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Gestión eficaz de un departamento de compras: las claves

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Prácticamente todas las empresas a día de hoy cuentan con un departamento de compras que trabaja diariamente como una parte fundamental de la empresa. Concretamente se centran en la actividad que está relacionada con la venta, ya sea de materiales o productos físicos.

No obstante, cada empresa es diferente y no todas tienen la misma estructura. Asimismo, existen muchas diferencias de enfoque que han hecho que el departamento de compras no esté tan reconocido como otros departamentos.

Puede que en ciertas ocasiones te encuentres con alguien que lo confunda con el departamento de marketing de la empresa o con el de gestión financiera y de contabilidad. Por eso hoy vamos a conocer la gestión de un departamento de compras y cuáles son sus funciones básicas dentro de una entidad.

¿Qué es la gestión de compras? ¿Cómo afecta a tu empresa?

Primero debes saber que el departamento de compras es el responsable de las necesidades de abastecimiento que requiere una empresa. Esto quiere decir que el departamento de compras es el área de la empresa que, junto a todos los empleados que la forman, se hace cargo de las compras de materias primas o productos terminados.

En cualquier caso, es necesario garantizar que la gestión de compras se lleve a cabo con éxito. Y para ello, se planea teniendo presentes los objetivos de la entidad, siempre satisfaciendo las expectativas de los clientes y realizando una previa elección correcta de proveedores.

Además de realizar las acciones bajo unas condiciones de rentabilidad y calidad necesarias. La gestión de compras forma parte de un plan a largo plazo con el proveedor, con el objetivo de asegurar la alineación.

¿Cómo surge el departamento de compras?

Aparece debido a la necesidad de la empresa de optimizar la actividad de abastecimiento. Al fin y al cabo, en una entidad todo cuenta, y cada mejora dentro de la misma siempre es bienvenida. Gracias al departamento de compras podrás tener un mayor control en tu cadena de suministro.

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¿Cuáles son las funciones del departamento de compras?

Aunque te sorprenda, el departamento de compras es un área independiente del resto, tiene unas funciones muy definidas dentro de la empresa. Para poder conocer verdaderamente la importancia que tiene este departamento dentro de una entidad, vamos a especificar cuáles son sus funciones principales:

Valorar los precios de los proveedores

Aparte de obtener las materias primas necesarias y mantener una relación con los proveedores de la entidad, un departamento de compras también es responsable de evaluar los precios de las materias primas que adquirimos, para fabricar nuestros productos con los mejores materiales primarios. Teniendo en cuenta sus condiciones y elementos añadidos en los insumos.

Aprovisionamiento de materias primas y materiales

Esto quiere decir que el departamento de compras es el encargado de comprobar que los materiales empleados en el proceso de producción son los adecuados y son los que se necesitan en ese momento. Deben estar pendientes de lo necesario en cada fase de la planificación de la producción. Pero, además, deben llevar un control de todas las existencias que se encuentran en las instalaciones o en los diferentes puntos de venta de la empresa.

Administración de productos y contabilidad en la gestión de compras

Como hemos nombrado anteriormente, el departamento de compras fácilmente lo pueden confundir con el de contabilidad, y es cierto que se tratan de dos áreas independientes pero que trabajan mano a mano para que todo salga a pedir de boca. Dado que el departamento de compras se ocupa de cumplir con los plazos de entrega que se han estipulado con el cliente, es normal que trabajen junto al departamento de administración y contabilidad para tener un mayor control sobre el movimiento de los productos y, por supuesto, de los beneficios.

Cumplimiento de protocolos

En todas las empresas, el departamento de compras debe encontrarse dentro de un marco corporativo. En otras palabras, debe seguir un protocolo que les guíe en la compra de materias primas y en la distribución de productos terminados en los diferentes puntos de venta. Y todos los profesionales dentro del departamento de compras deben verificar que se cumple dicho protocolo, con la finalidad de garantizar la calidad en todos los procesos de la entidad.

También es común que puedas confundir las funciones que desempeña un encargado de compras y uno de suministro y logística. Debes saber que el primero es responsable de todo lo que sucede desde la línea de producción hacia arriba, mientras que el director de logística se preocupa de todo lo que sucede desde la línea de distribución hacia abajo.

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¿Por qué es importante la gestión de compras?

Como has podido ver, las diferentes funciones que desempeña un departamento de compras son cruciales dentro de una empresa. Gracias a ellas podrás tener una mayor gestión y control de inventario, así como un ajuste optimo en los precios que trabajas con los proveedores y la relación con los mismos.

Para poder mejorar la gestión de compras dentro de una empresa, existen diferentes tecnologías que pueden ayudarte. A día de hoy hay softwares de gestión de empresas, que gracias a la inteligencia artificial y el aprendizaje predictivo te ayudarán a agilizar todo el proceso de compra. Al automatizar los procesos tendrás a tu alcance mejores opciones de productos y servicios, y todo en tiempo real.

La finalidad de estos softwares es guiar a los profesionales al cargo en el proceso de compra. Aportándoles información relevante para poder realizar un gasto inteligente con una asistencia personalizada en cada paso que realicen en la gestión de compras. Algunas de las ventajas que ofrecen estas tecnologías son la posibilidad de poder generar una base de datos de productos, con proveedores, precios y muchos más datos de interés con los que poder evitar cuellos de botella que afecten a la producción.

Conclusión para una buena gestión de compras

Tener una buena gestión de compras es esencial dentro de una empresa. Y para poder optimizar dicha gestión es fundamental contar una un departamento de compras, el cual se encarga de diversas funciones que son necesarias para cumplir con una gestión óptima. Mantener una buena relación con nuestros proveedores es crucial para continuar con ellos en un plan orientado a largo plazo.

Con una buena gestión de compras, es decir con la correcta adquisición de materias o bienes, nos aseguramos el correcto funcionamiento de nuestro proceso productivo dentro de la empresa. Como ves, el departamento de compras tiene su papel dentro de una entidad, y aunque muchas veces no tenga tanta visibilidad y no se le reconozca como un departamento independiente, lo es, y cumple con unas responsabilidades fundamentales.

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