Soluciones y consultoría, Tecnología

Claves para una implementación exitosa de SAP

Francisco Jover Montaña
Índice del contenido

¿Quieres saber cómo llevar a cabo una implementación exitosa de SAP? Si estás pensando en dar el paso de cambiar tu ERP actual por la suite de SAP es posible que te vengan muchas preguntas a la cabeza. Además, existen varios mitos como el de que las implementaciones de SAP son largas y dificultosas.

Con la aparición de los sistemas Cloud y la implicación de la metodología agile de implementación SAP Activate se ha conseguido que estos procesos sean mucho más eficientes y amigables, pero aún así son muchos los riesgos que hay que tener en cuenta para que la implementación sea un éxito.

En este blog te voy a detallar cada uno de ellos para que puedas anticiparte y definir los recursos y acciones necesarias para garantizar el éxito.

Riesgos derivados de la implantación y consejos para mitigarlos y lograr una implementación exitosa de SAP

Riesgos derivados de la solución

La empresa interesada en implementar el sistema no tiene claro sus objetivos empresariales y además tiene escasa o nula experiencia con software de gestión empresarial.

Apoyarse en un buen implementador puede ayudarte a definir tus objetivos. Para saber si estás con un buen partner debes sentir que te ayuda a definir una estrategia. Una buena idea sería preguntarle en las primeras conversaciones en qué va a consistir el proceso, qué metodologías va a utilizar y que recursos va a utilizar. Una de mis metodologías favoritas durante el proceso de selección es proponer un “Design Thinking”. Se trata de una metodología conductiva y “agile” en la que se involucran a representantes de cada departamento. De esta manera te aseguras de que tendrás una visión completa de toda la empresa y que está alineada con los objetivos y estrategia de tu empresa.

implementación exitosa de SAP 2

Riesgos derivados del producto

Se generan debido a la discontinuidad que pueda tener la funcionalidad del producto con respecto a los requerimientos empresariales como por ejemplo idioma, requisitos locales, entre otros. Además, dentro de esta categoría se incluyen todos aquellos riesgos en la implementación de un sistema ERP generados por la necesidad de desarrollos adicionales o por posibles afectaciones por alto volumen de transaccionalidad.

Pide una oferta detallada donde se explique punto por punto en qué va a consistir el proyecto. Realiza demos de producto de los diferentes fabricantes o implantadores y documéntalo. Siempre hay varias maneras de resolver una misma casuística e ir al estándar te permitirá ahorrarte sorpresas a futuro.

Una buena idea puede ser realizar una matriz de selección en la que documentar las funcionalidades del producto.

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Riesgo potenciales sobre la relación comercial

Se generan y afectan a la relación comercial entre la empresa contratante y la empresa implementadora, como por ejemplo, incumplimiento de pagos o incumplimiento de horas de ejecución del proyecto.

Cómo será el proceso de implantación es la clave. Si es un buen implantador, realizarás comités de seguimiento. La implicación del equipo directivo es esencial en estos comités. La gran mayoría de los proyectos se tienen que tomar decisiones y tenerles implicados agilizará el resultado final y evitará sorpresas o insatisfacciones.

Riesgos en los aspectos contractuales

Se generan a partir de los acuerdos incluidos contractualmente, así como todo aquello que no haya sido definido claramente en el mismo contrato. Ejemplo de esto son cláusulas de penalidad que puedan estar incluidas ya sean para el cliente o para el implementador.

Siempre es mejor tenerlo todo bien atado. Los proyectos son muy extensos y laboriosos. Cuanto más detallado esté el documento de oferta y los contratos asociados mejor. Pide transparencia y no te dejes ningún fleco. En ocasiones es difícil definir todo el proyecto en las tomas de requerimientos por lo que al llegar a la fase de explore surgen nuevas funcionalidades que no se detectaron. Cuanto más claro esté el documento más transparente será la relación entre el cliente e implantador.

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Riesgos asociados a la tecnología​

En esta categoría se listarán todos aquellos riesgos de implementar un sistema asociados a la infraestructura requerida para la implementación y a la viabilidad técnica del proyecto. Un ejemplo de este tipo de riesgos es el no contar con una red calidad que garantice la transferencia de dato oportuna.

On Premise o en la Nube. Cada vez los proyectos se realizan en la nube, pero eso no significa que tengas que tener algunos aspectos en cuenta. Si quieres saber más, te invito a que leas este post.

Riesgos asociados a la entrega y operaciones​

Es donde normalmente se encuentran la mayoría de los riesgos en la implementación de un sistema, esto debido a que es la categoría que agrupa todos los riesgos relacionados al normal y correcto desarrollo de la implementación del sistema, enfocándose en los posibles entregables, así como en las operaciones. 

implementación exitosa de SAP 1

Gestión del cambio organizativo​

Esta última categoría contiene todos los riesgos en la implementación de un ERP que se puedan generar por la falta de gestión del cambio organizacional, considerando que la gestión del cambio es la encargada de asegurar que todas las áreas clave de la organización se vean involucradas en la implementación del proyecto, y que los riesgos sean visualizados antes de convertirse en costosos errores.

Tal y como hemos comentado en puntos anteriores, las metodologías Agile ayudan a mitigar este riesgo. Involucran al usuario desde el principio de la implementación de manera que ya se va familiarizando con el sistema. No obstante no es todo la implementación. La decisión de implementar SAP normalmente es una decisión a largo plazo que supondrá la piedra angular de la siguiente generación de trabajadores. Las empresas que gestionan el cambio de manera exitosa se apoyan en campañas de comunicación interna para darle fuerza al cambio. Además en estas ocasiones habrán perfiles de la empresa que serán reticentes al cambio pero habrán otros que darán un paso al frente. Identifícalos y dales las herramientas necesarias para tengan éxito. Si los identificas y sabes trabajar con ellos puede que tengas la siguiente generación de mandos intermedios de tu empresa

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Conclusión: lleva a cabo una implementación exitosa de SAP

Hay muchos mitos sobre la implementación de SAP, si es costoso o difícil de implantar. Nada más lejos de la realidad, las metodologías agile y los sistemas en la nube simplifican la implementación. Eso sí, existen riesgos que hay que tener en cuenta. Definir bien tus recursos, tu plan de acción y sobre todo tu road map de soluciones. Esto significa que si tienes un plan estratégico ten en cuenta qué necesitas para cumplirlo. Las empresas que tienen éxito apoyan esos planes con tecnología y esa es la clave. Que tu crecimiento no se vea frenado por no tener la tecnología adecuada.

Cuando hablamos de implantar un software de gestión empresarial, generalmente nos centramos en las necesidades de la compañía y cómo las distintas herramientas solucionan las mismas. Y aunque se cita siempre la importancia de encontrar al implantador adecuado en cada proyecto, quizá sea algo que se queda en segundo plano. Nada más lejos de la realidad, elegir un buen implantador ERP marca claramente la diferencia a la hora de lograr el éxito del proyecto.

El equipo de implantación es fundamental para lograr que la implantación del ERP sea exitosa, y por tanto, la herramienta ayude a la empresa de forma eficaz en sus necesidades fundamentales: continuar creciendo, internacionalizarse, mejorar la eficiencia, ahorrar costes al máximo…​

El proveedor ERP ideal, debe cumplir (al menos) los siguientes requisitos:​

  • Conocimiento experto del sector, demostrable con implantaciones similares, casos de éxito, clientes del sector y soluciones propuestas a necesidades o problemas típicos del negocio concreto.​
  • Disposición y capacidad para abordar el proyecto, que se puede intuir estableciendo fechas, trabajos compartidos y preguntando acerca de dudas, necesidades o problemas que pueden surgir de cara a un posible proyecto.
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