En las diferentes implantaciones de SAP BPC 11.1 (Consolidación) que hemos realizado hay un tema recurrente que en muchos casos, sobre todo cuando la organización es muy grande, se suele solucionar de una manera pongamos “poco ortodoxa”. Hablamos de las diferencias que surgen de las operaciones entre distintas sociedades (o áreas de negocio) que componen el Grupo Consolidable. Dichas operaciones se efectúan en lo que denominamos moneda de transacción; es decir, desde una sociedad en España puedo facturar en dólares a una Sociedad de EEUU aunque luego contabilicemos la operación en euros.
En este momento es casi seguro que el tipo de cambio que apliquemos en España va a ser diferente al que apliquen en la sociedad de EEUU por lo que el cuadre se debe efectuar en la moneda de transacción (y no en la moneda ya convertida). Que si la moneda de mi país es distinta a la tuya, que si el tipo de cambio que aplico es distinto al tuyo, que si no me ha llegado la factura, etc. Todo esto son situaciones reales que ocurren y que se agravan cuanto más grande y compleja es la irganización.
La solución, o mejor dicho, las soluciones que BPC 11.1 da a este “problema” son distintas y complementarias dependiendo de dónde se esté implantando y todas ellas pasan por cargar el dato en moneda de transacción desde nuestro ERP de forma automática.
Intercompany
Pongamos por ejemplo que nos encontramos con una Organización de 50 Sociedades implantadas en diferentes países (con distintas monedas) y con numerosas operaciones entre ellas; operaciones de tipo compra venta de materiales, contratación de servicios, préstamos Intercompany…
Cuando la organización empieza a tener una estructura considerable (como puede ser este caso) hemos observado que al analizar las diferencias Intercompany tanto en valor como en número, el 80% del valor se corregiría arreglando el 20% del número de diferencias encontradas…Pues bien, BPC 11.1 nos da una solución para arreglar tanto ese 20% del número de diferencias como también para arreglar el 80% restante.
Por un lado, BPC 11.1 nos entrega una serie de informes automáticos (ver imagen) en los que podremos visualizar claramente en qué partidas se están produciendo las diferencias (siempre en Moneda de Transacción). Entre qué dos Sociedades del Grupo está ocurriendo y en qué moneda de Transacción se produce el descuadre. De esta forma podremos rápidamente realizar los asientos necesarios en moneda de transacción en la Sociedad que toque para que las operaciones cuadren.
Por otro lado BPC 11.1, para aquellas diferencias “pequeñas” en valor pero muy numerosas, nos da la posibilidad de establecer una ”regla de negocio” que hará que las diferencias finales se ajusten de forma automática dando la razón al vendedor, o al comprador, o al de mayor importe, o…..
En todo momento BPC 11.1 da la posibilidad de que cada Sociedad pueda “ver” lo que el resto tiene contabilizado con ella evitando de esta forma llamadas, envíos de extractos, emails, reuniones, discusiones, etc… Como sé lo que yo tengo contabilizado de ellas y veo lo que ellas tienen contabilizado conmigo rápidamente puedo ver y realizar en su caso los ajustes necesarios.
En ambos casos BPC 11.1 permite realizar dichos cuadres “saltándose” las autorizaciones predefinidas con lo que conseguiremos agilizar enormemente este largo y delicado proceso.
