¿Quién, trabajando en un entorno de consolidación, no se las ha tenido que ver en alguna ocasión con este problema? Tener un montón de sociedades que consolidar, con varios perímetros distintos, con diferentes formatos de ficheros y con planes de cuentas diferentes.  Pues bien, como si esto no fuera suficiente, encima, casi la mitad, reportan los datos en una moneda diferente a la mía. Claro, hemos crecido muy rápidamente, genial, facturamos un montón, genial, pero en mi Departamento estamos los mismos y el Consejo me exige los datos el mismo día del mes. ¿Qué hago, me voy a la cama con la cabeza a punto de estallar y con claros indicios de sufrir pesadillas o convenzo al Consejo para que Invierta en BPC?

Para solucionar este problema primero vamos a tratar de entender por qué surge el mismo. Básicamente nos encontramos con dos razones que nos llevan a tener que convertir las diferentes monedas a moneda de grupo.

Trabajar con distintas monedas 

La primera es que, si queremos obtener nuestras cuentas anuales de Balance y de Pérdidas y Ganancias Consolidadas, previamente necesitaremos convertir los datos de las Sociedades que reportan en moneda distinta a la del grupo a la propia moneda del grupo. Es decir, si quiero ver mi consolidado en Euros tendré, previamente, que haber convertido los datos de Sociedades que informen en moneda distinta   al Euro (ej; USD, MXN, etc…).

Bueno, esto en principio no parece que sea un problema. Me hago con el tipo de cambio de cada moneda a final de ejercicio, lo aplico a las diferentes monedas y ya tenemos la conversión hecha y lista para empezar a consolidar. Pues no. La segunda razón es que, si queremos consolidar legalmente, por desgracia o por gracia, estaremos obligados a seguir una serie de reglas de conversión conforme a la Normativa vigente que hace que todo esto sea un poco más complicado.

En síntesis, estas reglas lo que nos vienen a decir es que dependiendo de la cuenta contable el tipo de cambio a aplicar será uno u otro. Voy a ponerles un ejemplo; la Norma nos dice que las cuentas de pérdidas y ganancias (ctas 6 y 7) se deben convertir a tipo de cambio medio del ejercicio en curso que casi con toda seguridad no será igual al tipo de cambio del último día del ejercicio (o de cierre). Aquí alguno se preguntará ¿y por qué nos exigen esto? Pongamos que el tipo de cambio USD/EUR desde el día 1 de enero hasta el día 30 de diciembre es de 1,10 y el día 31 de diciembre por diferentes motivos pasa a ser de 1,20. Si valoramos la sociedad a tipo cambio del 31 de diciembre (1,20) estaremos “engañando” en cierta manera a nuestros socios accionistas, imagínense si el día 1 de enero siguiente vuelve a cotizase al cambio de 1,10.

Es injusto de cara a nuestros accionistas valorarles nuestras cuentas de pyg del ejercicio al tipo de cambio de un solo día, es por este motivo por el que para dichas cuentas el tipo de cambio que vamos a aplicar será el tipo de cambio medio que resulte de todos los días del ejercicio a consolidar. Criterios parecidos y lógicos son los que la Norma define para el resto de las cuentas.

No me explayo mucho más en este tema porque no es el objeto de este artículo, simplemente resumo a continuación las tres valoraciones habituales (*);

Tipo de Cuenta Tipo de Valoración
Cuentas de Inversiones y FFPP Sdo.Inicial a TC Histórico y Movimientos ejercicio a TC Medio.
Resto de cuentas de Balance Tipo de Cambio Final (último día del ejercicio)
Cuentas de PyG TC Medio

 

(*) – Estas Normas pueden ser aplicables de diferentes maneras dependiendo del contexto de cada caso (Sociedad, operación, etc…). Tan solo pretendo simplificar el escenario.

Cuadrar el balance

Volviendo a nuestro “problema”, parece evidente que el tema de convertir ya no es tan simple como parecía. Ahora resulta que dependiendo de la cuenta voy a tener que convertir a un tipo de cambio u otro. Pero entonces ¿cómo diablos me va a cuadrar el balance? Claro, falta algo, y es que la Norma también nos dice que la diferencia entre el tipo de cambio aplicado y el tipo de cambio de cierre (el del último día del ejercicio) se va a llevar a una “cuenta específica” llamada generalmente “Diferencias de Cambio…”. Para acabar de entenderlo lo mejor es valorar todas las cuentas a tipo de cambio final que ya sabemos que “no es conforme a la Norma” y luego, aplicando la regla, le quitamos o ponemos la diferencia llevándola a la cuenta de Diferencias de Cambio (Cta.135 generalmente).

Llegados a este punto es evidente que en un escenario de consolidación complejo en cuanto a número de Sociedades con diferentes monedas distintas a las del Grupo el tiempo empleado para resolver este problema es en sí mismo un problema también. Pues bien, para resolver de un plumazo ambos problemas contamos con BPC.

En efecto BPC, abreviatura de Business Planning and Consolidation , nos proporciona una serie de herramientas que no solo resuelven elegantemente el problema de la conversión de moneda sino que además lo hace en segundos……..

Y ¿cómo lo hace?, pues por un lado define los diferentes tipos de cambio a aplicar, por ejemplo, TC Final (END), TC Medio (AVG), TC_Histórico (HIST). Por otro lado, asigna en el maestro de cuentas contables a cada cuenta y mediante una propiedad del mismo el “Tipo de Cambio aplicable”; Ejemplo, a la cuenta 600 se le asigna un Tipo de cambio AVG (medio), y por último elabora una serie de “Reglas de Negocio (Business rules)” en las que se definen las operaciones matemáticas que se tienen que efectuar cada vez que se encuentre un valor en cada cuenta contable. Sí, así de sencillo.

Asignación del tipo de cambio a cada cuenta contable.
Diferentes reglas de conversión creadas.

 

Pero aquí falta algo, ¿no? Pues sí, evidentemente nos falta saber dónde buscar los diferentes valores conversión a utilizar para cada una de las divisas. Para ello, BPC cuenta con un “almacén” llámese, tabla, DSO, aDSO, etc donde guarda celosamente dichos datos. Por supuesto si en nuestro ERP ya tenemos dichos valores, BPC se conecta al mismo y se trae los datos de forma automática, por ejemplo, a petición del usuario. Si nos lo tuviéramos que traer desde otras fuentes de datos el problema se resolvería de igual manera y por último si lo que queremos es informarlos nosotros manualmente, BPC nos ofrece diferentes layouts o formularios desde donde el propio cliente puede hacerlo.

Ejemplo de Formulario de entrada de Tipos de cambio para una fecha determinada.

La conclusión es que utilizando BPC, el problema de la conversión deja totalmente de serlo. Por un lado, conseguimos realizar todo el proceso en tan solo unos segundos y por otro lado logramos que la veracidad de los importes obtenidos sea total.

Pinta bien, ¿no?

Por último, vamos a ver alguna muestra del resultado de lo anterior en tres informes que en la mayoría de los casos responden a cualquier pregunta que nos podamos hacer con respecto a la conversión de moneda:

Informe 1 – Informe típico en BPC por Sociedades a nivel de cuenta contable reflejando en una columna el importe en Moneda Local (LC) y en otra el contravalor en Euros para cada una de ellas.

Informe 2 – Muestra el desglose de la cuenta 135 (Diferencias de conversión) por Sociedades.

Informe 3 – Detalle máximo del origen del importe recogido en la cuenta 135 para la Sociedad MI01. En él podemos observar para cada cuenta el tipo de cambio aplicado conforme a la Norma y la diferencia con respecto al tipo final (de cierre) que va a parar a la cuenta 135.