“La comunicación está cambiando y con ello las aplicaciones que utilizamos en las organizaciones”

Este verano Microsoft nos sorprendió con una noticia que ya algunos esperábamos, el fin de Skype for Business Online. Microsoft nos ha desvelado que esta aplicación tan conocida e integrada en casi todas las empresas que están el ecosistema Microsoft nos deja el 31 de Julio de 2021.

Es más, desde el 1 de septiembre de 2019, todos aquellos nuevos clientes de Office 365 incorporan como aplicación Microsoft Teams y ya no será posible activar Skype for Business Online.

Hasta el momento hemos tenido dos casuísticas, aquellos clientes de Office 365 con más de 2 años que al incorporarse Microsoft Teams de forma automática, lo ha hecho junto con Skype for Business Online en modo aplicaciones aisladas, por eso, muchos de los usuarios experimentan que tienen 2 aplicaciones diferentes para comunicarse en la empresa, Skype for business Online y Microsoft Teams. Otra casuística, es la de aquellos clientes de Office 365 con menos de dos años, a los que se les ha configurado sólo Microsoft Teams como aplicación por defecto, teniendo la opción de utilizar Skype for business Online mientras completan su transición a Microsoft Teams.

Con esta nueva actualización Microsoft nos está diciendo que es necesario empezar a Adoptar Microsoft Teams como herramienta de comunicación y colaboración de las organizaciones.

¿Y cómo debemos hacer frente a ello? Pues como bien dice Marc Vidal “lo que realmente precisas es entender que el mundo está cambiando”. Si miramos atrás en el tiempo no nos comunicamos de la misma manera que hace 10 años. Cuando vemos todas las novedades que incorpora e incorporará Microsoft en Teams nos preguntamos, ¿qué será de Outlook en unos años? Esta respuesta nos la tiene que dar Microsoft, pero está claro que no se usará como lo hemos hecho hasta ahora.

Y siguiendo con lo que nos cuenta Marc Vidal en el artículo “Tecnología, personas y las 8 claves de la Transformación Digital” debemos mantener el contacto con la tecnología mientras va cambiando la cultura de la empresa, es decir, en el caso que nos compete, debemos experimentar con Microsoft Teams en los procesos de adopción de la herramienta y la organización debe empezar a entender como trabajar de forma colaborativa de la mano de las herramientas que pone a nuestra disposición Microsoft.

Es más, según un estudio realizado por Forrester (The Total EconomicImpact™Of Microsoft Teams) la colaboración con Microsoft Teams repercute en un ahorro para las empresa.

Siguiendo las directrices del fabricante, los proyectos de sus herramientas deben emplear dos disciplinas complementarias, la gestión de proyectos y la gestión del cambio.

La gestión del proyecto como el enfoque sobre la planificación de la aplicación y la implementación técnica y la gestión del cambio enfocado a las actividades requeridas para preparar a la organización y a sus personas frente al cambio facilitándoles la transición de la forma antigua de trabajar a una nueva.

De forma habitual, nos enfocamos más en la implantación y dejamos la interacción de usuario para el final.

Pero, de acuerdo con Microsoft, la aproximación ideal es llevar la adopción del aplicativo en paralelo a la implementación tal y como se muestra en la ilustración 2.

¿Y cómo hacemos esto? Desde Sothis acompañamos a las empresas en este proceso de transformación y cambio. Somos especialistas en la tecnología, su funcionalidad y los procesos de gestión y cambio necesarios para la adopción adecuada de la misma, lo que garantiza tanto el éxito como la satisfacción de sus empleados.

Planteamos la adopción de Microsoft Teams, identificando en primer lugar los factores claves del éxito: partes interesadas del proyecto, casos de uso, la concienciación y la capacitación del usuario.

Ilustración 3. Los 4 factores claves del éxito de los proyectos de adopción.

Posteriormente realizamos las tres fases que describiremos de forma general a continuación:

  • Una fase inicial que nos permite entender el contexto de la organización, definir el alcance y los objetivos del cambio, identificar a los promotores del cambio y definir las políticas de uso de la herramienta.
  • Una segunda fase que consiste en experimentar con grupos controlados de usuarios que colaborarán en la transición hacia la nueva forma de trabajar.
  • Una última fase donde mediremos resultados, escucharemos a los empleados para implementar las acciones correctivas necesarias y daremos continuidad a la aplicación dentro de la organización.

Con todo lo visto, solo me queda decir que está claro que la evolución de Microsoft nos obliga a cambiar, pero hay que hacerlo de una forma adecuada y centrada en el usuario. Sólo de esta manera podremos garantizar el éxito del cambio y disfrutar las ventajas de las soluciones cloud basadas en la eficiencia de la colaboración.

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Ingeniera de aplicaciones en UNE CSI. He desarrollado mi carrera profesional en la mejora de procesos de las compañías ofreciendo la mejor solución tecnológica para los problemas planteados con aplicaciones de gestión de Microsoft. Soy una apasionada de la tecnología y me encanta crear soluciones para mejorar la productividad de las organizaciones.