Desde hace muchos años, “VIM” ha sido la palabra más conocida en el mundo SAP cuando hablamos la gestión de facturas de acreedor. Desde su primera versión, esta solución ha crecido con el tiempo y sigue siendo muy relevante en el mercado actual, adoptando nuevos propósitos y adaptándose a la tendencia de digitalización total de la documentación.
¿Qué es VIM?
VIM corresponde a “Vendor Invoice Management” o “Gestión de Facturas de Proveedores”. Así fue la denominación con la que nació esta solución del partner OpenText y por la que se ha sido conocida en el argot popular sapero. Actualmente el producto es denominado como “Invoice Management by OpenText”, y también existen versiones para otros documentos que no sean facturas.
¿Cuáles son las premisas de VIM?
- Automatizar lo máximo posible el trabajo de gestión del departamento de cuentas a pagar.
- Donde no se pueda automatizar, facilitar la tarea del usuario.
- Respaldar los documentos y la información de las facturas para su rápido acceso y monitorización.
- Permitir iniciar el proceso desde cualquier canal y formato de documento.
Para hacer esto posible, VIM se basa en unos componentes fundamentales:
- Un tipo de documento propio en SAP, similar a una factura preliminar, el cual podemos utilizar para completar y revisar los datos sin afectar a la contabilidad hasta el momento en que se registre definitivamente.
- Un monitor de gestión que integra toda la funcionalidad necesaria para que el usuario final pueda realizar todas las tareas de revisión y contabilización en una única pantalla, con acceso inmediato a la información del documento original.
- Una serie de validaciones llamadas “Reglas de Negocio”, que revisan las facturas y las asignan a los usuarios pertinentes o propician la contabilización automática en caso de hallar un match 100% correcto de la información.
- Un repositorio en el que los documentos en formato .PDF originales son almacenados con enlace directo a la factura en SAP.
- Un componente de extracción de metadatos que lee las facturas y traslada su información al documento en SAP, eliminando la tarea de introducir la factura a mano en el sistema.
Este último componente de extracción es el que hace posible gran parte de la automatización que otorga VIM gracias a la tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). OpenText ofrece dos opciones de la casa, con similar funcionamiento: Business Center Capture e Information Extraction Service; aunque también deja la puerta abierta a conectar otras soluciones a medida o de terceros para cubrir este rol. Este software de captura es capaz de reconocer la mayoría de formatos de factura y tiene capacidad de aprendizaje: con cada nueva factura se entrena para poder reconocerla la próxima vez.
¿Qué ciclo siguen las facturas con VIM?
- Entrada: La factura es recibida por e-mail, escaneada desde el papel, subida por el usuario manualmente o incluso importada desde el portal de proveedores ARIBA.
- Extracción: La factura pasa por el componente OCR donde se extraen los metadatos y se rellena el documento en la base de datos de SAP.
- Verificación: Los datos de la factura son completados y revisados en SAP de forma automática.
- Si en el paso anterior se detectó alguna tarea pendiente en la factura, ésta es asignada a un usuario concreto quien la tratará con el monitor. En caso de estar toda la información correcta, puede no darse este paso.
- Si el gasto debe ser autorizado, la factura pasa por un workflow de aprobación.
- Una vez la factura está completa y aprobada, pasa a contabilizarse y el asiento queda grabado en SAP.
Supongamos el caso de una factura recibida por e-mail, con referencia a un pedido de compra y/o albarán, cuyos datos están correctos y no se dan diferencias de precio o cantidad: Esta factura se contabilizaría automáticamente sin intervención humana. Se trataría del mayor grado de automatismo que se puede lograr con VIM.
¿Qué ocurre con VIM y la factura electrónica?
Las facturas formateadas (papel, .pdf) darán paso en los próximos años al canal electrónico. En cada vez más países la tendencia es pasar a la factura-e, donde se existe un único canal y un formato .xml unificado para todos los proveedores.
Esto no significa que VIM deje de ser relevante, sino todo lo contrario. La solución se puede conectar con el canal XML, y en el monitor de VIM pueden convivir facturas de todos los orígenes: electrónica, escaneada del papel, correo electrónico, etc. En el caso de la Factura-E se prescinde del componente OCR, dado que la información ya viene estructurada en el fichero XML que se introduce en el sistema.
¿Más allá de las facturas?
El que hayamos centrado esta publicación en la gestión de cuentas a pagar no significa que VIM esté limitado a este tipo de documentos, sino todo lo contrario. OpenText ofrece la misma solución de gestión integral y digitalización para escenarios tan dispares como:
- Los albaranes o notas de entrega
- Los pedidos de venta
- Las confirmaciones de pedido
En todos se utiliza un mismo entorno con tal de que la experiencia del usuario resulte familiar y la implementación sea sencilla. Se aprovechan todas las ventajas mencionadas en la solución de facturas (Archivado de documentos, tecnología OCR, reglas de negocio…). En un mismo monitor, un usuario podría gestionar albaranes y facturas al mismo tiempo, por ejemplo.
