Las materias primas, recursos y suministros son los alimentos básicos para crear el menú perfecto para una empresa. Sin ellos, la empresa puede avanzar, porque falta el eslabón inicial para comenzar el resto de fases de la producción. ¿Puedes cocinar en tu casa con la nevera vacía? Piensa ahora esa pregunta, pero con una nevera del tamaño de un almacén y una casa de las dimensiones de una empresa.
La gestión del aprovisionamiento va a dar respuesta a esa cuestión, y saber cómo llevar a cabo esta gestión va a permitir a una empresa desempeñar su función de forma correcta. Pero una gestión de aprovisionamiento es mucho más allá que asegurarse de tener cantidad suficiente de stock en el almacén.
¿Qué es la gestión de aprovisionamiento?
La gestión de aprovisionamiento es uno de los KPIs logísticos básicos de una empresa. Si te gusta más el término en inglés o estás acostumbrado a que las empresas ahora se adapten a este idioma, la gestión de aprovisionamiento es el procurement management.
Se basa en la obtención de materias primas, recursos y suministros necesarios para el funcionamiento óptimo de la empresa. Sin este departamento, una empresa no va a poder iniciar el proceso productivo, por lo que es fundamental.
¿Es lo mismo la gestión de aprovisionamiento que la gestión de compras?
¡Buena pregunta! De hecho, es una de las dudas principales que nos hacen a menudo nuestros clientes y que, si todavía estás aterrizando en el mundo logístico, pasará por tu cabeza antes de centrarte. La gestión de aprovisionamiento y la gestión de compras no es lo mismo, y el motivo es muy sencillo.
La gestión de compras es un de las tres fases de la gestión de aprovisionamiento.
- Gestión de compras. La gestión de compras es la compra de la materia prima y los recursos para poder producir los géneros de la empresa.
- Gestión de inventario. La gestión de inventario ayuda a ser conscientes de la cantidad de producto del que dispone una empresa y permite tener la visión de aquello que se puede producir con los recursos disponibles.
- Gestión de almacenes. La gestión de almacenes se centra en el control de la ubicación de los materiales y productos, para agilizar la recogida o el registro de pedidos y tener un mayor control del género disponible.
Formas de gestionar el aprovisionamiento de una empresa
Estas fases del aprovisionamiento de materias primas son la clave para entender cómo funciona, sin embargo, una empresa puede decir trabajar de una forma u otra en función de sus necesidades. Hay compañías que apuestan por tener stock suficiente y de sobra en sus almacenes y otras que prefieren ir día a día y ajustar el aprovisionamiento en base a sus ventas.
En términos generales, hay tres grandes formas de trabajar la gestión de aprovisionamiento:
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- Aprovisionamiento esporádico. La compra de materiales se hace de forma puntual, únicamente cuando se necesitan. Los almacenes no están llenos en ningún momento, lo que conlleva cierto ahorro en el coste, pero se corre el riesgo de que cualquier problema de entrega por parte de los proveedores o un dilema derivado de la rotura o caducidad de los productos retrase la producción.
- Aprovisionamiento sincronizado. La previsión de ventas de la empresa marca las compras de materiales y se establecen fechas de entrega por parte de los proveedores en base a esas previsiones. El ahorro de costes de almacenamiento va a seguir estando presentes, aunque en esta ocasión, si las previsiones de venta no se cumplen, el stock de almacén puede superar lo estimado o ser insuficiente si de forma repentina llega un pedido inesperado que supere las capacidades productivas de ese momento.
- Aprovisionamiento de mantenimiento. La empresa siempre tiene un stock de seguridad y los materiales siempre van a estar listos para producir. Es la forma de gestión de aprovisionamiento más costosa, pero la producción siempre va a estar alineada con el stock de almacén.
Claves para gestionar la logística de aprovisionamiento de mi empresa
Ahora que ya conoces las distintas fases de la gestión de aprovisionamiento, hay ciertos aspectos claves que puedes tener en cuenta para optimizar este proceso industrial. Aunque la compra, el control del inventario y la gestión de almacenes sean las tres fases del aprovisionamiento, entran en juego otros elementos que debes tener en cuenta.
Establece una relación de calidad con los proveedores
El departamento de gestión de compras va a estar en contacto directo con los proveedores, encargados de suministrar a la empresa de los distintos materiales necesarios. Tener una buena relación con ellos va a agilizar el proceso, pero no solo eso. También va a permitir que los plazos de entrega de las materias primas sean mucho menores o incluso una reducción de los costes.
Hay que generar confianza con los proveedores y que pasen a formar parte de la cadena de producción de tu empresa, aunque sean un elemento externo a ella.
Ten una visión completa de la producción
No te quedes únicamente con la idea de que la gestión de aprovisionamiento se encarga de tener materias primas en el almacén y de comprar cuando se necesitan. Como hemos comentado en el primer punto, sin una correcta gestión de aprovisionamiento, la empresa no puede llevar a cabo su objetivo principal: producir, vender y crecer.
Debes tener una visión completa de la producción y la cadena de suministro, porque esta fase es igual de importante que la de ensamblaje o distribución.
Apóyate en la tecnología
Hace 50 años, los mozos de almacén iban con libreta y boli en mano para apuntar los productos disponibles y el jefe de almacén se encargaba de volver a apuntar en su cuaderno los resultados de todas estas cuentas. Esto ha dejado de ser así, como te podrás imaginar. La tecnología ha avanzado en nuestra vida y ha facilitado tareas tan sencillas como esta.
No te quedes atrás y permite que la gestión de aprovisionamiento de tu empresa se apoye en la tecnología y en las múltiples soluciones creadas para ello. Programas completos como SAP, que permite un control completo de la cadena de producción y suministro en todas sus fases, ofrece la posibilidad de tener una visión completa de forma organizada y sencilla de entender.
¿Quieres que te ayudemos a mejorar la gestión de aprovisionamiento de tu empresa?
Cada fase productiva de una empresa tiene sus fortalezas y debilidades, y hay que saber gestionarlos para poder sacar el máximo beneficio en cada momento. En el caso del aprovisionamiento de materiales, primero hay que definir la forma de trabajo para poder organizar las distintas fases de compra, inventario y almacén de cara a la producción.
Una vez aclarado cómo se va a gestionar el aprovisionamiento, se deben tener presentes todos los elementos en tu mano para que no haya problemas: la buena relación con los proveedores, la integración de la gestión de aprovisionamiento con el resto del proceso productivo o saber sacar partido de las nuevas tecnologías van a ser parte de este proceso y de tu buena gestión.
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