesto en la columna GUID en la página Administrar contenido del perfil de puesto.
• Utilice la opción Rellenar la plantilla de descarga con datos existentes o Exportar datos para descargar datos para el tipo de datos de contenido de su perfil de puesto.

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