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Digitalización certificada de facturas: Vendor Invoice Management by OpenText for SAP

Índice del contenido

Digitalización Certificada de Facturas

Está demostrado que la gestión de facturas en papel es tedioso e ineficiente para la empresa. Requiere un espacio de almacenamiento y esfuerzo para su búsqueda y recuperación. Actualmente, no existe la obligación de archivar en papel nuestras facturas emitidas, porque al tratarse de documentos generados por nuestro propio sistema, es suficiente con que podamos obtener un duplicado idéntico al original. Tampoco es obligatorio archivar en papel las facturas emitidas o recibidas electrónicamente, ya sea por EDI o por correo electrónico.

¿Qué ocurre con las facturas recibidas en papel?

El artículo 165.Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido, establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto. A pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de 4 años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto, El Código de Comercio establece que:

“Los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros”.

Además, las facturas de inmovilizado no podrán destruirse mientras se estén practicando amortizaciones. Ahora bien, la normativa dice que el destinatario de las facturas debe conservarlas en el mismo formato y soporte del original remitido, salvo que se opte por alguna de las formas de conversión autorizadas en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA/962/2007.

Para que la factura digital sea válida frente a cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria, debe cumplir los siguientes requisitos:

  • Utilizar un formato homologado, como ISO 19005 PDF/A, PNG, JPEG 200, PDF o TIFF.
  • Escanear con una resolución mínima de 200 píxeles.
  • Incorporación de la firma digital del documento.
  • Utilización de un software homologado por la AEAT.

La solución VIM de OpenText para SAP (OpenText Livelink ECM Digitalización Certificada 1.2) ofrece la posibilidad de ‘deshacernos del papel’, ya que está homologada para garantizar la autenticidad, integridad del contenido y legibilidad.

¿Cómo funciona?

Si ya disponemos de la Solución de VIM o estamos pensado en implementarla en nuestra empresa ¿Cómo sería el proceso?

¿Qué necesitamos para ‘romper el papel’?

  • Activación de la homologación para la digitalización certificada de documentos en Archive Server. Se compone del software, un servicio de Validación (OpenText valida la instalación y la certificación para cumplir los requisitos de la AEAT) y finalmente un mantenimiento anual.
  • Instalación y configuración de Enterprise Scan, que es una aplicación de escritorio disponible en el paquete de VIM para escanear las facturas en papel y archivarlas en el repositorio, siguiendo el procedimiento certificado.
  • Por último, será necesario disponer de un servicio de Sellado de Tiempo.

La obtención del fichero firmado y con el sello de tiempo no permite intervención humana. Éste se contrata a un proveedor externo reconocido por el ministerio de industria.

Ventajas de la digitalización certificada de facturas recibidas

  • Se evitan riesgos por el deterioro o pérdida de documentación.
  • Facilidad de almacenamiento, reduciendo significativamente el espacio utilizado y el esfuerzo empleado en su búsqueda.
  • Facilidad en el manejo y gestión documental.
  • Accesibilidad a la información, siendo posible que varios usuarios accedan a la misma desde varios dispositivos, desde cualquier lugar.
  • Reducción de costes gracias a la descentralización de la documentación, lo que hace posible ahorrar en gastos de mensajería entre ubicaciones.

¿Por qué Sothis?

Contamos con un gran equipo de especialistas en la implantación de las soluciones OpenText y nuestro gran conocimiento de la solución estándar de contabilidad electrónica, así como de la adaptación de la herramienta a las necesidades específicas de cada cliente. ¡Contáctanos para saber más!

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