El reporting analítico de SAP ha evolucionado desde la creación del módulo de Controlling en 1984, en el sistema R/2 bajo la nomenclatura RK hasta nuestros días.
En un principio, el informe de Centros de Coste introducido en R/2 disponía de una funcionalidad muy básica, aunque supuso un gran avance con respecto al sistema R/1, ya que se procesaba en tiempo real permitiendo que varias personas pudiesen acceder a la información de manera concurrente.
Con el paso a R/3 en 1992, tanto la funcionalidad del informe como del propio sistema sufrió una fuerte evolución, permitiendo al usuario acceder a la información en cualquier sistema operativo y con una apariencia más cuidada para el usuario final. A continuación, se tomará como referencia el informe de Centros de Coste para analizar con detalle las bondades y carencias aportadas por el estándar, y que, permite al usuario final adaptarlo a sus necesidades a partir de la herramienta de Report Painter.
La pantalla inicial del informe muestra los criterios de selección que permitirán consultar la información por criterios temporales y organizativos.
Estéticamente ha mejorado con respecto a su antecesor, aunque como se mostrará más adelante, se trata de un informe estático, esto quiere decir que no tiene la posibilidad de añadir/excluir columnas para analizar la información por distintas dimensiones.
La navegación se encuentra estructurada en dos grandes bloques:
- El panel mostrado a la izquierda que muestra los distintos centros de coste que han sido objetos de imputación de contabilizaciones y sobre los que se puede navegar para consultar la información individual o agregada en función del nivel seleccionado.
- A la derecha de la pantalla se muestra el detalle del coste real y presupuestado por la naturaleza de la cuenta contabilizada.
Los puntos más destacables de este informe son:
- La sencillez de la información mostrada, diferenciando entre cargos y abonos.
- Trazabilidad, permitiendo desde navegar desde el informe a otros informes relacionados, como por ejemplo las partidas individuales.
La limitación principal de este informe es que solo es posible consultar información de las contabilizaciones sobre el objeto Centro de Coste y de manera estática.
Con el paso de R/3 a S/4 Hana y Fiori, se vuelve a dar otro gran paso a nivel técnico y en la funcionalidad desarrollada. El propio fabricante SAP en la nota OSS 2579584 recomienda el uso de los informes financieros en S/4 Hana, ya que las nuevas aplicaciones de informes aprovechan este nuevo modelo de datos para obtener más criterios de selección y filtros con los que acotar la información. Además de esto, al ser aplicaciones creadas bajo estas nuevas estructuras, la velocidad de procesamiento y de agregación de datos son mucho más altas.
Desde un punto de vista técnico, en R/3 se disponía de un conjunto de tablas que almacenan la información en una base de datos relacional mientras que con S/4 se migra a una base de datos con tecnología HANA que trabaja en memoria, lo que reduce exponencialmente el procesamiento de la información permitiendo unificar la información en una única tabla (ACDOCA o Universal Journal), de esta manera se puede unificar la información y trabajar con procesos más rápidos y en tiempo real. Esto implica que el dato es único y no ha sido necesaria una agregación previa o una reconciliación de las distintas fuentes de datos.
El cambio tecnológico en S/4 abre la puerta a una nueva estructura de datos conocida como CDS (Core data services) que simplifica la definición y usabilidad de los modelos de datos, basado completamente en SQL (Structured Query Language). De esta forma se pueden crear informes a medida, a través una query de CDS, integrando los distintos valores de la ACDOCA en un único informe que recoja la información necesaria para el usuario. Esta estructura es reutilizable en otras APPs de Fiori o interfaces, pudiendo estandarizar estos informes para distintos sistemas y proyectos.
Este cambio permite definir informes e indicadores dinámicos que se encuentran integrados en S/4, tal y como se muestra a continuación con el informe de Centros de Coste en S/4:
En la parte funcional se incluyen varios cambios que consiguen un informe más interactivo y visual. Se disponen de nuevos filtros en los criterios iniciales como es la Sociedad Financiera, el Área funcional o el Segmento.
Una vez ejecutado, se aprecia la estrecha relación entre Finanzas y Controlling, al estar todo en la misma tabla, permitiendo así visualizar todas las contabilizaciones que tengan o no impacto en Controlling.
Destaca como nueva funcionalidad:
- Indicador: Centro de coste es asignación cuenta estadística. Este indicador distingue entre las contabilizaciones estadísticas o reales.
- Centro de coste se muestra el centro de coste en el que se han imputado costes o el símbolo #, definiendo una contabilización financiera sin imputación a un objeto de coste.
Las similitudes con el informe clásico serían:
- Organización de columnas.
- Exportación de datos en formato Excel
- Creación de variantes
- Determinadas opciones de botón derecho
Por otro lado, en las diferencias es donde recae el verdadero poder de este informe:
- Mayor cantidad de campos con los que mostrar la información y la sencillez de introducirlos tanto en filas como en columnas.
- La interactividad de los filtros, siendo mucho más veloz la acotación de información en el informe dispuesto.
- La disposición gráfica, que ayudan en la visualización de los datos, siendo más sencilla su comparativa. Estos gráficos pueden ser personalizables para cubrir las necesidades del usuario.
- Desglose temporal, tanto por períodos como por años.
- Creación de una APP propia del informe, con la vista, variante y filtros fijados, en el launchpad del usuario.
- Envío por correo, no de la foto del informe, sino de los filtros y variantes, de modo que el usuario ve la información actualizada al seleccionar el enlace.
Como puntos negativos:
- La necesidad de realizar el proceso de definición y replicación de jerarquías con cada modificación en los grupos de cuentas de mayor/clases de coste o centros de coste, o con la creación de nuevos.
- El poco recorrido temporal de este informe que implica que aún surgen errores y la necesidad de nuevas notas OSS.
