Existe la idea extendida de que la automatización de la gestión de tesorería es una inversión a acometer tan sólo por las grandes empresas internacionales, sin embargo, las necesidades de obtener la posición, y previsión de Tesorería, así como la automatización de tareas en la integración de extractos bancarios, contabilización de éstos, o integración de previsiones, corresponde a todas las empresas.
La tesorería de hoy se está viendo afectada por el amplio volumen de operaciones por crecimiento global, la cobertura de los proveedores bancarios ya llega a todos los rincones, y la normativa SEPA Swift entre otras, facilita la comunicación bancaria.
Los avances en la tecnología están afectando a la administración de la tesorería, lo que aumenta la presión sobre las organizaciones para que «hagan más con menos».
Al mismo tiempo, la función del tesorero se ha ampliado para cumplir con las responsabilidades cambiantes de la financiación y el aumento de la liquidez, así como la comprensión, la gestión de los riesgos y el apoyo a las unidades de negocios con el mayor éxito posible.
Poder presionar un solo botón y ver un resumen global de la posición de efectivo de la compañía, en tiempo real, fue una vez la materia de los sueños para muchos tesoreros.
En cambio, los Sistemas de Tesorería (TMS) actuales, pueden habilitar este tipo de visibilidad instantánea y ayudar a pasar de los procesos manuales con hojas de cálculo, a soluciones automatizadas.
Además si un TMS se integra en todo su potencial, ofrecerá en simples empresas la posibilidad de dar un salto cualitativo, en el CASH Management ofreciendo una rápida oportunidad de obtener nuestra posición, nuestra previsión, nuestro control bancario y nuestra propuesta de equilibrado de posiciones bancarias, minimizando nuestros costes y maximizando nuestros rendimientos. En caso de grupos, vinculará a todas las compañías del grupo con la compañía matriz, creando un inmenso valor agregado para la función de tesorería.
Sin embargo, la simple compra y el despliegue rápido de un TMS moderno no resolverán todos los problemas de la tesorería. El tesorero debe tener una idea clara de qué flujos de trabajo van a ser cubiertos por el TMS, y cómo los recursos humanos de dicha función se enfocarán a actividades que aporten mayor valor.
Por lo tanto, vale la pena invertir algo de tiempo y energía por adelantado, para trazar el aspecto de los flujos de trabajo y los procesos actuales de la empresa, y cómo podrían optimizarse en un futuro. Esto debería implicar el diálogo con otros equipos internos y con el proveedor de tecnología para que aporte su experiencia.
¿Qué facilitamos de forma inmediata con la automatización?
En el ámbito interno de la empresa:
- El intercambio de datos con el resto de los procesos de la empresa por tener una base de datos compartida, evitando la duplicidad de registros.
- La actualización de las previsiones de tesorería a corto y medio plazo.
- El cálculo y control de la posición de tesorería en fecha valor.
- El archivo con las condiciones negociadas con los bancos en las operaciones financieras.
- La liquidación de intereses de las cuentas y las operaciones.
- Control de las condiciones bancarias a Edición automatizada de cartas de reclamación y registro para evaluar el porcentaje (%) cobrado sobre reclamado.
- La conciliación de los saldos contables con los bancarios.
- La contabilización de las operaciones de cartera más tediosas por volumen y las operaciones financieras.
- La gestión de inversiones financieras temporales.
- La gestión de riesgos de exposición.
- La obtención de estadísticas sobre los tipos de operaciones realizadas con los integrantes del pool bancario de la empresa.
- La generación de informes de forma estandarizada.
En el ámbito externo de la empresa
Permite intercambio de datos y comunicación con:
- BANCOS:
Se reciben los saldos y movimientos en fecha valor, las liquidaciones de las operaciones financieras y los extractos bancarios. Mediante el cual se cobra el envío de remesas en gestión de cobro o al descuento y se paga el envío de remesas de cheques y recibos y ordenando transferencias.
Facilita la negociación bancaria a través del balance banco-empresa , a través del control del comprometido y a través de la información suministrada por el TMS sobre las pérdidas por disponibilidad.
¿Qué debe tener un buen sistema de Tesorería?
1. Visión global e individual
Nos debe permitir ver la posición de Tesorería globalmente en los distintos bancos de la empresa o grupo de empresas, en una única plataforma, incluso de forma individual o consolidada, por fecha valor o movimiento.
De manera que con un “click” veamos nuestra posición pero con un doble “click” podamos gestionar el detalle.
2. Automatización de la conciliación
La mecanización nos debe permitir conciliar de modo automático los movimientos contables con los bancarios, de forma inteligente, ya que la empresa no contabiliza igual que el banco. Por ello, utilizando múltiples criterios de conciliación, como un movimiento de la empresa con varios del banco, varios de la empresa con uno del banco. Por ejemplo, en el cambio de divisas es importante el redondeo, nos reducirá el tedioso trabajo de conciliación, que no aporta valor, automatizándolo en un altísimo porcentaje.
3. Automatización de la contabilidad
Automatizar la contabilización de movimientos bancarios nos supone un gran ahorro de tiempo, contabilizar los pagos recibidos con tarjeta de crédito o débito, además de las comisiones, operaciones financieras, los cobros ordenados por la empresa cuando le giramos a un cliente, y los pagos cuando le transferimos a un proveedor.
4. Realizar y controlar las previsiones de tesorería.
La previsión de la posición neta requiere conocer la fecha valor que se aplica a cada instrumento de cobro y pago, y mucha más información que la disponible en la cartera, ya que ésta normalmente no incluye:
Gastos financieros, operaciones financieras, préstamos, leasing, suministros y arrendamientos., subvenciones,Nóminas, seguros sociales, impuestos, seguros, operaciones intragrupo, subvenciones.
5. Nos permite gestionar los créditos entre empresas del grupo.
Posición tesorera intragrupo. Permite la liquidación de intereses por las posiciones deudoras y acreedoras. Debería gestionar los préstamos Inter compañía y elaborar los cuadros de amortización para aquellos contratos de préstamo entre empresas, con independencia de que las empresas estén dentro de un grupo de consolidación contable o fiscal.
6. Comunicación desatendida.
- Fácil conectividad con el ERP.
- Gestión de previsiones en fecha valor.
- Estadísticas del reparto del negocio bancario.
- Facilita la concentración de saldos y el Cash Pooling con los barridos y las reglas de automatización.
- Control de las liquidaciones bancarias.
- Optimización de los saldos y el endeudamiento.
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