¿Quieres conocer cómo los acuerdos de porte de SAP TM pueden ayudarte a gestionar de manera rápida y eficiente las cotizaciones de los transportistas? Muchos de los problemas con los que se encuentran las empresas a la hora de gestionar las cotizaciones de sus proveedores de transporte son:
- Incapacidad de hacer cálculos complejos
- Actualización lenta de las tarifas en sus sistemas
- Introducción manual de los costes
Todo esto acaba ocasionando una pérdida de tiempo e ineficiencia de trabajo que puede generar muchos errores en el cálculo de costes.
Este artículo es para aquellos que tienen que consultar entre decenas de hojas de Excel la cotización de un viaje y calcular el importe correspondiente para cada una de sus operaciones, en lugar de almacenar estas tarifas en su sistema y dejar que éste trabaje por ellos, ya sea porque su sistema actual no contempla este tipo de gestión o sencillamente no es fiable a la hora de realizarla.
Claves para una gestión rápida y eficiente de las cotizaciones de los transportistas
SAP Transportation Management (TM) es un sistema que permite a las empresas de transporte y operadores logísticos gestionar de forma centralizada todas sus operaciones clave. Estas son, entre otros, la optimización de los transportes y el seguimiento de estos.
Este sistema no es solo para empresas cuya actividad principal está relacionada con el transporte, sino que puede mejorar la gestión de los costes de transporte en empresas de cualquier otro sector.
Como solución a estas necesidades, aparecen los Acuerdos de Porte. Estos acuerdos son la manera en la que SAP TM gestiona las cotizaciones entre solicitantes de un servicio de transporte y el propio operador logístico o transportista. Incluso integrándose vía mensajes electrónicos o a través de hojas de cálculo.
¿Qué procesos puedes optimizar con la utilización de estos acuerdos?
Es común que los transportistas vayan cambiando las tarifas según la fecha del año, ya sea ante variaciones del precio de la gasolina, la oferta y la demanda de la época o cualquier otra razón. Por ello, los acuerdos en SAP cuentan con un período de validez y en cuanto llega la fecha fin, se activan automáticamente otras tarifas para el mismo transportista con nuevos días de inicio y de fin.
El beneficio principal es que evita fallos comunes como olvidarse de activar el nuevo acuerdo ya que SAP TM lo hace automáticamente. Por tanto, previene que se produzcan errores en el cálculo del porte, además de permitir guardar un histórico de estas tarifas.
También hay empresas que utilizan al mismo operador logístico para envíos marítimos, aéreos o por carretera. El acuerdo permite gestionar distintas formas de cotizar por cada medio de transporte, lo que facilita las negociaciones con ese transportista ya que permite realizar una gestión centralizada.
Para aquellas cotizaciones con muchas variables y parámetros, aparecen las tablas de precios, las cuales permiten hacer cálculos complejos de los costes del transporte de forma que se puedan reflejar todos los tipos de negociaciones que se puedan dar con los proveedores de transportes. Por ejemplo, precio por kilómetro, por parada adicional, por puerto de salida, costes por demora en puerto, densidad…
Por ejemplo, pensemos en aquellos costes de transporte que se calculan en función del peso bruto de un producto. Sin embargo, los costes resultan demasiado reducidos para un producto ligero de baja densidad, si se tiene en cuenta el espacio que ocupa en el camión.
En los acuerdos de TM existe una fórmula para calcular la tarifa en función del espacio cúbico que ocupa el producto. Esto se traduce en una mayor precisión del cálculo de costes y, por consiguiente, tarifas más realistas.
Integración con Microsoft Excel
Una de las mayores preocupaciones de los usuarios a la hora de tratar las cotizaciones es la pérdida de tiempo al tener que introducir manualmente cada tarifa en sus sistemas. Los acuerdos de porte permiten una integración con Microsoft Excel. Funcionalidades de la integración:
- Acelerar el proceso de añadir y editar grandes volúmenes de tarifas.
- Descarga de tarifas en Microsoft Excel.
- Añadir tarifas, editar tarifas existentes y añadir posiciones de escala.
- Cargar las modificaciones en el acuerdo ágilmente.
Gracias a esto, el usuario podrá invertir mejor su tiempo de trabajo y ser más eficiente.
Generación de impresión donde se define el transportista y el detalle de cada una de las posiciones. Se pueden imprimir o enviar por correo electrónico directamente desde el sistema para informar del acuerdo vigente.
En definitiva, los Acuerdos de porte logran menores desviaciones, ahorro de tiempo, eficiencia, rapidez, tarifas con mayor precisión, gran capacidad de adaptación en los cálculos y automatización en el cálculo para cada operación, evitando el error humano.
Con todo esto podemos afirmar que es la herramienta ideal para establecer y mantener los acuerdos, que son la base para el cálculo de las tarifas de transporte, ofreciendo optimización en el proceso, así como la rapidez y agilidad que se necesita en el transporte de grandes volúmenes de operaciones logísticas.
