¿Cómo optimizar el control de inventarios? El control de inventarios se asemeja mucho a la organización de una nevera, pues la labor va mucho más allá del simple almacenamiento: debemos tener muy claro qué tenemos y dónde lo tenemos, además de disponer de las cantidades justas para que no nos falte de nada a la hora de ponernos a cocinar, además de no pasarnos y que parte de la comida se estropee y se desperdicie.
La clave del éxito del control de inventarios consiste en llevar un seguimiento estructurado y disponer de la información necesaria para evitar errores y tomar las decisiones oportunas, algo que se traducirá en mejores resultados. Pero, ¿cómo podemos hacerlo? Quédate y lo descubrirás
El seguimiento del producto es vital para optimizar el control de inventarios
Aunque pueda parecer obvio, debemos recalcar la importancia de disponer de la información del producto pertinente y en tiempo real. En el sector de la alimentación todavía cobra una mayor relevancia, puesto que nuestros artículos son perecederos en su inmensa mayoría.
Tener el conocimiento actualizado de aspectos como la cantidad de stock disponible, la caducidad o el tiempo de aprovisionamiento, permite aumentar considerablemente la rentabilidad, al agilizar enormemente la preparación y optimizar el proceso de abastecerse con nuevos suministros.
Este control se puede realizar de forma manual a través, por ejemplo, de hojas de cálculo. No obstante, si nuestro volumen y/o catálogo de pedidos es considerable, deberemos considerar otras alternativas. Las nuevas tecnologías nos ofrecen una oportunidad única para disponer de la trazabilidad completa de nuestros productos de manera sencilla y totalmente automática.
Priorizar el inventario
A menudo, se comete el error de tratar a todas las mercancías del mismo modo, pero no todos nuestros productos tienen la misma demanda. Debemos planificar nuestras existencias en base a su rotación. La información del seguimiento de producto que tratamos en el punto anterior nos permitirá categorizar de esta forma nuestro inventario.
Es lo mismo que sucede al hacer la compra semanal del supermercado: habrá alimentos que comemos más a menudo y, por tanto, se gastan antes. Otros que solo los comemos en situaciones puntuales. Cometeríamos un error si compráramos la misma cantidad de ambos, ¿no es así?
Existen varias metodologías que puedes aplicar en tu almacén. Por ejemplo, el método PEPS consiste en minimizar el riesgo de que nuestros productos se estropeen haciendo que la mercancía que entra primero en el almacén sea la primera en salir.
Otro método muy utilizado es el método 80/20, que divide los productos en tres categorías según su importancia, valor y cantidad, y así establecer cuáles requieren más atención y esfuerzo en nuestra labor.
En cualquier caso, una categorización correcta parte de disponer de la información adecuada y estructurada para garantizar su accesibilidad.
Establece un plan de inventarios
Una vez que tengamos claro la prioridad de nuestras mercancías, conviene instaurar una estrategia que permita administrar de manera eficiente los recursos. La mayor problemática a la que nos enfrentamos es saber cuánto y cuándo tengo que comprar, qué me va a faltar, qué productos no usaré en un futuro…
Nuestro plan lo debemos configurar teniendo en cuenta la información recabada en los puntos anteriores, a lo que se le suma aspectos tan importantes como la demanda y sus picos y la estacionalidad de nuestros productos.
Reiteramos la relevancia de la estacionalidad de los productos y su deterioro. Por ello, las revisiones y auditorías se deben incluir en nuestro plan de forma periódica y no al final del periodo como se suele hacer.
Aunque el diseño del plan depende en gran medida de las necesidades específicas de tu almacén, algunos aspectos básicos que deberían incluir son el nivel mínimo de stock de cada artículo y los tiempos óptimos que corresponden a cada realización de cualquier pedido.
Manejamos un gran volumen de información que se ha de renovar continuamente y ser manejada por varios integrantes de la organización. Debemos contar con un sistema centralizado que evite pérdidas de información y descoordinaciones. Además, serán mucho más fáciles y ágiles tareas como el registro de pedidos o la planificación de nuevas compras de mercancía.
La tecnología y la automatización, dos esenciales para optimizar el control de inventarios
La agilidad es un requisito indispensable en cualquier departamento de control de inventarios. Más aún en estos tiempos donde la era digital ha acelerado todos y cada uno de los procesos que componen la actividad de una empresa.
En estos últimos años, hemos experimentado una notable subida del número de pedidos que se realizan y cada vez en cantidades más pequeñas, unido a una reducción en los tiempos en los que el pedido ha de estar listo. Nos enfrentamos a unas exigencias que superan los límites de la capacidad humana.
Por tanto, dar la espalda a la tecnología supone una oportunidad perdida en términos de eficiencia y rentabilidad, incluso la imposibilidad de sobrevivir en el mercado, puesto que hace que abarcar tanto trabajo, tanta información, sea prácticamente imposible de llevar a cabo sin cometer errores.
En el punto anterior, hemos hablado de la importancia de centralizar la información. Existen numerosas aplicaciones de gestión que proporcionan soluciones específicas para reunir dicha información, además de simplificar y optimizar nuestro trabajo. Así, no se nos escapa nada.
Gracias a ello, tomamos mejores decisiones, decisiones objetivas basadas en datos y la posibilidad de establecer predicciones a partir de comportamientos pasados o tasas de crecimiento, entre otros, que nos ayudarán a satisfacer la demanda y prever futuros problemas como los cuellos de botella o las dificultades de obtención del coste real de los productos.
CONCLUSIÓN
Si sigues estos pasos, lograrás tener tu nevera optimizada para preparar cualquier plato que te propongas, una organización en tu inventario que te permitirá responder a las exigencias del mercado sin malgastar tiempo y recursos, además de lograr prever los posibles fallos o problemas que surjan.
Recuerda que, sobre todo en empresas de gran tamaño, la tecnología es decisiva para abarcar y gestionar toda la información pertinente, y así poder simplificar nuestra labor centralizando todo el conocimiento y automatizando muchos de los procesos. Lograremos así una gestión de control de inventarios exquisita.
