Comencemos por explicar un poco que es esto de RPA. En español significa Automatización Robótica de Procesos (Robotic Process Automation). Una definición que he leído y me ha gustado mucho para explicar lo que esto significa es: “Es toda tecnología orientada al uso de software con el objetivo de disminuir la intervención humana en el uso de aplicaciones informáticas, especialmente en tareas repetitivas que varían muy poco en cada iteración”. Básicamente se podría decir que es utilizar la tecnología para sustituir las tareas repetitivas que requieren de intervención de personas y que no aportan nada de valor a esas personas.

Por ejemplo, en una empresa puede haber una persona que dedica todos los días 3 horas de su tiempo a chequear una cuenta de correo, bajarse los adjuntos de esos correos y descargarlos a una carpeta. Después, otra persona coge esos adjuntos y los vincula a objetos del ERP manualmente, esto le lleva otras 2 horas. Este tipo de tareas hay que hacerlas, pero s no aportan valor a las personas que las tienen que realizar. El tiempo que utilizan para hacer estas tareas podría dedicarse a cosas de mayor impacto.

Para el ejemplo anterior se podría diseñar un “Bot” (RPA) que realice esta tarea, incluso la puede realizar desde el propio PC de esas personas, de esta forma el Bot puede acceder a toda la información necesaria pero sin ningún tipo de intervención humana.

Los bots de SAP

¿Qué ha hecho SAP? Diseñar su propia tecnología para que podamos construir nuestros propios Bots y que interactúen con cualquier producto de SAP: R/3, S4H, S4HCloud, SFSF, Concur, C4C, Ariba,… Además, por supuesto, de poder interactuar con cualquier otro software: Excel, Outlook, Navegadores web,… En el caso de SAP a esta tecnología la ha llamado iRPA, lo que viene a ser Intelligent RPA.

¿Cómo lo ha hecho? SAP ha diseñado 3 componentes distintos para poder crear, programar y ejecutar los Bots.

La arquitectura que ha utilizado SAP para esta tecnología está en 3 niveles:

  1. Desktop Studio. Es el software necesario con el que diseñaremos el iRPA, podremos capturar las aplicaciones a las que debe acceder, diseñar un Workflow de los pasos que debe seguir el Bot,…
  2. Cloud Factory. Para esta parte SAP ha utilizado el SCP. Aquí es donde se configurará y se programará todo lo necesario para el iRPA: Credenciales, URLs, Variables que necesitemos guardar,… Es el punto central que orquestará la ejecución de los Bots.
  3. Desktop Agent. Es el servicio que se instalará en los PCs de los usuarios en los que queramos que se ejecuten los iRPAs.

Tipos de bots disponibles

Principalmente hay 2 tipos posibles:

  1. Bots Desatendidos. Esto es que no necesitan nada por parte del usuario y se pueden ejecutar de forma transparente, sin que el usuario se dé cuenta.
  2. Bots Atendidos. Estos son los que necesitan alguna interacción con el usuario. Por ejemplo para que en algún momento dado el usuario ponga manualmente su contraseña, para que el usuario teclee un dato que no se puede obtener de ningún sitio,…

Pero SAP además de construir la tecnología para que podamos diseñar y construir nuestros propios Bots ha ido un paso más allá, ha creado múltiples Bots para automatizar ciertos procesos de todos sus productos y los pone a disposición de los clientes. Esto quiere decir que podemos “coger” uno de estos Bots pre-fabricados por SAP para algún proceso en concreto, adaptarlo a nuestro proceso y desplegarlo. Esto ahorra muchísimo tiempo de desarrollo y nos permite automatizar procesos de forma muy rápida. Podemos ver el catálogo de Bots creados por SAP en este enlace, además el catálogo va creciendo mes a mes, SAP está apostando muchísimo por esta tecnología.

Podemos filtrar por producto, por línea de negocio, categoría,… y ver qué Bots nos puede interesar. De hecho muchas veces lo que ocurre es que vemos que existen Bots para procesos que no habíamos ni pensado, pero que nos vendrían genial. Es una forma muy clara de ver para qué tipo de cosas se pueden utilizar los iRPAs.

Además también hay que recordar que esta tecnología de los Bots se puede combinar con el resto de tecnologías que nos ofrece SAP. Por ejemplo, un caso muy interesante es combinarla con los Workflows de SCP (Intelligent BPM).

De esta forma podríamos orquestar diferentes Bots, de diferentes usuarios, además de pantallas para introducción de información de diferentes personas para construir y automatizar procesos complejos de principio a fin. Los Bots se encargarán de recoger los datos de cualquier tipo de aplicación y el Workflow orquestará los diferentes Bots y las pantallas de usuario para almacenar toda la información y procesarla en el sistema destino, que puede ser SAP o no SAP.

Y para acabar la pregunta del millón, ¿pero cuánto cuesta esto?  SAP tiene una “tienda” para todos los servicios y productos que existen en SCP donde puedes realizar tus propios cálculos. Dependiendo del número de Bots, del número de veces que se ejecuta el Bot,… tendrá un precio u otro. De todas formas siempre es mejor contactar con tu comercial de Sothis favorito para que te resuelva cualquier tipo de duda sobre el licenciamiento.

En Sothis tenemos experiencia trabajando con iRPA, diseñándolos desde CERO, utilizando los que SAP nos proporciona,… Si tienes cualquier duda y quieres que te ayudemos en algo no dudes en ponerte en contacto con nosotros.