Te contamos cómo afectarán los nuevos estándares de la Cámara de Comercio Internacional al sistema SAP

La Cámara de Comercio Internacional (ICC) ha confirmado la entrada vigor de una nueva versión de los Incoterms® el 1 de enero de 2020. Este hecho puede generar cierta preocupación de cara a la preparación del sistema SAP, ya que al no haber registrado cambios desde 2010, puede dar la sensación de que éstos van a ser muy profundos. La buena noticia es que no es para tanto, pero sí que es necesario tener ciertos aspectos en cuenta, que iremos desgranando a lo largo de esta artículo.

¿Qué son los Incoterms®?

  • Los Incoterms® no son leyes, sino una serie de condiciones estandarizadas reconocidas internacionalmente y aceptadas tanto por el comprador como por el vendedor.
  • Los Incoterms® se definen mediante un código de 3 letras. La primera de ellas establece la categoría (entrega directa a la salida, entrega indirecta con o sin pago del transporte principal o entrega directa en el punto de llegada).
  • Tratan cuatro puntos críticos del proceso compraventa:
    1. Punto de entrega de las mercancías
    2. Dónde se transmite el riesgo
    3. Quién realiza los trámites aduaneros
    4. Cómo se distribuyen los gastos

¿Qué cambia con los Incoterms® 2020?

  • Cambio de DAT a DPU: de “Entrega y descarga en terminal” a “Entrega y descarga en lugar acordado”, de forma que desaparece la limitación de que el lugar de entrega sea una terminal. El DPU es el único caso en que se exige al vendedor que descargue la mercancía en destino.
  • Posibilidad de emitir Bill of Lading (conocimiento de embarque) después de la carga de la mercancía.
  • Asignación de costes entre el comprador y vendedor expresada con mayor precisión y de forma más extensa.
  • Diferentes niveles de seguros en CIF y CIP: se establecen nuevos acuerdos a nivel de diferentes coberturas mínimas de seguro de la mercancía, aunque el nivel del seguro continúa siendo negociable entre el comprador y el vendedor.
  • Aclaración de quien asume costes del VGM.

Imagen: DAT por DPU. Fuente: Elaboración propia.

¿Cómo afecta a SAP?

No es obligatorio utilizar esta versión de los Incoterms®, sino que se puede seguir trabajando con la versión de 2010. Por esta razón, será necesario indicar a qué versión de los Incoterms® se hace referencia en cada compra/venta.

No sólo hemos de tener en cuenta los cambios que conlleva en los campos clásicos en los pedidos de compra/venta de importación y exportación, sino que hay que incorporar algunas consideraciones respecto del módulo de gestión de transportes (SAP TM), que ha cobrado mayor relevancia en S/4HANA ya que viene a sustituir la funcionalidad de LE-TRA.

En cuanto a los módulos de compras (MM) y ventas (SD):

  • A nivel de parametrización, será necesario crear el nuevo incoterm DPU, según las recomendaciones que ya ha lanzado SAP al respecto.

Imagen: Versión del incoterm en un pedido de venta. Fuente: elaboración propia.

  • En cada pedido de venta o de compra será necesario indicar a qué versión de los Incoterms® se hace referencia. Esto puede generar cambios en los formularios donde aparecen los Incoterms®, como las confirmaciones de pedido o las ofertas, de forma que se dejen por escrito las condiciones pactadas en la documentación enviada al cliente o proveedor.
  • De igual forma puede ser necesario actualizar las condiciones de precios para calcular importes como el valor estadístico para el Intrastat, entre otros, si para ello se tiene en cuenta el Incoterm.

En cuanto al módulo de gestión de transportes (TM):

  • A nivel de parametrización, será necesario crear el incoterm DPU (sólo si no se ha creado en SD/MM previamente).
  • Preparar las ubicaciones para ser tenidas en cuenta como puntos de entrega.
  • Definir cuál es la parte pagadora de cada etapa del transporte para el nuevo incoterm.

Por tanto, el principal cambio que puede conllevar cierto trabajo es precisamente la coexistencia de esta nueva versión de los Incoterms®, a nivel de parametrización y adaptaciones en formularios. A nivel de operativa en S/4HANA, el usuario encontrará la posibilidad de acogerse a la versión 2010 o 2020 en función de lo acordado entre las partes, pero no verá modificada la funcionalidad acostumbrada.