Algunas de las tareas de la gestión del departamento de compras nos llevan a buscar una buena relación con los proveedores. Son uno de los pilares fundamentales de una empresa, porque nos van a dotar de los principales servicios o productos para que nosotros podamos ofrecerlos a nuestros clientes.
Por eso, tener y mantener una relación estable y positiva con ellos, puede suponer un repunte en la productividad de la empresa. Por el contrario, si no nos llevamos bien con ellos o les hacemos enfadar, tenemos un problema. Es aquí donde juega un papel fundamental la gestión de la relación con proveedores o Supplier Relationship Management (SRM) si te mueves en términos anglosajones.
¿Qué es la gestión de la relación con proveedores?
La gestión de relaciones con los proveedores define la forma en la que las empresas interaccionan y se relacionan con los proveedores que les proporcionan sus productos. Es, para entendernos, el tú a tú entre la empresa y el proveedor. Un “Hola, ¿Cómo estáis? ¿Todo bien? Bien, también, me alegro. Mira, necesitamos…” es tan sencillo y cuesta tan poco que le vas a alegrar la mañana a la otra parte.
Pero en la gestión de la relación con proveedores no entra únicamente la estrategia a llevar con ellos, también el software de gestión de proveedores, que da cierto soporte a nuestro día a día. La finalidad absoluta del SRM o gestión de la relación con proveedores es facilitar la optimización de la cadena de suministro, así como reducir sus costes y aumentar la calidad de nuestros productos o servicios finales. Todo suma.
Importancia de una buena relación con proveedores
Ya hemos mencionado la importancia de mantener una buena relación con los proveedores. No solo por tu buen humor a primera hora de la mañana al no encontrarte con llamadas de quejas porque X pedido no ha llegado o porque una mala gestión del departamento de compras ha hecho que no se haya pagado a tiempo a los proveedores.
Vas a encontrarte con que una buena elección y relación con tus proveedores permite que la empresa crezca, que sea más eficiente, que los costes se van a reducir de forma considerable o que la cadena de producción sea más ágil. Para ello es importante que la comunicación de datos e información sea correcta y transparente.
La empresa y los proveedores deben estar en contacto continuo y directo de forma eficaz para que ambas partes estén siempre al tanto de los planes del otro. De esta forma, no habrá sorpresas ni consecuencias fatales si una de las partes decide tomar un camino separado.
Tipos de proveedores para gestionar
Las características de los proveedores de tu empresa pueden llevarte a tener una relación u otra con ellos en función de su importancia para el correcto funcionamiento de la cadena de suministro. Todos los proveedores son igual de importantes, de eso no nos cabe duda, pero en cierto momento, hay algunos que son más estratégicos que otros.
- Proveedores estratégicos. Son los que más tiempo y esfuerzo van a requerir por parte del equipo de gestión de proveedores. Están totalmente relacionados con los objetivos de la empresa y no conviene perderlos, ya que reemplazarlos va a ser una tarea complicada.
- Proveedores tácticos. Son proveedores importantes para tu empresa, pero los planes de esta no van a depender de su presencia o no. Se podría reemplazar en un momento dado, aunque hay que tener presente que no hay demasiadas opciones en el mercado. Conviene negociar contratos a largo plazo para evitar situaciones de emergencia en pleno proceso de suministro.
- Proveedores transversales. Son aquellos proveedores de productos o servicios generales, que pueden ser ofrecidos por otros agentes. Por ello, no están directamente relacionados con el buen funcionamiento de la empresa con los objetivos estratégicos en mente, y se pueden sustituir de forma sencilla por el amplio abanico de empresas que ofrecen estos productos o servicios.
Consejos para gestionar la relación con los proveedores
Como toda relación humana, la gestión de la cadena de suministro, como también se conoce a la gestión de la relación con los proveedores, es en cierto modo complicada. Qué hacer y cómo hacerlo, qué decir y cómo decirlo, qué pedir y cómo pedirlo. Las incógnitas son muchas, pero para eso te damos algunos consejos que pueden ser de utilidad en una correcta gestión de proveedores.
Conoce a tus proveedores
No te dejes llevar por las primeras impresiones. Visita las instalaciones y oficinas de tus proveedores para conocer de primera mano su maquinaria, sus productos, sus servicios. Ser consciente del proceso de producción de tus proveedores va a facilitar tu visión sobre su perfil y cómo encaja en la consecución de los objetivos de tu empresa.
Planifica la producción
Planifica tu producción, anticipa las necesidades de esta y prepara tus pedidos con antelación. No solo facilitará esta gestión por tu parte, si no que es algo que beneficiará a ambos agentes. Pero para eso, concreta bien qué productos o servicios quieres que tus proveedores te entreguen en función de la control de inventario que hayas planificado. Hazlo por escrito, para que siempre quede el registro y ambas partes podáis comprobar el pedido posteriormente.
Mantén los pagos actualizados
La puntualidad en los pagos es clave para que la relación con los proveedores se mantenga en el buen camino y nos permita facilidades en el futuro. Si generas cierta confianza financiera en tus proveedores, seguro que en algún momento puedes disfrutar de alguna ventaja frente a tus competidores, o incluso alguna rebaja en tus próximos pedidos. ¿No te parece un plan ideal?
Revisa y verifica tus pedidos
Por un lado, debes revisar aquello que has solicitado y qué has recibido como resguardo. Es decir, todo lo que tenga que ver con la gestión de compras en lo que se refiere a recibos, facturas o especificaciones concretas. Por otro, una vez tengas el pedido de tu proveedor en tu oficina, verifica que está todo lo que has solicitado y que ha llegado en perfectas condiciones. En paralelo, mantén las revisiones periódicas en cuanto a la gestión de almacenes y la gestión de stock y provisiones, ya que con ello podrás mejorar tu estrategia de cara a las próximas compras.
Conclusión
La relación entre una empresa y sus proveedores no solo va a permitir que tu proceso productivo mejore con el tiempo. Mejora en los costes al tener posibles descuentos en la compra de tus provisiones va a ser una ventaja competitiva frente a otros agentes del mercado, haciéndote diferente y más eficiente que nadie.
Por eso, preocúpate de cuidar y mimar a tus proveedores como si fuesen clientes y no dejes de lado ningún punto que pueda mejorar la cadena de suministro de tu empresa.
