¿Recuerdas cuando tenías 15 años y el profesor mandaba una tarea en clase para dos semanas después? Seguro que en tu clase había compañeros que ese mismo día comenzaban a trabajar en ello, otros que dividían el trabajo de forma óptima en los 15 días siguientes o quienes lo dejaban todo para el último momento.
Esta situación también se da a nivel laboral y en todos los niveles de trabajo que te puedas imaginar. Desde un becario que lleva tan solo unas semanas en la empresa, como para el CEO que debe presentar un informe de situación a sus trabajadores. No siempre es fácil organizarse para el trabajo, pero hoy te damos algunos tips para cumplir los plazos de entrega y no sobrepasar la deadline.
¿Cuál es la importancia de cumplir los plazos de entrega?
Hay distintos motivos por los que cumplir con la deadline o la fecha máxima de entrega es importante. Cuando una persona habla de los plazos de entrega, enseguida piensa en ese pedido que ha hecho online y que no llega, pero hay mucho más, y es que esa etapa final es el resultado de todo el proceso anterior.
Aquí tiene mucha importancia la planificación de la producción y las distintas fases de esta. Si no funciona bien, es imposible que el producto final llegue a su destino en el tiempo estimado. Por ello, los plazos de entrega deben estar presentes desde las primeras fases de cualquier proyecto.
Antes hemos mencionado los proyectos escolares, ¿verdad? Si no entregabas el trabajo en la fecha estipulada -o antes-, te llevabas un suspenso tremendo, con el disgusto que ello conllevaba. Lo mismo ocurre con el proceso productivo de cualquier empresa. Si no cumples con los plazos de entrega, los clientes van a ir en busca de explicaciones y vas a tener que detallarles el motivo del por qué su pedido no ha llegado a tiempo.
Consejos para cumplir los plazos de entrega
Aunque tengas una óptima gestión de las reclamaciones y acabes poniendo solución al problema, la imagen de tu empresa y la confianza de los clientes se va a ver afectada, y como consecuencia puedes llegar a perder potenciales compras y beneficios. ¡Pero siempre se puede hacer todo lo posible para evitar que eso ocurra con una serie de tips!
Trabaja en base a tus capacidades
No quieras empezar la casa por el tejado y asumir demasiado trabajo que luego sabes que no vas a poder gestionar. No te fuerces, porque uno de los motivos habituales por los que no se cumplen las fechas de entrega, es porque se tiene mucho trabajo.
Pon sobre la mesa los distintos proyectos que tienes entre manos, valora si eres capaz de llegar a los plazos de entrega estipulados para cada uno de ellos y comprueba si puedes asumir más tareas con nueva deadline.
Siempre que puedas, y trabajes junto a un equipo cualificado a tu lado, delega parte de las tareas en tus compañeros. El trabajo en equipo y tener un objetivo común fortaleza los lazos, así que no dudes en levantar la mano y pedir que te echen un cable en momentos concretos.
Comunica la fecha de entrega prevista
Una vez tengas claro cuáles son tus capacidades y tengas agendado un proceso de trabajo concreto, termina de concretar la fecha límite de entrega con el cliente. En este punto, la comunicación es primordial y es importante que ambas partes tengan la misma visión de la situación.
A poder ser, es recomendable que todo el proceso de la entrega del proyecto quede por escrito a través de correos electrónicos, para que en un momento determinado puedas echar mano del hilo y comprobar aspectos de la tarea. Aquí podrás comunicar el día exacto en el que tienes previsto terminar el proyecto y proceder a su entrega.
¡Pero ojo! No lo dejes en el aire con frases como “en unos días te lo mando”. Olvídate de este tipo de comentarios y sé realista. Ajusta la fecha de entrega a tu flujo de trabajo y ofrécele un día concreto para la deadline. Y si ves que no vas a llegar, házselo saber; los clientes son mucho más comprensibles de lo que piensas.
Gánale el pulso a la desorganización
Sé organizado. Es nuestro mejor consejo para poder gestionar un proyecto y que este salga a tiempo. Si entran en juego otras fases que no dependen de ti, no te desentiendas por completo de ellas. Debes estar pendiente de cada fase, de cada proceso y sí, ser pesado para que finalmente el proyecto llegue a tus manos.
Una vez en tu terreno, asegúrate de tener todo organizado y planificado. Puedes utilizar distintas formas de gestionar tu tiempo, como aplicaciones de administración de proyectos, post-it, agendas o un calendario pegado con un imán en tu nevera.
Sobre todo, no dejes que el caos y el desorden vayan cogiendo protagonismo y sé dueño del tiempo en todo momento.
Prioriza tus tareas y ve paso a paso
Forma parte de la organización en cierta medida, pero no todo el mundo lo hace. Un proyecto generalmente implica distintas tareas a llevar a cabo, y unas son más prioritarias que otras. Así que, ¿por qué no priorizar las tareas?
Crea una lista de todos los puntos importantes a trabajar en el proyecto y ponles una prioridad. Comienza por ellas y ve paso a paso finalizando una a una hasta llegar al final. Todo ello con los plazos de entrega siempre presentes, así podrás dividir las tareas en función del tiempo disponible que tengas y la dificultad o complejidad de las tareas.
No te dejes distraer
Ay… ¡qué malas son las distracciones! Siempre nos ha pasado, ¿verdad? En el colegio, que si te llamaba un amigo para salir a jugar al parque. En el instituto, que si te conectabas a jugar un rato al videojuego en línea del momento. En la universidad, que si fiesta por aquí, que si nueva temporada en Netflix por allá. En el trabajo, que si entra un nuevo proyecto.
Las distracciones son horribles, vamos a ser sinceros. Pero siempre puedes evadirlas, ¡aunque cueste un poco! Concéntrate en tus tareas en cada momento y evita que cualquier otra -que no sea de vital prioridad- le sustituya. Puedes utilizar distintos métodos de concentración, como evitar tener muchas carpetas abiertas en tu ordenador o pestañas en el navegador, e incluso utilizar música que te relaje para poner toda tu atención en lo que estás haciendo.
Conclusión para cumplir los plazos de entrega: Organiza, gestiona el tiempo y prioriza tus tareas
No importa si trabajas en equipo, como team unipersonal o eres freelance. La gestión del tiempo es fundamental para poder cumplir con los plazos de entrega sin problema alguno. Tienes que conocerte a ti mismo, saber cuándo trabajas mejor y si tienes un equipo contigo, conocer los puntos fuertes de cada uno de ellos.
Organizando, gestionando el tiempo y priorizando tus tareas, no tendrás problemas en lidiar con una deadline ajustada y cumplir con los plazos de entrega, sea cual sea la naturaleza del proyecto. ¡Tú puedes!
