Las nuevas tecnologías ofrecen una gran variedad de oportunidades y aplicaciones para mejorar y optimizar todos los negocios, independientemente de si se trata de grandes multinacionales o pequeñas y medianas empresas.
Los sistemas ERP son una de estas herramientas digitales que permiten a las empresas gestionar sus negocios con mayor facilidad, coherencia y eficacia.
¿Quieres saberlo todo sobre los ERPs y cómo elegir el que mejor se ajuste a tu empresa? No dejes de leer, te lo contamos a continuación.
Qué es un ERP
En la actualidad, las empresas manejan una cantidad de datos ingente. Incluso las empresas de menor tamaño tienen que lidiar con más datos de los que puede procesar una única persona, razón por la que la transformación digital es tan importante.
Para ayudar a gestionar todos esos datos y poder utilizarlos en la toma de decisiones empresariales, surgen los sistemas ERP.
ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning, que se traduce al español como Planificación de Recursos de Empresas. En otras palabras, un ERP es un sistema de gestión empresarial.
De forma resumida, un ERP centraliza todas las actividades empresariales y permite automatizar casi cualquier proceso, evitando redundancias y ahorrando tiempo y recursos en todos los departamentos.
Origen del sistema ERP
Aunque pueda sonar a tecnología punta, lo cierto es que el concepto de emplear tecnología para la gestión de empresas empezó a surgir ya en la década de los 50. Por supuesto, en esa época, automatizar cualquier sistema no era un proceso que cualquiera se pudiera permitir y tampoco podía hacerse rápidamente. Hubo que esperar hasta los 70 para que los precursores del ERP aparecieran por primera vez.
Finalmente, en los años 90, con la democratización de la tecnología y los ordenadores, surgieron los primeros ERP y estas herramientas han ido evolucionando y mejorando hasta convertirse en los potentes aliados de la digitalización que son ahora.
Cómo funciona un ERP
Como hemos mencionado en un apartado anterior, el objetivo de un sistema ERP es facilitar la automatización e integración de las actividades empresariales. Esta centralización conlleva una serie de beneficios que detallaremos más adelante.
Un sistema ERP consiste en una herramienta digital constituida por diferentes módulos, cada uno de los cuales se adapta a las diferentes áreas de una compañía: Recursos Humanos, Marketing, Contabilidad, etc.
Estos módulos ofrecen herramientas específicas para cada departamento que automatizan las tareas más repetitivas y reiteradas en el tiempo, recogen y analizan datos para obtener información y facilitan la comunicación entre departamentos.
Un ERP también cuenta con herramientas comunes a toda la empresa
Si todavía no ha quedado del todo claro, quizá sea más visual empleando un ejemplo práctico:
Supongamos que tu empresa se encuentra dentro del sector de manufacturación de productos. Este sería un proceso completo con un sistema ERP:
- Un vendedor registra en el sistema un pedido realizado por un cliente.
- Con este registro se notifica al departamento de producción la necesidad de fabricar el producto o productos pedidos.
- Al mismo tiempo, en el área de suministros reciben la misma información, por o que pueden comenzar con el control de inventario y garantizar el stock de los materiales requeridos para fabricar el producto.
- En caso de que no haya stock y sea necesario adquirir nuevos materiales, el área de suministros pueden informar rápidamente al sector de finanzas para avisar de la compra.
- Igualmente, el área de finanzas estará al tanto de que se ha vendido un producto y por lo tanto se debe recibir un pago.
- Todos los costes, así como la facturación, acabarán en el departamento de contabilidad.
- Finalmente, en el área de logística reciben la información del pedido con el objetivo de hacer la programación de la entrega.
Sí, este es el proceso normal en cualquier empresa, pero con un sistema ERP se garantiza que todo este flujo de información esté optimizado, que todos los departamentos reciban la misma información actualizada y que todos tengan acceso en tiempo real al estado del pedido.
Ventajas de un ERP
Implementar un sistema ERP en tu empresa tienen un gran número de ventajas, de las cuales podemos destacar:
Procesos de gestión optimizados
La utilización de una herramienta única para gestionar todas las interacciones e informaciones recibidas desde todos los departamentos de la empresa, permite crear procesos de gestión más eficientes y eficaces.
Tareas automáticas con ERP
Un sistema ERP permite identificar aquellas tareas que se realizan de forma periódica o que son muy repetitivas (por ejemplo, el envío de comunicaciones, la gestión de reclamaciones o la creación de informes periódicos) y automatizarlas.
Posibilidad de crecimiento
Una de las principales ventajas de un ERP es que en ningún momento una empresa tiene que pagar por servicios que no está empleando. Los sistemas ERP funcionan con módulos ajustados a cada departamento con lo cual solo es necesario contratar aquellos que sean necesarios. Esto permite también añadir nuevos módulos conforme vayan siendo necesarios y ajustarse al crecimiento de la empresa.
Decisiones más rápidas y eficientes
El beneficio más evidente de tener acceso centralizado y remoto a toda la información de la empresa es que posibilita que las decisiones se tomen más rápido y que estén basadas en información de mejor calidad. Por lo tanto, serán también más eficaces.
Trazabilidad y control de operaciones
Cuando implementas un sistema ERP, puedes seguir de forma íntegra todas y cada una de las interacciones que se hagan con el sistema. No importa si se trata de un dato específico, un documento o un proceso. Esto permite identificar errores y fallos rápidamente y de forma muy localizada.
Datos más seguros
Al mantener la totalidad de los datos en un mismo lugar (la mayoría de estos sistemas ya cuentan con los beneficios de un ERP en la nube) es mucho más sencillo protegerlos, hacer copias de seguridad y recuperar dichos datos, que si estuviesen repartidos en varios ordenadores diferentes dependiendo del área o departamento.
Cómo elegir un ERP para mi empresa
Como ya hemos comentado, los sistemas ERP se basan en módulos para cada departamento con herramientas específicas que facilitan su trabajo.
Es importante a la hora de elegir un ERP, contar la experiencia de una empresa proveedora de tecnología como Sothis, con equipos de expertos que te ayuden a definir las necesidades y requisitos que debe tener tu ERP.
En Sothis puedes contratar una consultoría previa para perfilar tus objetivos y necesidades y lo cual nos permite diseñar y configurar el ERP más adecuado para ti.
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