Todos aquellos que trabajéis o hayáis trabajado sabéis que gestionar un departamento de mantenimiento se trata de una labor que implica estar pendiente de infinidad de aspectos de forma simultánea. La clave para hacer frente al día a día se resume en una sola palabra: la organización.
Hemos elaborado esta pequeña guía que comprende los pasos que has de dar para que la gestión de tu departamento de mantenimiento reciba una estrella Michelin ¡Vamos a ello!
¿Con qué activos cuenta mi empresa?
Imagina que quieres ponerte a cocinar, ¿qué es lo primero que necesitamos conocer?. Exacto, los ingredientes de los que dispones. En el caso que nos atañe, deberemos comenzar por saber qué activos tiene nuestra empresa.
Debemos tener en cuenta tanto los recursos humanos como los técnicos. Así como las acciones que realizan, en qué tiempo se hacen y las limitaciones de las mismas.
A su vez, es indispensable ordenar estos activos según su relevancia para las actividades que desarrollemos y sus características más relevantes. Atendiendo en especial a aspectos como el estado o el deterioro de los equipos.
Se tiene que hacer un seguimiento continuo de los activos para que toda esta información esté actualizada. Igualmente cualquier aspecto que pueda ser determinante, como el tiempo de reparación de un equipo o el número de paradas de las máquinas por año.
Organizar la información para gestionar un departamento de mantenimiento
Como hemos dicho al principio de este artículo, la organización es la clave. No solo debemos contar con la información pertinente, además tenemos disponer de un buen sistema estructurado que nos permita acceder a esta de forma eficiente, un inventario contable y operativo que actualice la información en tiempo real.
Se puede realizar de forma manual, aunque requiere a la larga de un mayor gasto de recursos y, por tanto, se pierde eficiencia. Recomendamos herramientas como los softwares de gestión empresarial que simplifican y agilizan enormemente esta tarea.
Diseñar un plan de mantenimiento
Antes de meternos en materia con el plan de mantenimiento, conviene tener presente que nos enfrentaremos principalmente a dos tipos de mantenimiento en nuestro departamento: el mantenimiento preventivo y el correctivo.
- Mantenimiento preventivo: consiste en anticiparse, en asegurarse de que todo funcione correctamente, en evitar en la medida de lo posible los fallos y las averías. Esta tarea, si se realiza correctamente, nos proporcionará una gran reducción de los costes.
- Mantenimiento correctivo: se trata de resolver las averías y los fallos una vez que se han producido. Si no aplicamos correctamente el mantenimiento preventivo, deberemos aplicar este con mayor frecuencia, lo que producirá un aumento considerable de los costes.
No obstante, es necesario pese a que el mantenimiento preventivo se aplique y esté correctamente implantado, ya que no podemos vaticinar el 100% de los fallos y averías.
El plan de mantenimiento consta de un conjunto de estrategias que deberemos implantar basándonos en factores como los costes o el tiempo invertido. El preventivo siempre tiene que ser nuestra primera opción, aunque no existe una fórmula única, puesto que depende de cada empresa y el equipo que estemos supervisando.
Por ejemplo, en algunas ocasiones, el coste del mantenimiento preventivo de algunos equipos no principales supera el coste de un mantenimiento correctivo programado.
La digitalización y automatización
Se trata de un proceso que ha de implantarse paulatinamente y que, cada vez más, está pasando de suponer una ventaja competitiva a ser una necesidad para responder a las exigencias del mercado. Por tanto, su implantación en la gestión es de vital importancia.
La digitalización nos permite superar los límites de las capacidades humanas, ser más rápidos y eficientes y esto cobra relevancia en departamentos de mantenimiento en los cuales el tiempo es uno de nuestros recursos más valiosos.
Tenemos que tener en cuenta muchos factores y mucha información que recopilar y analizar cada día. Podemos lograr optimizar nuestros procesos gracias a la automatización, la cual reduce el tiempo invertido en reunir la información necesaria para llevar a cabo nuestra actividad.
Las nuevas tecnologías nos brindan la oportunidad de dar un paso más allá en la gestión de nuestro departamento. Vivimos en la era del Big Data y esta ha puesto de manifiesto la importancia de la recopilación y análisis de los datos como una de las formas más efectivas de mejorar la toma de decisiones y la rentabilidad de cualquier compañía.
Disponer de un buen sistema de análisis y gestión de datos permite hacer un análisis predictivo con mayor exactitud, lo que se traduce en un mantenimiento preventivo más eficiente, además de disponer de información de gran utilidad de forma sencilla como la relación entre la causa y la parte de la máquina que se suele dañar o por qué se producen determinadas averías.
Innovación para gestionar un departamento de mantenimiento
La innovación es algo que está en boca de todos como una parte esencial del progreso de cualquier actividad. Pero, ¿qué es la innovación? El profesor de negocios y gran filósofo de la administración Peter F. Drucker dijo en una ocasión: Innovar es encontrar nuevos o mejorados usos a los recursos de que ya disponemos.”
Y de eso precisamente se trata, de aprender y mejorar. No solo podemos optimizar nuestra actividad implantando nuevos procesos, sino también mejorando los ya existentes. Recopilamos información no solo con el objetivo de anticiparnos a la avería de una máquina, también para determinar, por ejemplo, con qué fabricante se produce con más frecuencia y así escoger mejor la próxima vez.
Conclusión
Ya dispones de la receta para gestionar tu departamento de alimentación con sus ingredientes y modo de preparación. Pon el foco, en primer lugar, en conocer bien tus activos y ordenar la información de tal manera que luego sea fácil y cómodo acceder a ella y que esta te aporte valor.
El plan de mantenimiento debe ser confeccionado según las características particulares de tu empresa. Recuerda a su vez que la tecnología es una mano amiga que nos ayudará a optimizar y mejorar la eficiencia de cualquier proceso y que los activos de los que ya disponemos siempre tienen margen de mejora.
