En este blog vamos a enumerar algunos de los consejos que consideró clave cuando se inicia un proyecto de implantación de SAP ERP en cualquiera de las variantes de SAP S/4HANA.
1 – El éxito del cliente
La primera vez que participas en una implantación de un ERP como SAP crees que el éxito del proyecto es que el nuevo sistema informático funcione y la empresa pueda trabajar de inicio igual que con su anterior software. También es posible que pienses que empezar a utilizar nuevas funcionalidades tecnológicas o de procesos que ofrece el nuevo erp es ya un éxito….
Si escuchas al cliente seguramente te dirá que lo que busca es vender más, controlar más el stock, la caja, etc,etc…
Hay que enfocar la implantación del ERP a hacer realidad lo que para el cliente es éxito. Pregunta al cliente qué es éxito para él e intentar que lo consiga a través del proyecto.
2 – Confía en SAP
Ten como mantra durante la implantación del proyecto la adaptación al estándar y minimizar los gaps. Confía como el estándar de SAP ejecuta los procesos de negocio. SAP lleva mas de 40 años mejorando su ERP y por ende la tecnología y la funcionalidad de los procesos.
Además, SAP mejora sus procesos trimestralmente, y lo más probable es que tu necesidad quede resuelta en sus sucesivas entrega de mejoras.
3 – La familia del proyecto.
En un proyecto de implantación de SAP ERP participan muchos consultores y muchos key users, pasan muchas horas juntos. De inicio consultor o key user no se conocen y tienen que confiar el uno en el otro. Fomenta el trabajo en equipo y su convivencia dentro y fuera de la empresa y esto ayudará en todos los ámbitos del proyecto.
4 – Prioriza el proyecto
Para los key users el proyecto puede ser visto como un “además de” de su trabajo. Las tareas del proyecto puede que se vayan entregando con retraso desde el inicio. Esto a medida que avanza el proyecto genera un retraso acumulado que pone en peligro la fecha del arranque y durante el proyecto le quita velocidad e inercia y suelo producir tensiones entre los equipos.
Dedica recursos de la empresa a apoyar al director de proyecto de la consultora, revisa semanalmente el avance de los trabajos, los riesgos y prioriza el proyecto ante otras necesidades de la empresa. Hay que mantener siempre una velocidad e inercia en el proyecto.
5 – No busques la perfección en la implantación.
Trabaja por prototipos e itera en la solución final. Las metodologías de pensamientos actuales (como Design Thinking) tienen como característica el desarrollo del producto, servicio a través de procesos de mejora partiendo de un prototipo que va escalando hacia una solución final. Trabajar con iteraciones nos permite ver la evolución de la solución final de forma progresiva y nos asegura que la solución final es valida y completa en cuanto a las expectativas.
6 – Elimina los silos de información departamental
Crea un comité de expertos acerca de cómo funcionan los procesos empresariales de tu empresa y aprovecha el proyecto para que definan sobre el nuevo sistema procesos “end to end” y se eliminen los silos de información departamentales.
7 – Los datos son de la empresa no de la herramienta
Dedica tempo a migrar datos de tus sistemas origen, a relacionarlos y asegurar que son consistentes y válidos. Los datos se cargarán en el nuevo ERP por parte de los consultores. Y puede ser un buen momento para que se plantee dentro de la empresa crear un almacén de datos estructurados que nos sirva tanto para estructurar los datos que nos interesan como para guardar un histórico.
8 – Posponer la automatización de procesos en la herramienta
Comprende bien cémo funciona la herramienta antes de automatizarla. Aprovecha toda la funcionalidad estándar que ofrece y a partir de aquí enlaza y automatiza aquellos procesos que más se repitan.
9 – Forma a tus empleados
Desde el principio del proyecto tanto al departamento TIC como a los key users hay que formarlos. Al menos busca la autonomía del departamento TIC para hacer listados, formularios e interfases y que el key user sea capaz de formar en la ejecución de los procesos de la herramienta a los compañeros.
10 – Fomenta la mejora continua
El proyecto de implantación de SAP es un cambio profundo dentro de una empresa y lleva consigo una metodología de cambio para poder llevar a cabo este proceso. Aprovecha la implantación del ERP para continuar con esa inercia de cambio en la organización y orienta el cambio a una mejora continua. SAP saca una actualiza de su ERP cada tres meses, aplica el cambio que SAP ofrece cada trimestre.
Como siempre recomendamos antes de empezar con un proceso de transformación digital recomendamos realizar un diagnóstico de la situación de partida, el cual esperamos profundizar en próximos blogs.
