En ocasiones, cuando se dispone de un ERP como SAP S/4HANA puede ocurrir que nos surjan dudas sobre cómo obtener los informes (reporting) con preguntas como: ¿qué informes hay disponibles en SAP S/4HANA? Si no encuentro los que necesito, ¿podemos hacerlos? ¿Cómo? ¿Necesitaremos un datawarehouse?

Es habitual que, al hablar de reporting o de Business Intelligence o analítica de negocio, se haga referencia inmediatamente a un datawarehouse (repositorio de datos) y a un sistema SAP Business Warehouse (repositorio de datos de negocio) más concretamente, pero no siempre es necesario.

En el caso de un sistema SAP S/4HANA existe la posibilidad de utilizar la analítica embebida, que son un conjunto de aplicaciones analíticas (SAP Fiori Apps) que hay disponibles en el estándar de SAP S/4HANA y que, con una sencilla configuración, pueden cumplir con las necesidades básicas del reporting de una compañía.

En este artículo veremos qué opción es la más adecuada en función de los distintos escenarios que nos podemos encontrar.

Tipos de Informes

En primer lugar, debemos familiarizarnos con los tipos de informes que existen, según la clase de datos que hay en los sistemas de información de una empresa:

• Analítico: se refiere a los tipos de informes o cuadros de mando que presentan valores numéricos, las métricas o ratios que permiten al usuario o analista de negocio de una empresa analizar el comportamiento y la situación concreta de ésta, por la cual puede tomar decisiones.
  • Operacional/Táctico: dentro de los datos que dan lugar a los informes de tipo analíticos, podemos distinguir los que pertenecen a un área específica y requieren de actualización prácticamente instantánea, en tiempo real. Cada vez son más demandados por los usuarios de las áreas de negocio.
  • Estratégico: es el tipo de informe o CM que se utiliza en la empresa para monitorizar el estado de la misma y sirve para la toma de decisiones por parte de su ejecutiva. La frecuencia de actualización puede no ser alta (desde diaria a anual).

• Transaccional: cuando hablamos de datos transaccionales, nos estamos refiriendo a los datos de cada uno de los eventos de los procesos de negocio de una empresa que se guardan y leen en el ERP (consultas OLTP – On Line Transactional Process). Si lo que queremos es un listado de las facturas del último mes, los materiales vendidos en el último año o el listado de todos los clientes que han adquirido algunos de los productos de la empresa, estaremos hablando de un informe transaccional. Además, podemos incluir en los informes transaccionales, los listados de los datos maestros.

Cómo saber cuándo usar cada uno

La primera pregunta que nos debemos hacer es ¿qué tipo de información queremos mostrar en nuestros informes? ¿Se trata de un mero listado con, por ejemplo, las últimas operaciones de venta? ¿O además queremos que nos agregue información, es decir, que podamos ver el total de las ventas por año, por mes o ambos? Si queremos datos agregados y con gráficas, nuestro informe será de tipo analítico, los cuales veremos más adelante. En el caso de un listado plano, informe transaccional, éste podrá obtenerse con la aplicación Fiori correspondiente de SAP S/4HANA o, con un desarrollo específico, si no existe tal aplicación en el estándar de SAP S/4HANA.

Retomamos los informes de tipo analítico haciéndonos la siguiente pregunta: la información que queremos mostrar con datos agregados y posiblemente gráficos de diverso tipo, ¿va a tener su origen en un único módulo del ERP o, por el contrario, queremos que combine en una misma gráfica del informe datos de los diferentes módulos como, por ejemplo, los lotes de producción con los avisos de calidad o los costes de los materiales empleados en cada producto desechado? Si sólo necesitamos la información de un módulo (por ej. área financiera) a tiempo real, el tipo de informes que vamos a emplear es de tipo operacional y podremos recurrir a la analítica embebida, esto es, las aplicaciones Fiori de SAP S/4HANA. En el otro caso, la combinación de datos de diferentes áreas de la empresa (módulos de SAP S/4HANA) en los informes, significará que nos encontramos ante informes de tipo estratégico, por lo que recurriremos a SAP Business Warehouse y una solución de reporting específica como es SAP Analytics Cloud.

Analítica embebida (Aplicaciones Fiori de SAP S/4HANA)

La analítica embebida se corresponde en SAP S/4HANA con el conjunto de las aplicaciones analíticas de Fiori. La analítica embebida se caracteriza por mostrar en los informes operacionales datos en tiempo real, utilizando la tecnología SAP ABAP CDS y las ventajas de SAP HANA. Dentro de este juego de aplicaciones, existen diferentes tipos, según cómo presentan la información y cómo es la experiencia de usuario:

• Página resumen: Se trata de un informe de informes que, en una primera vista, se ven todos los KPIs (Key Performance Indicator) y se pueden seleccionar y ver información más detallada accediendo a cada uno de los mosaicos o tiles.

• Analytical List Page (UI5): analítica de datos con drilldown sobre dato transaccional. En general son informes con varias vistas y la información organizada de diferentes formas. Suelen contener tablas y gráficos y el usuario tiene un cierto grado de libertad para configurarse su informe. ​

• Analysis Path Framework: Con estas herramientas se puede crear un camino dirigido para el análisis. Es estricto y no tiene tanta flexibilidad como las anteriores. Se pueden mostrar múltiples KPIs de diferentes fuentes de datos. ​

• Design Studio: ​los informes realizados con dicha herramienta permiten amplia flexibilidad al usuario, es lo que se llama reporting ad-hoc, ya que se puede sacar la información y manejarla según se deseé.

• SAP Smart Business Cockpit. ​Suite de aplicaciones analíticas específica para cada módulo de SAP. En la última versión de SAP S/4HANA 1909, se ofrece una aplicación analítica que reemplaza esta suite en algunos casos, como ocurre con SAP EWM.

Además, encontraremos herramientas que nos permitirán profundizar de dónde extraemos los datos del ERP. Pudiendo descender hasta niveles muy técnicos (acceso a tablas del sistema, creación de queries, edición de CDS…), si es necesario. Las aplicaciones que se pueden usar son: ​

• Query browser: aplicación Fiori que permite consultar datos del sistema.
• Custom Analytical Queries: aplicación con la que podremos crear nuestras propias consultas de datos.
• KPI modeler: aplicación Fiori con la que podemos crear nuestros propios tiles, donde visualizar un KPI que necesitemos.

Business Warehouse (DW de SAP)

SAP Business Warehouse (SAP BW) es el datawarehouse de SAP. Nos permite almacenar en un único repositorio datos de diversas fuentes, tanto de los diferentes módulos de SAP, como de sistemas ajenos al ERP y SAP (MySQL, Oracle, OData, Excel…). De esta manera se consigue el objetivo principal del Data Warehouse, disponer de la información centralizada, aislada y optimizada para lectura mediante sistemas de reporting (SAP Analytics Cloud, SAP BPC…) para el consumo por parte de los usuarios.

El uso de SAP BW espera conseguir lo siguiente:

• Sistema de Data Warehouse con estructuras optimizadas de información para reporting y análisis.
• Sistemas Separados: se aísla el sistema o sistemas transaccionales (SAP S/4HANA) del sistema analítico sin interferencia en el consumo de los recursos disponibles.
• Herramientas y motor OLAP (On Line Analytical Process).
• Gestión automatizada de almacenamiento de información: cadenas de procesos que recuperan la información de las diferentes fuentes, y la almacenan en un único repositorio.

Con estos objetivos en mente, SAP optó por una solución separada de almacenamiento de información que es capaz de informar como un componente autónomo de negocio, incluso proporcionando un servidor separado con su propia base de datos, cuya última versión aprovecha las ventajas tecnológicas de HANA: se trata de SAP BW/4HANA.

Conclusión

Ahora podemos responder a las dudas planteadas inicialmente: ¿qué informes hay disponibles en el SAP S/4HANA? Todos los que el estándar nos proporciona por defecto mediante las aplicaciones Fiori analíticas. Si no encuentro los que necesito, ¿podemos hacerlos? Sí ¿Cómo? Existen herramientas de configuración, edición y creación de informes, que son aplicaciones Fiori. ¿Necesitaremos un datawarehouse? Necesitaremos un datawarehouse (SAP BW), principalmente, si lo que queremos es mostrar información cross, es decir, información combinada en un informe y proveniente de diferentes módulos de SAP S/4HANA.