Implementar un ERP es una gran inversión, tanto de tiempo como de recursos y dinero. Por ese motivo es normal plantearse si merece la pena o si le sacaremos rendimiento.
Aquí vamos a resolver las dudas más comunes sobre implementar un ERP en tu empresa.
Qué es un ERP
ERP son las siglas en inglés de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning)
Un ERP consiste es, de forma simplificada, un grupo de aplicaciones integradas. Con estas aplicaciones, una empresa puede centralizar toda la información de sus diferentes departamentos (logística, marketing, finanzas, atención al cliente, etc) y automatizar una gran cantidad de procesos relacionados con el negocio.
Un ERP se caracteriza por ser escalable y modulable. Es decir, podemos implementar únicamente las funcionalidades que necesitemos en ese momento, pero cabe la posibilidad de crecer e implementar nuevas funcionalidades más adelante.
El objetivo principal de implementar un ERP es poder unificar de forma sencilla toda la información de la empresa, independientemente del área del que proceda.
Por qué implementar un ERP en tu empresa
La implementación ERP tiene un gran número de ventajas para el funcionamiento de tu empresa.
- Datos más seguros: Implementando un ERP garantizas que toda la información de tu empresa se guarda en el mimo lugar. Proteger, mantener y salvaguardar estos datos, será mucho más sencillo, sobre todo si apuestas por un ERP en la nube.
- Procesos de gestión optimizados: Cuando todos tus datos están en un mismo sitio y todos los departamentos acceden a ellos a través de una única aplicación, la capacidad para organizarse aumenta considerablemente.
- Mejores decisiones: Otra ventaja de los datos centralizados es que las tomas de decisiones serán mucho más agiles y acertadas puesto que el acceso a la información necesaria para tomarlas es más fácil y rápido.
- Automatización de tareas: Un ERP permite realizar tareas como informes y seguimientos de forma mucho más automática. De esta forma el personal puede dedicarse a tareas que de verdad impulsen la empresa.
- Respuesta sólo a tus necesidades: La ventaja de implementar un ERP es que no es necesario contratar un paquete completo del que solo vas a emplear unas áreas concretas. Un ERP se configura para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.
- Control de los datos: Podrás hacer un mejor control y seguimiento de todos los datos, puesto que se registran todas las interacciones con el sistema.
En resumidas cuentas, implementado un ERP en tu empresa lograrás una mejor competitividad, puesto que los costes empresariales se reducen, gracias a una mejor eficiencia de todas las áreas de tu empresa.
Cómo hacer la implantación ERP
Ahora que ya sabes por qué deberías hacerlo, llega la gran pregunta: ¿Cómo implementar un ERP en tu empresa?
- Elige una herramienta y un proveedor: Lo primero que debes hacer para empezar a implementar un ERP es elegir una herramienta y un proveedor de ERP que te guie en el proceso de implementación. En Sothis podemos ayudarte a escoger un ERP como SAP y asistirte en el proceso de implementar el ERP.
- Consultoría y análisis: Con el objetivo de ajustar las funcionalidades del ERP a las necesidades específicas de la empresa, es necesario hacer un análisis de estas necesidades, tanto en el presente como el futuro. Esta consultoría conviene realizarla durante todo el proceso de implementación del ERP, así como tras su finalización para garantizar los mejores resultados.
- Planifica: Con la ayuda de tu empresa proveedora, podrás diseñar un plan de implantación del ERP elegido. Este plan debe estar diseñado a medida de tu empresa e incluir toda la información sobre actividades y acciones a tomar, así como las fechas estimadas para comenzar y finalizar cada una de ellas. Así mismo, es recomendable marcar hitos por los que guiar el progreso.
- Configurar y parametrar: En esta fase es cuando se instala el software elegido y el hardware necesario para su funcionamiento. Este es un paso imprescindible para adaptar el ERP al modelo de negocio y las necesidades de la empresa. Durante esta fase, será necesario hacer un gran número de pruebas que garanticen el funcionamiento correcto del ERP. La instalación de ERP puede ser en equipos propios o externos dependiendo de si has elegido un ERP Cloud como SAP S/4HANA Cloud.
- Migrar los datos: Aquí es donde suelen empezar las dificultades puesto que pasar los datos de un sistema viejo a uno nuevo no es fácil y es de vital importancia que los datos sean correctos. Este es, por lo tanto, uno de los pasos más importantes de implantar un ERP.
- Formación del personal: Para que un ERP funcione es necesario que todo el personal que deba hacer uso de él sepa cómo utilizarlo y se familiaricen cuanto antes con su manejo.
- Arranque y soporte: En esta última etapa, se lanza la plataforma y todos los usuarios pueden comenzar a utilizarla en su día a día. También se da soporte a los usuarios para identificar dudas y problemas.
- Seguimiento: Es común que, tras la implantación, se contrate al proveedor del ERP para hacer un mantenimiento y control del sistema. Siempre cabe la posibilidad de que surjan problemas o dudas.
A partir de aquí, la empresa ya puede comenzar a analizar los objetivos que se marcaron en un primer momento y comprobar si los resultados se han obtenido como estaba previsto.
Cuánto tiempo cuesta implementar un ERP
Mucho nos tememos que no es posible ofrecer un tiempo estándar para la implementación de un ERP. Dependiendo de la empresa, de la herramienta, del proveedor y otras tantas circunstancias, el tiempo dedicado puede variar enormemente de un caso a otro. Puede llevar desde 6 meses hasta 2 años de tiempo.
En cualquier caso, implementar un ERP es un proceso complejo y hay que comenzarlo siempre adoptando la paciencia como mejor herramienta y tratando siempre de recordar lo mucho que va a mejorar los procesos de la empresa.
